Для хранения архивных данных в электронном архиве ФГУП используются так называемые электронные шкафы с документами — сегменты базы данных архива, куда система архивирования помещает упакованные (сжатые в 5-10 раз) файлы архивируемых документов. По мере роста количества документов в архиве и постоянно растущих потребностях в дисковой памяти, администратор системы имеет возможность создавать новые шкафы документов как на файл-сервере, на котором установлена система, так и на любом другом файл-сервере в локальной сети предприятия. Хранение документов в электронных шкафах исключает возможность получения доступа к документам в обход системы. Специальный модуль маршрутизации документов, входящий в систему, обеспечивает различные функции, необходимые при групповой работе над проектом — выдача рабочих заданий и контроль их исполнения, пересылка документов и рабочих запросов одним пользователем другому, рассылка сообщений и уведомлений. Архив ФГУП обеспечивает проведение изменений утвержденных документов с выпуском извещения об изменении (ИИ), утверждением данного ИИ со сбором необходимых подписей и с сохранением старых (до изменения или аннулированных) версий документов. Обеспечивается удаленный доступ к архиву из Web-браузеров (Internet Explorer, Netscape Navigator и др.) из любой ОС (Windows, UNIX, MacOS, Linux, OS/2 и др.). Система Search 5.0 понимает внутренний формат файлов чертежей системы AutoCAD и позволяет автоматически считывать информацию из основной надписи чертежей (обозначение, наименование и т. д.) непосредственно из файлов DWG и записывать эту информацию в архив, избавляя от ручного ввода такой информации при регистрации чертежей в архиве. Вместе с возможностью пакетной регистрации чертежей это обеспечивает быстрое первоначальное наполнение архива уже имеющимися чертежами сразу после установки системы.
В архиве ФГУП реализована функция проведения изменений в принятых документах.
Изменения в утвержденных документах производится на основании извещений об изменениях (ИИ). В состав системы входит специализированный редактор извещений об изменениях, позволяющий оформлять извещения в полном соответствии с требованиями ЕСКД. Search 5.0 позволяет проводить изменения в бумажных копиях документов различными способами - как заменой (перевыпуском) документов, так и традиционными способами (подчисткой, зачеркиванием и т.д.). Электронная же версия документа всегда соответствует последней его редакции и после утверждения извещения становится актуальной, что весьма важно для такого большого предприятия, как ФГУП.
Для просмотра истории изменений в документе Search сохраняет его предыдущие версии в архиве и ведет список версий. Кроме ИИ, архив позволяет выпускать также предварительные извещения (ПИ) и предложения об изменении (ПР). Извещения могут выпускаться как на один, так и на несколько документов.
Редактор извещений позволяет вставлять в извещение графические и текстовые фрагменты из документов, выполненных при помощи любых редакторов, поддерживающих OLE (чертежи АвтоКАДа, документы MS Word, Excel и т.д.).
Аппаратная часть электронного архива ФГУП предоставляется корпорацией NSM Storage — модульная серия Элар НСМ x000. Емкость архива весьма крайне велика за счет использовании двухсторонних DVD-дисков и устройства для переворачивания дисков. Каждая из библиотек Элар НСМ совместима с другими моделями CD/DVD-библиотек этого же модульного ряда и содержит одинаковые основные элементы (приводы, роботику, CD-магазины), что расширяет возможности по модернизации/развитию архива. Вмещая от 135 (в Элар НСМ 2000) до 620 (в Элар НСМ 6000) CD- или DVD-носителей и от 1 до 14 (в Элар НСМ 6000) считывающих или записывающих приводов, библиотеки обеспечивают электронному архиву ФГУП емкость от 0,6 ТБ (Элар НСМ 2000) до 6 ТБ (Элар НСМ 6000) данных. В библиотеках использованы следующие технологии:
легкосъемные магазины «hot-swap» для адаптации емкости и конфигурации устройства к специфике задачи конкретного заказчика;
memory
track, позволяющая системе записывать и считывать информацию о содержимом
магазина;
перемещение дисков «no-touch», исключающая контакт с поверхностью диска в накопителе;
модуль переворота дисков (флиппер). В большинстве накопителей распознавание диска начинается только после его «раскрутки» в приводе (так называемый «spin up»). В Элар НСМ, благодаря технологии быстрого распознавания дисков Turbo TDD, распознавание диска начинается сразу после установки диска в привод, что сокращает время доступа к диску в приводе до 120 мс, а среднее время замены диска (представляющее собой сумму из времени доставки диска из слотового магазина накопителя (от 2 до 4 с) и смены диска непосредственно в самом приводе (2,5 с)) составляет в среднем порядка 5 секунд. Объем памяти устройств может быть практически неограниченно расширен виртуально.
Информация хранится на CD/DVD в самой библиотеке, а на жестком диске или сервере хранятся только заголовки файлов, расположенных на CD/DVD. Когда происходит запись на однократно записываемый носитель, — зависит от применяемого ПО. В принципе, каждое ПО имеет свой планировщик заданий на изготовление CD-R или DVD-носителя. На жестком диске компьютера формируется образ CD или DVD, который при заполнении переносится посредством записи на записывающем приводе в CD/DVD-библиотеку. По времени это может происходить так, как будет спланировано в ПО, прилагаемом к библиотеке (сразу, в фоновом режиме, ночью и пр.).
В качестве программного решения для электронного архива ФГУП используется ПО OTG ArchiveXtender с поддержкой чтения и записи на CD/DVD-носители. Все содержимое хранилища доступно клиентским станциям и приложениям, как единый сетевой том. Система поддерживает множественные форматы файлов — ISO9660, Rockridge, Apple HFS, UDF и смешанные конфигурации носителей — CD-R, CD-ROM, DVD-R, DVD-ROM, DVD-RAM.
По всей видимости, вариант электронного архива, реализованный на ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ», является наиболее совершенным из всех рассмотренных примеров.
Из опубликованной информации фактически следует, он обеспечивает возможности, предоставляемые обычно тремя классами систем - собственно систем управления документами (в западной терминологии TDM - Technical Data Management), систем управления данными об изделиях (PDM - Product Data Management) и систем маршрутизации документов и заданий (Workflow).
Также, архитектурой архива предусмотрена возможность построения многоуровневой иерархической системы «подархивов» предприятия, соответствующей его организационной структуре и сложившемуся документообороту.
Однако, по сравнению с остальными рассмотренными примерами, электронный архив ФГУП явно требует от пользователя большей квалификации и навыков в работе с подобными системами.
Заключение
Построение электронного архива любого предприятия сугубо индивидуально. Каждая организация уникальна и требует учета специфики работы, степени ее автоматизации, имеющегося парка технических средств, квалификации специалистов и, наконец, платежеспособности.
Инженерно-технические трудности внедрения технологии электронного архивирования заключаются в решении двух крупных задач: наполнение электронного архива (в настоящее время это, как правило, перевод скопившейся за предшествующие десятилетия «бумажной» документации) и обеспечение эффективного поиска.
Первая захватывает ряд инженерно-технических проблем, решение которых может потребовать существенных временных затрат. Этим обусловлена важность эффективной организации процесса разработки, включающей оптимальное планирование процессов, анализ и синтез наработанных технологий, создание системы управления качеством и др. Негибкость экономической деятельности в большинстве госструктур определяет ограничения на поэтапность и наращиваемость государственных электронных архивов. Это повышает требования к системному и детальному проектированию, созданию опытного образца, организации испытаний и тестирования. При этом систему нельзя считать законченной, пока не будет введен основной накопленный объем документов.
Несмотря на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью. Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения. Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.
Учитывая определенные затраты на создание системы, можно выделить основные достоинства электронного архива.
Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.
Во-вторых, компактность и надежность хранения. Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации. Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.
В-третьих, создается возможность проведения оперативного анализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.
К сожалению, весьма затруднительно провести подробный и объективный анализ внедрения электронных архивов в России в частности и в мире вообще, поскольку информация такого рода предприятиями-владельцами архивов публикуется крайне скупо, тогда как компании, разрабатывающие и внедряющие электронные архивы, по вполне понятным причинам избегают просачивания в прессу негативных отзывов о своей продукции. Из пяти примеров, рассмотренных в данной работе, наиболее совершенным, хотя и наиболее сложным технически, представляется электронный архив на базе системы Search 5.0, функционирующий в ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ».
