АРМ не должно нарушать требований самой предметной технологии. Наложение функциональных информационных технологий на управленческую структуру позволяет создать распределенную систему решения предметных задач.
Распределенность этих технологий между компьютерами может касаться либо хранимых данных, либо процессов их обработки.
Информационная система, осуществляющая процесс поддержки принятия решения управленческими сотрудниками, должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить реализацию целей, стоящих перед ними. Одной из наиболее распространенных форм реализации является система взаимосвязанных и взаимодействующих АРМ, в том числе руководителя и исполнителя.
Пользователям этих АРМ необходима совершенно разная информационная поддержка. Руководителю нужна обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения, а также средства анализа и планирования различных сфер деятельности хозяйственного субъекта. К этим средствам относятся следующие методы: экономико-математические, моделирования (например, инструментарий SADT1), анализа различных сфер деятельности предприятия, статистические, прогнозирования, а также обеспечивающие технологии - табличные, графические и текстовые процессоры, электронная почта, системы эффективного управления базами данных.
Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере предметными технологиями и разделением обязанностей между управленческими работниками. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать специалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложены в АРМ разработчиками программного обеспечения.
1) SADT - Structured Analysis and Design Technique (принят в качестве стандарта министерством обороны США; знать его основы и использовать при обсуждении каких-либо вопросов, например нарисовать простейшую диаграмму, поясняющую суть дела, считается правилом хорошего тона среди руководителей и менеджеров).
На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют структура управления, сложившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структуры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.
Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее собой самостоятельный программно- технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и получать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм.
АРМ включает три основных компонента: обучающую систему, комплекс программных продуктов по обработке информации и сервисные средства.
Под таким сервисным средством, как мониторинг следует понимать оперативный компьютерный доступ к результатам работы конкретного пользователя системы, который обеспечит возможность получения следующей информации:
• время выполнения каждой операции по обработке информации на компьютере:
• время работы компьютерного оборудования в течение дня (месяца), задачи, решаемые в этот период, интенсивность загрузки оборудования и компьютерной сети;
• анализ данных по выполнению однотипных операций различными работниками;
• доступ к результатам работы конкретного пользователя и процент выполнения задания от общего объема работ;
• статистика ошибок, производимых пользователем. В настоящий момент деятельность значительной части управленческого персонала немыслима без персонального компьютера, поэтому не лишено смысла производить анализ труда сотрудников, работающих на ПЭВМ на основе данных мониторинга.
Следом за появлением и быстрым распространением в 80-х гг. персональных компьютеров стали развиваться внедряться в повседневную жизнь программные решения для ПЭВМ. Первоначально компьютерные системы были ориентированы на решение комплексов логически связанных между собой задач, имеющих общую информационную базу и общую нормативно-справочную информацию. Они представляли собой АРМ с набором пакетов прикладных программ и сервисных средств. Информационные системы стали организовываться на основе нескольких функционально законченных и взаимосвязанных по конкретной предметной области АРМ. ориентированных на функционирование в условиях локальной вычислительной сети, средств удаленного доступа к данным а также на коллективное использование специалистами различной квалификации. В построении таких систем стал преобладать научный метод - системный подход.
Для крупных и средних предприятий реализация данного метода означала возможность существования отдельных блоков - АРМ, которые, являясь самостоятельными программными модулями, вместе образовывали единое целое, т.е. открытую модульную систему, которая характеризовалась возможностью добавления новых блоков АРМ различной конфигурации или удаления какого-либо блока АРМ, э также наличием узлов связи между самостоятельно функционирующими частями системы. Наибольшее распространение они получили в экономических информационных системах в виде комплексов АРМ - интегрированных и инструментальных систем.
Постепенно автоматизированные решения на базе АРМ стали осуществляться для крупных хозяйственных субъектов. Такие АРМ представляли собой информационные системы, не предназначенные для массового тиражирования.
Особенности таких систем заключались в разработке программного продукта специально под требования конкретного заказчика, значительной трудоемкости пусконаладочных работ, обязательном последующем сопровождении, высокой стоимости программного продукта.
Но какими бы универсальными не были разработанные АРМ, они обеспечивают автоматизированные решения дискретных задач и не позволяют полностью автоматизировать бизнес-процессы, протекающие в фирме. Следующим этапом стало создание систем, обеспечивающих полную автоматизацию крупных хозяйственных субъектов. Основное достоинство заключалось в обеспечении поддержки принятия решений во всех звеньях управления на основе своевременного предоставления информации всем заинтересованным службам и лицам, причем с требуемой степенью детализации. Они были отнесены к классу информационных систем большой сложности и получили название - корпоративные информационные системы.
В связи с этим остро встала проблема реинжиниринга бизнес-процессов, протекающих на предприятии, характеризующих информационную систему хозяйственного субъекта. Реинжиниринг подразумевает изменение существующей логики связей различных компонентов информационной системы и объединение разрозненных бизнес-процессов. Он обеспечивает правильное выделение этих процессов и исключение лишних связей и функций, выполняемых в соответствии с существующей организационной структурой предприятия, а также внедрение новых процессов, связанных с появлением передовых информационных технологий. Правильно проведенный реинжиниринг обеспечивает улучшение взаимодействия компонентов как внутри одной информационной системы, так и между разными, позволяет значительно снизить затраты на анализ предметной области и многократно использовать полученные результаты.
Деятельность хозяйственного субъекта базируется на "трех китах": системе управления предприятием; его экономической системе; информационных технологиях, используемых в качестве инструментария двух предыдущих компонент.
8. АСПЕКТЫ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Центральным звеном корпоративной информационной системы является
экономическая информационная система, основу которой составляет
бухгалтерская информационная система, где хронологически и систематически
накапливаются и обрабатываются данные, связанные с учетом, контролем,
планированием, анализом и регулированием. На основе этих данных формируется
информация о ходе работы предприятия, сопоставляются фактические показатели
и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления
деятельности, разрабатываются предложения по установлению причин отклонений
и корректировке результатов, осуществляется прогнозирование эффективности
политики управления предприятием.
К характерным признакам корпоративных информационных систем следует
отнести: длительный жизненный цикл; разнообразие используемого аппаратного
обеспечения, жизненный цикл которого меньше, чем у создаваемой системы;
широкое программное обеспечение; масштабность и сложность решаемых задач; пересечение множества различных предметных областей; территориальную
распределенность и в соответствии с этим ориентацию на использование
локальных и глобальных вычислительных сетей для обмена и обработки
информации. При организации таких систем возникают проблемы, связанные с
совместимостью программного обеспечения, безопасностью информации,
независимостью от аппаратных и программных платформ, разграничением доступа
к удаленным информационными ресурсами, т.е. системной интеграции.
Необходимость выполнения глобальной цели влечет за собой формирование
множества локальных целей, которые, в свою очередь, делятся на подцели.
Одной из таких локальных целей является организация поддержки принятия
решений на всех уровнях управления на основе своевременного предоставления
информации всем заинтересованным службам и лицам с требуемой степенью
детализации.
Реализации этой цели выражается в построении корпоративной информационной
системы. В процессе ее создания необходимо решить ряд принципиально важных
задач, в том числе: на каком уровне хранить информацию (данные) и на каком
уровне обрабатывать ее; на каком рабочем месте хранить и на каком
обрабатывать каждую конкретную информацию. Решение данных задач включает
реализацию методик распределения вычислительных работ по уровням обработки
информации и узлам сети, информационных массивов по узлам сети, а также
определения количества ПЭВМ в узле, для чего могут быть использованы
экономико-математические методы, а также инструментарий класса CASE.
Обратная связь, возникающая в результате решения задач, характеризуется
реорганизацией системы управления и изменениями в организационной структуре
предприятия. Таким образом, информационная система воздействует на систему
управления на основе предложенных автоматизированных решений.
Хорошая организационная структура всегда была основой эффективного управления предприятием. Существуют два пути создания и поддержки рациональной системы управления: с совершенствованием организационной структуры и без совершенствования. Организационная структура характеризуется декомпозицией финансово-экономической, хозяйственной, производственной деятельности, деятельности, связанной с обеспечением безопасности эффективного управления и т.д. В состав финансово- экономической деятельности включены финансово-аналитическая, финансово- учетная, а также связанная с внутренним аудитом. Эффективность организационной структуры определяется соответствием каждого исполнителя своему рабочему месту.
Предпосылками построения системы является комплексное решение
следующих взаимосвязанных аспектов: организационных, кадровых, финансовых,
разработки технологии и методологии организации профессиональной
деятельности в конкретной предметной области.
Организационный аспект включает создание единого финансово-экономического
подразделения, как это принято в мировой практике управления, в котором вся
экономическая деятельность предприятия рассматривается в качестве единого
целого. Первостепенное внимание необходимо уделять учету затрат,
финансовому анализу, прогнозированию, что составляет основу экономической
системы предприятия. При создании данного подразделения разрабатывается
новая организационная структура, происходит реструктуризация финансовых
экономических и бухгалтерских подразделений. Вводится новая форма ведения
учета на компьютере, например автоматизированная-диалоговая, оговоренная в
учетной политике. Происходит изменение условий труда. Следовательно,
необходимо пересмотреть штатное расписание (расстановку), разработать
должностные обязанности.
Кадровый аспект характеризуется тем, что в связи с изменением методологии
учета и обработки, переходом к автоматизированным формам ведения учета
(таблично-автоматизированной и автоматизированной-диалоговой) качественно
изменяются требования к персоналу. Необходимо изменить отношение к работе,
создать условия, при которых сотрудники будут заинтересованы в результатах
своего труда и будут стремиться совершенствовать свои знания. Для этого
требуется утвердить кадровую политику, включающую решение задачи подготовки
кадров, повышения профессионализма, расширение специализации. При
разработке штатного расписания (расстановки) следует разработать
должностные обязанности (инструкции), четко выделив перечень обязательных
функций и определив требования к каждой должности. Решение кадровой задачи
необходимо начать с проведения аттестации каждого сотрудника. Эффективность
функционирования системы определяется менталитетом, каждого исполнителя на
своем рабочем месте, и если работники не будут выполнять предъявляемых
требований, то даже самая идеальная система не даст желаемых результатов.
Для проведения аттестации нужно разработать положение, включающее ответы
на следующие вопросы: кто должен проводить оценку заслуг и как часто, по
каким критериям оценивать результаты труда, деловые и личностные качества,
как их оценивать количественно, как связать заработную плату (оплату труда)
с результатами проведенной оценки. Также необходимо разработать систему
оценки заслуг работника, позволяющую анализировать результативность труда.
При рассмотрении кадрового аспекта целесообразно, чтобы в структурных
подразделениях, производящих ее автоматизированную обработку и
характеризуемых наличием дорогой компьютерной техники и большими объемами
информации, работал хотя бы один специалист, имеющий общее представление о
программировании, выполняющий основную работу наравне с другими
сотрудниками и параллельно сопровождающий функционирующие в данном
подразделении программные решения. В идеальном варианте этот специалист
должен возглавлять группу. финансовый аспект заключается в резервировании средств для приобретения
вычислительной техники, поэтапной оплаты работ, связанных с монтажом
компьютерной сети и выполнения этапов реализации проекта комплексной
автоматизации, оплат затрат, связанных с повышением квалификации
пользователей системы. При сокращении штатов высвобождающиеся денежные
средства целесообразно использовать для повышения заработной платы и
привлечения специалистов. Особое внимание при организации финансирования
следует уделить мотивации труда, т.е. разработке такой системы
стимулирования и оплаты труда, при которой участники трудового процесса
будут заинтересованы в реализации поставленных перед ними задач.
В рамках решения финансового вопроса не лишено смысла акцентировать
внимание на вопросах нормирования, оценки и контроля издержек производства,
в том числе на рабочую силу. Это касается, например, определения затрат на
оплату труда по каждой технологической операции (виду работы), заработной
платы в расчете на один час нормативного, а также фактически отработанного
времени.
Разработка технологии и методологии организации финансово-бухгалтерской
деятельности, требующая единой системы обработки экономической информации,
непосредственно связана с формированием учетной политики предприятия. Для
этого целесообразно создать специальную комиссию, включающую представителей
финансовой, бухгалтерской, планово-экономической, юридической служб
предприятия, группы внутреннего аудита. Комиссия должна поднять и
проанализировать все ранее изданные на предприятии организационно-
распорядительные документы, оформляющие решения по вопросам ведения учета,
анализа, планирования, регулирования на предприятии. Если эти документы не
утратили силу, то они могут и дальше действовать в качестве основы
выбранного способа обработки данных по конкретной предметной области.
Необходимо также рассмотреть изменения в системе экономических, налоговых,
бухгалтерских стандартов и законодательства, проанализировать новые способы
ведения учета, чтобы подготовить и издать соответствующие документы
(приказы, распоряжения и т.п.) по вопросам, не оформленным согласно ранее
действующим правилам.
