В органах исполнительной власти предварительный контроль используется
в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и
финансовым ресурсам.
Предварительный контроль должен ответить на следующие вопросы:
1. Достаточно ли знаний и навыков у сотрудников подразделений, которые
будут исполнять распоряжение?
2. Достаточно ли материальных и финансовых ресурсов для выполнения
распоряжения?
Предварительный контроль исполнения осуществляется в период подготовки постановлений и распоряжений и последующей постановки утвержденных документов на контроль. К этой работе должны привлекаться все заинтересованные структурные подразделения, которые в дальнейшем будут реализовывать распорядительные документы на практике. Также необходима информация об исполнении подобных распоряжений в прошлом и анализ существовавших отклонений с предложением путей их преодоления. Все это позволяет обеспечить актуальность принимаемых решений и уже на стадии подготовки предусмотреть неукоснительное их исполнение.[32]
Текущий контроль предполагает три этапа:
1. Установление нормативов, по которым определяется исполнение
распорядительного документа.
2. Сопоставление фактической деятельности с нормативами.
3. Корректирование отклонений от цели, предусмотренной в документе или от
норматива.
Текущий контроль за исполнением осуществляется непосредственно в ходе
проведения работ. Чаще всего его объектом является выполнение сотрудниками
администрации распорядительных документов, а сам он традиционно является
прерогативой их непосредственного начальника и контрольных органов.
Регулярная проверка работы, обсуждение возникающих проблем и предложений по
усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных шагов
по исполнению документа. Если же позволить этим отклонениям развиться, они
могут перерасти в серьезные трудности.
Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой
работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов,
полученных после проведения работы, направленной на выполнение
распорядительного документа. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль
таким образом, аппарату управления необходима обратная связь, т.е. данные о
полученных результатах. (рис. 2.2.)
Простейшим примером обратной связи является сообщение контрольного органа
руководителям подразделений о том, что их работа неудовлетворительна, если
он видит, что они допускают определенные отклонения. Системы обратной связи
позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и
скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения от
наиболее эффективного пути исполнения документа.
сопоставление определение фактические определение показателей показателей показатели отклонений фактической фактической работы работы с работы нормативами
анализ причин программа реализация желаемые отклонений корректирую корректирую показатели щих щих их работы воздействий действий
рис. 2.2. Контур обратной связи управленческого контроля
Простейшим примером обратной связи является сообщение контрольного органа руководителям подразделений о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они допускают определенные отклонения. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения от наиболее эффективного пути исполнения документа.
Реализация этого контура обратной связи в реальном масштабе времени обладает некоторой инерцией. За счет потерь и отсрочки корригирующих воздействий возможно усугубление положения, переход его в новое, подчас более грозное качество.
Если рассматривать управление, в основном, как попытку обеспечить функционирование администрации в качестве открытой системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов, то понятно, что хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить устойчивость системы и соответствующим образом реагировать на возникающие проблемы. Необходимо гибко реагировать на реальные условия и совершенствовать деятельность управления, изначально заняв активную позицию, для эффективной работы в долгосрочном плане.
Заключительный контроль исполнения (контроль выполнения или результирующий контроль) ставит своей целью определение степени соответствия конечного результата после исполнения документа ожидаемому результату. Хотя воздействовать на результаты уже невозможно, он целесообразен и очень важен, так как на его основе возможны выводы, способствующие разработке мероприятий по совершенствованию исполнения документов. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми.
В практической деятельности итог заключительного контроля состоит не только в оценке деятельности конкретных подразделений, которые исполняли данный распорядительный документ, но и в выводах, в обобщенной форме вскрывающих причины отклонений, если таковые выявлены, а также в определении пути и механизмов устранения причин, их породивших. Как правило, делаются выводы о необходимости применения соответствующих санкций в отношении исполнителей или организаторов исполнения. В тех случаях, когда основное внимание результирующего контроля сосредоточено на выявлении и распространении положительного опыта, должно быть сделано заключение относительно условий и механизмов, позволивших достичь соответствующих результатов, а также относительно оценки и мер стимулирования исполнителей.
2.2. Этапы контрольного процесса исполнения распорядительных документов в администрации (правительстве) субъекта Российской Федерации
В процедуре контроля есть три четко различимых этапа : выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер (рис. 2.3.)
Первый этап процедуры контроля - установление стандартов - демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению.[33]
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности.
Сложность оценки контроля за исполнением заключается в том, что его цели и задачи не всегда поддаются количественному измерению. Невозможность выразить показатель результативности непосредственно в количественной форме не должна служить оправданием (а зачастую именно так и бывает) того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области вообще.
Но даже субъективный показатель, при условии, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего. Таким показателем может быть,
ПРОЦЕДУРА КОНТРОЛЯ
Выработка стандартов и критериев
1. Установить стандарты
2. Выработать показатели результативности
Сопоставление с ними реальных результатов
1. Сравнить достигнутые результаты со стандартами
2. Установить масштаб отклонений
Использовать принцип исключения
Измерить результаты
Эффективно информировать о стандартах и результатах
Принятие необходимых корректирующих воздействий
1. Выбрать подходящую линию поведения
2. Ничего не предпринимать
Устранить отклонение
Пересмотреть стандарт
Рис. 2.3. Этапы процедуры контроля
например, повышение экономических параметров в связи с исполнением распорядительного документа.
Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа. Неизбежным следствием отсутствия такого показателя является управление по наитию, которое фактически уже руководством и не является, а есть просто реакция на ситуацию, вышедшую из- под контроля.
В основу стандарта в области контроля за исполнением распорядительных документов представляется необходимым заложить достижение конечного результата, предусмотренного в постановлении, распоряжении в определенный срок, а критерием оценки состояния контроля - качественное выполнение каждого из пунктов постановления или распоряжения в полном объеме.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными в распорядительных документах стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом принимается и еще одно очень важное решение : насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая может послужить основой для начала решительных действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.
Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит
в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.
Руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах
которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать
тревоги. Но, если масштаб взят слишком мелкий, то контрольные органы будут
реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и
требует много времени. Такая система контроля может парализовать и
дезорганизовать работу администрации и будет скорее препятствовать, чем
помогать достижению целей, предусмотренных в распорядительных документах. В
подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс
контроля превращается наоборот в тормоз. Многие государственные программы
были признаны неэффективными именно потому, что большая часть денег
тратилась на управление программой и на обеспечение надлежащего контроля за
ней, а не на реализацию сути самой программы. В таких случаях объектом
контроля являлся в основном срок исполнения, а не содержание и надлежащее
качество исполнения.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
