Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля.
Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения, который характеризуется тем, что система контроля срабатывает только при наличии существенных отклонений от стандартов. Например, система контроля администрации должна реагировать только тогда, когда большинство пунктов распорядительного документа не выполняется эффективно и в определенные сроки в силу известных причин.
Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы стать эффективной, система контроля должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Так как контроль за исполнением распорядительных документов охватывает все сферы деятельности администрации, то здесь нужны единые стандарты, такие как сроки поступления информаций об исполнении, степень выполнения каждого пункта распоряжения или постановления и другие.
Выбор подходящей единицы измерения - это зачастую наиболее легкая часть проведения контрольных измерений, обеспечивающих в конечном счете и весь контроль, достижение целей руководства администрации. Равно важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Однако любая система сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую является наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля.
Необходимым условием любой контрольной деятельности всегда являлась и будет являться своевременная и достоверная информация. Взаимодействие и координация органов государственного управления и контроля невозможна без обмена информацией между ними.[34]
Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения работников, выполняющих постановления и распоряжения как установленные стандарты, так и достигнутые результаты исполнения. Подобная информация должна быть точной, достоверной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия, обязательно соблюдая установленные рамки конфиденциальности. Желательно также обеспечит эффективную связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.
Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Необходимо решить нужная ли информация получена и важна ли она. Важная информация - это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения. Часто оценка информации определяется политикой руководства администрации. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как.
На третьем этапе руководство должно выбрать одну из трех линий поведения : ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления в администрации действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с целями, предусмотренными в постановлениях и распоряжениях. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что цели, установленные в распорядительных документах достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившиеся один раз, повторится снова. Если система контроля показала, что какое-то постановление или распоряжение исполняется хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.
Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения
прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно,
что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении
настоящей причины отклонения. Но поскольку, однако, большая часть работы по
выполнению документов в администрации является результатом объединенных
усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной
проблемы не всегда представляется возможным. Важно подчеркнуть, что
причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что
вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать
сочетание различных факторов. Поэтому нельзя выбрать какое-то одно
корректирующее действие только потому, что оно решает возникшую проблему.
Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все
имеющие отношение к данной проблеме, внутренние переменные и их
взаимосвязи. Поскольку все подразделения администрации так или иначе
связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет и
другие. Вот почему надо вначале убедиться, что предпринимаемое
корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их
разрешить.
Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда
сами стандарты могут оказаться нереальными или ошибочными, потому что они
основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При
пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Часто случается так,
что система контроля указывает на необходимость пересмотра планов. Это
может случиться при изменении экономических, социальных и других условий.
Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, делают тщетными
стремления сотрудников достичь сформулированных целей и сводят на нет всю
мотивацию.
Во второй главе рассмотрены виды, а также этапы процесса контроля за исполнением распорядительных документов, существующие положительные и отрицательные стороны контроля.
В заключении можно сказать, что контроль за исполнением - это процесс обеспечения достижения целей, предусмотренных в распорядительных документах, включающий предварительный, текущий и заключительный контроль на разных этапах исполнения документов. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, то есть отображать общие приоритеты руководства администрации и поддерживать их.
Федеральный Закон от 31 июля 1995 года № 119-ФЗ “Об основах государственной службы в Российской Федерации”[35] подчеркивает, что контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если являются составной частью работы с кадрами.
В связи с этим хотелось бы подчеркнуть, что главная задача контрольной работы в администрации субъекта федерации - обеспечение действенности принимаемых решений, реализации задуманных планов в заданные сроки и нацеленность на практические результаты.
3. ОСНОВНЫЕ ЗВЕНЬЯ СИСТЕМЫ ОРГАНОВ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ( ПРАВИТЕЛЬСТВА) КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
В органах государственной власти Краснодарского края, как и во всех
субъектах Российской Федерации, осуществляют свою деятельность целый ряд
контролирующих органов. Это контрольно-счетная палата Краснодарского края,
образуемая Законодательным Собрание Краснодарского края и подотчетная ему,
органы прокуратуры и юстиции, контрольно-ревизионное управление и другие
территориальные подразделения федеральных контрольных органов в
Краснодарском крае. Функционируют они в специально отведенных для них
рамках. Мы не будем рассматривать все эти органы, а ограничимся органами
контроля за исполнением служебных документов администрации Краснодарского
края. Администрация края в целом имеет сложную и разветвленную
структуру, состоящую из аппарата главы администрации края и правительства
края. В составе администрации края функционируют департаменты, управления,
комитеты и отделы. Если рассматривать структуру администрации, то сразу
бросается в глаза, что это линейно-функциональная структура с большим
числом уровней управления. Вся структура администрации сверху вниз
пронизана контролем, где каждый вышестоящий уровень контролирует
нижестоящий. (приложение 2)
Кроме того в структуре имеются особо выделенные элементы системы контроля:
1. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации края осуществляет:
- учет контролируемых документов, поручений главы администрации и председателя правительства края, данных ими на планерных совещаниях и ход их исполнения;
- анализ результатов исполнения и исполнительской дисциплины;
- по поручению руководства администрации, правительства края и инициативно проверяет выполнение отдельных распорядительных документов.
2. Контрольно-аналитическое управление администрации Краснодарского края, подчиненное непосредственно главе администрации края и председателю правительства. Это управление выполняет функции контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий, организаций и территориальных административных органов администрации края. (приложение 3)
3.1. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации Краснодарского края
На отдел по контролю за исполнением служебных документов возложена организация и координация работы по контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации и председателя правительства края, а также реализация конкретных мер по повышению персональной ответственности должностных лиц и государственных служащих за своевременность и полноту выполнения распорядительных документов.
Отдел по контролю за исполнением служебных документов является одним
из органов системы линейного контроля, который согласно структуре аппарата
краевой администрации входит в организационное управление. Организационное
управление находится в прямом подчинении главы администрации края, а
непосредственно подчиняется заместителю главы администрации по работе с
кадрами, органами местного самоуправления, СМИ, взаимодействию с
политическими партиями и общественными объединениями. Эта подчиненность не
случайна, так как организационное управление организует мероприятия,
проводимые с участием главы администрации и председателя правительства
края, координирует деятельность структурных подразделений администрации,
отвечающих за обеспечение содержательной части мероприятий, проводимых с
участием руководства края, составляет текущие и преспективные планы работы.
Кроме этого управление занимается формированием и обучением кадрового
резерва органов государственного управления, ведением учета, отчетности и
анализом исполнения распорядительных документов, а также организацией
проверок исполнительской дисциплины в департаментах, управлениях, комитетах
и отделах администрации края. Главная задача организационного управления -
помочь руководству края в принятиии и реализации управленческих решений.
Здесь прослеживается попытка администрации создать систему обратной связи.
Управление должно осуществляться с учетом анализа критических материалов,
публикуемых в СМИ, недостатков, отмеченных представителями политических
партий и общественных объединений, мониторинга мнения населения края.
Умение правильно и конструктивно реагировать на критические материалы,
способность администрации поддерживать деловые контакты с оппонентами
является одним из важных показателей состояния контроля и исполнительской
дисциплины.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
