Управление организационно состоит из отдела кадров, отдела по контролю за исполнением служебных документов, отдела профессиональной подготовки государственных служащих, инструкторов, подчиняющихся непосредственно начальнику управления. (рис. 3.1.)
Объединение отдела по контролю , отдела кадров и отдела по
профессиональной подготовке государственных служащих в одном управлении
кажется правильным, так как люди являются неотъемлемым элементом контроля.
Более того при разработке системы контроля нужно принимать во внимание
поведение людей.
Начальник управления
Зам. начальника
Зам. начальника по кадрам по конторолю инструкторы
отдел кадров отдел по отдел по профессиональной контролю за подготовке исполнением государственных служебных служащих документов
Рис. 3.1. Структура организационного управления
Объединение отдела по контролю , отдела кадров и отдела по
профессиональной подготовке государственных служащих в одном управлении
кажется правильным, так как люди являются неотъемлемым элементом контроля.
Более того при разработке системы контроля нужно принимать во внимание
поведение людей. Система контроля помогает определить профессиональные
качества, необходимые сотрудникам, установить стандарты, используемые для
оценки их деятельности, построить систему вознаграждений и наказаний на
основании полученных результатов работы. Сотрудники, на которых
распространяется система контроля должны быть заинтересованы в предложении
видов и форм контроля для того, чтобы их труд оценивался на основании
реальных стандартов. При разработке процедуры контроля принимается во
внимание поведение сотрудников департаментов, управлений, комитетов и
отделов, которые являются непосредственными исполнителями распорядительных
документов. В администрации края руководство сделало процесс контроля
нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и
заставить их направить свои усилия на достижение целей организации.
Основная идея такой наглядности состоит не в том, чтобы фиксировать ошибки,
а в том, чтобы предотвратить их. В свою очередь это увеличивает возможности
контроля максимально сближать реальные результаты с намеченными. Но при
этом возникает ситуация, когда сотрудники организации знают, что их ошибки
и достижения в тех областях, где установлены четкие стандарты и выполняется
процедура контроля, послужат основанием для распределения вознаграждений и
наказаний. Другими словами, можно сказать, что появляется тенденция
сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся
измерения, и пренебрегать той, где подобные измерения не проводятся.
В нашем случае сотрудники уделяют основное внимание делопроизводству, срокам исполнения всего постановления или отдельных его пунктов, которые тщательно контролируются отделом по контролю. Содержательная часть и глубинная суть исполнения документа не подвержены столь глубокому контролю, а значит остаются без должного внимания исполнителей. Можно сказать, что односторонний контроль обеспечивает эффективное достижение какой-либо определенной цели, но в то же время препятствует достижению интегральных целей организации во многих важных областях.
Другой поведенческий эффект контроля заключается в том, что он побуждает людей выдавать организации непригодную информацию. При разработке проекта распоряжений и постановлений администрации подразделения могут стараться устанавливать заниженные показатели достижения цели и завышенные сроки исполнения, увеличивая вероятность реального их достижения и получения вознаграждения при подведении итогов.
Для того, чтобы этого не происходило, сотрудники должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Если в процессе контроля у сотрудника или подразделения в целом возникли какие-то проблемы с системой контроля, то они должны иметь возможность обсудить их со специалистами по контролю. Практика свидетельствует о том, что нельзя перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание.
Контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если они являются составной частью работы с кадрами.
Целью работы отдела по контролю является обеспечение эффективности управления на основе действенного контроля за сроками и качеством исполнения распорядительных документов и принятия своевременных мер по их выполнению.
Для администрации края важным фактором является признание населением эффективности ее работы.
Для достижения указанных целей система контроля за исполнением документов обеспечивает выполнение следующих основных задач:
- контроль за сроками исполнения документов;
- контроль за ходом исполнения документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;
- учет и анализ результатов исполнения.
Основными полномочиями отдела по контролю за исполнением документов являются:
- регистрация, учет и постановка документов на контроль;
- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах по срокам и объемам выполненных работ;
- регулярное информирование руководителей администрации о состоянии исполнения (сколько и каких документов исполнено и не исполнено и кем);
- информирование исполнителей о приближении сроков исполнения документов;
- выдача информации о контролируемых документах по запросу.
Документы ставятся на контроль, если:
- необходимость их контроля определена резолюциями руководства;
- в документах установлены конкретные задания и сроки исполнения;
- предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения.
Контролю подлежат также некоторые служебные документы с просьбами, ходатайствами перед администрацией края, требующие подготовки ответов.
В целях контроля за ходом исполнения распорядительных документов отдел по контролю:
- уведомляет отделы, управления, комитеты, департаменты администрации края, местные администрации о постановлениях, распоряжениях главы администрации края, правительства края, взятых на контроль;
- высылает запросы о представлении информаций;
- напоминает о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль;
- получает информации по контролируемым постановлениям, распоряжениям; проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информаций по срокам; делает отметки в контрольных делах о фактическом исполнении документов, выясняет причины их невыполнения;
- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю;
- в необходимых случаях информирует главу администрации, его заместителей, вносит предложения и организует проверки фактического выполнения распорядительных документов непосредственно в подразделениях администрации края, местных администрациях;
- запрашивает от подразделений, местных администраций материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;
- проводит проверки организации делопроизводства в приемных руководства администрации, ее подразделениях, местных администрациях;
- согласовывает проекты пос5тановлений и распоряжений главы администрации, правительства края, визирует их;
- осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства, контроля за исполнением документов, проводит семинары по обмену опытом работы с документами в аппарате администрации, ее подразделениях, местных администрациях.
Формы контроля за исполнением распорядительных документов.(рис. 3.2.)
Рассмотрим подробнее каждую из них:
1. Система запросов предназначена для анализа хода исполнения контролируемых документов. Структурные подразделения администрации по запросу отдела по контролю за исполнением служебных документов должны предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной форме.
2. Напоминание о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль.
3. Представление сведений. Отдел по контролю обобщает сведения, полученные от структурных подразделений, местных администраций, о ходе исполнения распорядительных документов и представляет их руководству администрации, а также информирует о нарушении сроков исполнения или невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях.
4. “Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнением распорядительных документов. Он проводится в среднем один, два раза в год по исполнению наиболее важных постановлений и распоряжений, касающихся социально-экономической обстановки в крае, поставленных на контроль, когда их пункты не исполняются в данный срок. В его работе участвуют представители структурных подразделений, местных администраций, силовых ведомств, организаций и предприятий края, на которых возложена ответственность за выполнение данного распорядительного документа.
Представление
“Час контороля” сведений
Формы контроля
Напоминание
Система запросов
Рис. 3.2. Формы контроля за исполнением распорядительных документов
В ходе “Часа контроля“, который проводится главой администрации края или председателем правительства края, на основании высказанных замечаний и предложений должно быть принято решение, которое позволит решить все вопросы по исполнению данного постановления или распоряжения, с учетом мнения всех заинтересованных сторон. Это решение обычно оформляется в виде дополнительного постановления или распоряжения, которое уточняет данный распорядительный документ.
Так в администрации края прошел “Час контроля“ по Постановлению главы
администрации Краснодарского края “О наведении порядка в лесопользовании и
в реализации деловой древесины в круглом виде”, который был вызван фактами
грубых нарушений в лесопользовании. Принимаемые администрацией края решения
по ограничению вывоза деловой древесины за пределы края и на экспорт,
ответственность за которые была возложена на администрации районов
(городов), управление лесами и органы УВД, не принесли желаемых
результатов. Постановление оставалось невыполненным. Информация о состоянии
дел была проанализирована отделом по контролю за исполнением служебных
документов и направленаглаве администрации края в виде служебной записки.
Руководством было принято решение о проведении “Часа контроля”. Отделом по
контролю было предложено всем государственным органам и заинтересованным
сторонам представить свои объяснения и подготовить предложения по
выполнению Постановления.
Заседание проводилось заместителем председателя правительства края.
На “Часе контроля” в ходе выступлений, реплик, поправок и обсуждений было
принято решение признать состояние выполнения Постановления
неудовлетворительным. После проведения “Часа контроля” главой администрации
края было принято дополнительное Постановление “О внесении изменений и
дополнений в Постановление главы администрации Краснодарского края “О
наведении порядка в лесопользовании и в реализации деловой древесины в
круглом виде”. В этом Постановлении указаны дополнительные меры по
наведению порядка в лесопользовании, которые касаются тех государственных
органов и коммерческих организаций, от которых зависит качественное его
исполнение. В результате ужесточения требований и мер контроля, число
нарушенийв лесопользовании и реализации деловой древесины пошло на убыль.
Но этот вопрос остается под пристальным вниманием отдела по контролю до
полного выполнения Постановления в целом.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
