Технология работы с документами в современных условиях
смотреть на рефераты похожие на "Технология работы с документами в современных условиях"
Государственное Образовательное Учреждение
Областной Учебно-Методический Центр «Ориентир»
Квалификационная работа
Предмет: «Машинопись и создание документов»
Тема: «Технология работы с документами в современных условиях»
Казанцева Светлана Викторовна
Специальность: Менеджер офиса
Группа: МО-5971
Отделение: Курсовая подготовка
Руководитель: Катунина Н.Е.
ОМСК-2001г.
План-оглавление
Стр.
Введение
3-4
Глава 1. Документационное обеспечение организации 5-6
1.1. Требование к бланкам документов 7-8
Глава 2. Организация работы с документами в организации 9
2.1. Организация документооборота 9
2.2. Порядок работы с внутренними документами 10
2.3. Утверждение документов 11-12
2.4. Регистрация и учет документов 13
2.5. Сдача дел в ведомственный архив 14
2.6. Порядок пользования документами из архива 15
Глава 3. Документирование организационно-
распорядительной деятельности
16
Глава 4. Современное деловое письмо 17
4.1. Деловое письмо в условиях унификации 17-19
4.2. Реквизиты делового письма 20
Глава 5. Обработка отправляемых документов 21-22
Заключение
23
Библиография
24
Приложение
25
Введение
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Выбор данной темы обосновывается тем, что в современном мире большую роль играют документы и, очень важно правильно организовать работу с ними.
Практически любая библиотека может предложить вам широкий выбор литературы по данной теме.
При написании данной работы я не встретила никаких трудностей.
Глава 1. Документационное обеспечение организации
Делопроизводство – это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.
Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.
Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.
Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.
Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.
В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще звучит, как
«документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает
весь комплекс работ с документами в организации, их фиксацию, оформление,
организацию работ с документами, использование и хранение.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.
За нарушение этих правил, должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать ГСДОУ (государственной системе документационного управления), унифицированной системе документации, государственным стандартам на документацию, положению (уставу) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.
1. Требование к бланкам документов
Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для данной разновидности документа.
Формуляр имеет обязательный набор составных частей документа
(реквизитов), расположенных в определенной последовательности.
Как правило, документы оформляют на бланках. Установлены три вида бланков документов:
> общий бланк;
> бланк письма;
> бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов документов, кроме письма.
Бланки изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).
Размер полей бланка не менее, мм:
> 20 – левое;
> 10 – правое;
> 20 – верхнее;
> 10 – нижнее.
Общий бланк включает в себя следующие реквизиты:
> государственный герб РФ;
> герб субъекта РФ;
> эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
> наименование организации.
Бланк служебного письма состоит из следующих реквизитов:
> государственный герб РФ; герб субъекта РФ;
> эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
> код организации;
> наименование организации;
> справочные данные об организации.
Бланки конкретного вида документа, кроме письма, включают в себя реквизиты: государственный герб РФ; герб субъекта РФ;
> эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код формы документа; наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа.
Глава 2. Организация работы с документами в организации
Организация работы с документами в организации включает в себя
рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по
документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
2.1. Организация документооборота
Документооборот – это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.
2.2. Порядок работы с внутренними документами
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:
> составление проекта документа исполнителем;
> проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
> согласование проекта документа;
> подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
> регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности или их общих объемах).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
> передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей)
> контроль исполнения документа;
> исполнение документа;
> проставление отметки об исполнении;
> подшивка исполненного документа в дело.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются:
использование в справочно-информационной работе и определение сроков
хранения. В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние
документы подлежат дальнейшему использованию в справочно-информационной
работе, передаются в архив уничтожения.
2.3. Утверждение документов
Документ приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или проставлением подписи.
В состав грифа утверждения входят слово "утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта. Гриф проставляется в верхнем правом углу титульного листа документа.
УТВЕРЖДАЮ
Директор лицея
"Дон - Текс"
___________Т.К. Черепнева подпись
11.08.97 г.
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания педсовета
№
187 от 13.04.97 г.
В состав реквизита подпись входит наименование должности подписывающего лица, личная подпись и ее расшифровка. Подпись оформляется от начала строки.
Директор ______________ Т.К. Черепнева
Если документ подписывается лицами одинаковых должностей, их подписи располагаются на одинаковом уровне.
Директор Директор средней школы № 35 средней школы № 38
____________ Т.М. Иванов ____________ А.М. Петров
Если документ подписывается лицами разных должностей, их подписи располагаются в порядке убывания.
Страницы: 1, 2
