Деловая беседа как основной вид делового общения
Целью контрольной работы является изучение этики и психологии ведения бесед и переговоров, а также обнаружение различий бизнесменов разных стран.
Для достижения цели контрольной работы были поставлены следующие задачи: рассмотрение основных этапов ведения деловой беседы, а также психологически целесообразное ведение переговоров, характерные черты народов разных стран и особенности их этикета.
1 Деловая беседа как основной вид делового общения
1.1 Особенности ведения деловой беседы
Деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и досуга для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
Подлинное значение такого рода делового общения в обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется всё больше и больше предприимчивых и способных деловых людей.
1.2 Функции деловой беседы
Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций [3, c.34]. К их числу следует отнести:
· Взаимное общение работников из одной деловой сфере.
· Совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.
· Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий.
· Поддержание деловых контактов.
· Стимулирование деловой активности.
Во время беседы работники могут получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений.
1.3 Этапы проведения беседы
Основными этапами деловой беседы являются:
1. Подготовительные мероприятия
2. Начало беседы.
3. Информироние присутствующих
4. Аргументирование выдвигаемых положений
5. Завершение беседы.
1.3.1 Подготовительные мероприятия
Место деловой беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет приглашающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединённой, исключено неожиданное появление посторонних, Шуи, звонки и. т. п., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом её определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер её расположения.
Планирование деловой беседы позволяет определить её конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время его проведения.
Сбор материала для деловой беседы - очень трудоёмкий процесс, требующий значительных затрат времени [5, с.135]. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации «из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций).
1.3.2 Начало беседы.
Начало беседы - очень важный этап, и поэтому не следует им пренебрегать. Задачи это этапа следующие:
· установление контакта с собеседником;
· создание рабочей атмосферы;
· привлечение внимания к деловому разговор.
Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10 – 15 % времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен взять на себя старший. Если между гостями и хозяевами – представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, например, выпить прохладительные напитки.
Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора.
1.3.3 Информирование присутствующих
Следующим основным этапом деловой беседы является информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми человек должен познакомить их [2, с.236]. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности), профессиональной и по возможности наглядной (наглядные пособия). При этом всегда, когда это возможно, следует сообщить присутствующим источник информации человека.
1.3.4 Аргументирование выдвигаемых положений
После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, занимаемая позиции собеседников. С помощью аргумента можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положение и факты, изложенные обоими собеседниками.
В аргументировании выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация, когда собеседник хочет что-то доказать или обосновать, и контраргументная, с помощью которой собеседник опровергает утверждениям партнёров по переговорам.
Для построения обеих конструкций используется следующие основные методы аргументирования:
1) Функциональный метод – прямое обращение к собеседнику, который знакомит с фактами и сведениями. Важную роль играют цифровые примеры.
2) Метод противоречия – основан на выявлении противоречий в аргументации оппонента (оборонительный метод).
3) Метод извлечения выводов оснований на точной аргументации.
4) Метод опроса – вопросы задаются заранее людям.
5) Метод сравнения – при таком методе аргументирования один факт сравнивают с другим аналогичным фактом.
1.3.5 Завершение беседы
Последний этап беседы – её завершение. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе беседы решают я следующие задачи:
· достижение основной цели;
· обеспечение благоприятной атмосферы;
· стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.
1.4 Дебюты начала беседы
Неправильными дебютами начала беседы являются:
а) Следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности.
б) Избегать проявления неуважения и пренебрежения к партнёру.
в) Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника, подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию
Правильными дебютами начала беседы считаются:
а) Снятие напряжённости. (Например, рассказать какой-нибудь лёгкий анекдот).
б) Метод зацепки. (Заинтересовать собеседника в чём-либо).
2 Особенности ведения деловых переговоров
2.1 Создание психологического климата во время переговоров
Переговоры – это основной способ получить от других людей то, чего мы хотим. Каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые его затрагивают; всё меньше и меньше людей соглашаются с навязанными кем-то решениями. Будь то в деловой сфере, правительственных кругах или в семье, люди достигают большинства решений путём переговоров.
Перед началом переговоров надо создать благоприятный психологический климат следующим путём:
1. Ненавязчиво внушить партнёру сознание его собственной значимости, или авторитета фирмы, которую он представляет.
2. Проявлять исключительное внимание к партнёру.
3. Не стоит спорить, в девяти случаях из десяти спор заканчивается ничем.
4. Соблюдать правила тактичных переговоров (не говорить быстро, медленно, громко; постараться найти по каждой проблеме ключевую фигуру).
2.2 Выслушивание партнёра как психологический приём
Слушание бывает: активное (когда переспрашивают) и пассивное (партнёры не вдумываются в суть разговора), эмпатическое (сопереживают друг другу).
Правила эмпатического слушания:
1. Готовность освободиться от собственных переживаний и настроится на волну говорящего.
Страницы: 1, 2
