По особо торжественным случаям иногда устраивают два приема подряд; сразу же после обеда проводится прием типа «коктейль» или «а ля фуршет».
«Обед – буфет» – разновидность приема типа «обед». Второе название – «шведский стол». Проводится в то же время, что и «обед», но менее почетен и более демократичен. Предполагает свободную рассадку гостей по 4-6 человек за столом, или на креслах, диванах.
Есть другие, менее распространенные виды приемов – литературные и музыкальные вечера, выезды на природу, рыбалку и т.д.
Решая вопрос организации приема, необходимо принимать во внимание следующее:
· выбор вида приема;
· составление списка приглашаемых на прием (с учетом субординации, пола, языка, членов семьи и т.п.);
· способ рассылки приглашений, порядок рассадки за столом (почетный гость – справа от хозяина, дама – всегда справа);
· составление меню (с учетом национальных особенностей приглашенных);
· подготовку помещения для приема, цветов, обслуживания, тостов;
· разработку программы проведения приема.
Как правило, любое протокольное мероприятие начинается с получения (или направления) приглашения. В приглашении четко указывается, кто организует данное мероприятие (т.е. от чьего имени оно дается), в связи с чем, где и в какое время оно проводится, кто лично приглашается на мероприятие.
Не принято передавать приглашение другому лицу, но если это необходимо, то следует заранее оповестить об этом устроителей мероприятия.
На приемы типа «Обед» и «Завтрак» приглашения необходимо рассылать, по крайней мере, за полторы-две недели. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто-либо откажется, заменить его другим лицом.
На приглашение правильнее ответить письмом или открыткой, а не визитной карточкой. В некоторых странах ответ визитной карточкой расценивается как бестактность.
Визитные карточки и их использование
Визитная карточка – своего рода удостоверение личности, заочно или лично представляющее ее владельца. Помимо упомянутого знакомства она достаточно широко используется в иных формах общения официального и неофициального характера: извещение о чем-либо, поздравление, соболезнование, благодарность и др. Направление визитной карточки адресату приравнивается к нанесению визита.
Современные визитные карточки представляют собой лист плотной бумаги размером, обычно, 5х9 см для мужчины и 4х8 см для женщины в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности. Высшие должностные лица иногда пользуются визитными карточками размером 6х10 см.
Официальным лицам желательно иметь несколько видов визитных карточек. На одной визитной карточке печатается только должность. На другой – имя, фамилия и должность (в отечественной практике – имя, отчество, фамилия и должность) без указания домашнего и служебного адреса и номера телефона, хотя наличие этих сведений не является серьезной протокольной ошибкой.
На визитных карточках, выполненых на английском, французском или каком-либо ином языке, отчество не указывается: это понятие за границей не знакомо, оно может быть принято за двойную фамилию. Обычно после имени обозначается первая буква отчества: Mr. Ivan V. Petrov.
В официально-деловых отношениях имеет место практика изготовления двусторонних карточек: с одной стороны текст печатается на русском (белорусском) языке, с другой – на английском. Это неправильно, поскольку обратная сторона карточки предназначена для возможных записей. На обратной стороне текст может быть продублирован на другом языке, но в исключительном случае, например, при краткосрочной командировке за границу.
Сложилась общепринятая международная практика кратких символических обозначений, выражающих то или иное отношение владельца визитной карточки к лицу, которому она адресуется. Эти символы (буквы латинского алфавита), являющиеся первыми буквами соответствующих выражений на французском языке, пишутся карандашом в левом нижнем углу визитной карточки. Приведем некоторые, наиболее распростарненные обозначения:
p.r.(pour remercier) – выражение благодарности. Используется на визитках, направляемых в знак благодарности за поздравление, выражение соболезнования, поддержки, оказание каких-либо услуг;
· p.f. (pour feliciter) – поздравление. Для поздравления по случаю Нового года к надписи p.f. добавляется N.A.: p.f.N.A., что означает pour feliciter Nouvel An – поздравление с Новым годом;
· p.c.(pour condoleance) – выражение соболезнования. Следует, однако, помнить, что соболезнование, высказанное при личной встрече, или в специальном письме, – предпочтительнее;
· p.p. (pour presenter) – представление. Используется для заочного представления. Визитная карточка представляемого лица пересылается вместе с визитной карточкой другого лица, уже знакомого с персоной, которой адресовано представление. На второй карточке наносится соответствующее обозначение. В адрес представляемого лица дается ответ визитной карточкой без надписи.
В менее официальных случаях, особенно в общении с соотечественниками, допустимы полные надписи (обязательно в третьем лице) в соответствии с поводом: «поздравляет с праздником», «благодарит за внимание» (в качестве ответа на присланный подарок, сувенир и т.п.), «с наилучшими пожеланиями» (при посылке цветов, подарка, сувенира). Возможны и другие надписи в зависимости от конкретного повода.
Иногда визитной карточкой приглашают на неофициальный, дружеский прием. При этом на обратной стороне пишется имя и фамилия приглашаемого лица, указывается вид приема (завтрак, коктейль), место, число и время его проведения. Более уважительным, однако, является специально подготовленное по этому случаю приглашение.
При перемене адреса, изменении статуса владельца со старой визитной карточкой пересылается новая, с указанием новых реквизитов.
Принимая визитную карточку, нужно проявить к ней максимум внимания, внимательно прочесть. Не будет ошибкой сделать это вслух. Партнеру это будет приятно.
В некоторых странах существуют специфические национальные особенности в пользовании визитными карточками. Так, например, в Японии карточку принято подавать обеими руками так, чтобы ваш новый знакомый, не поворачивая ее, мог прочесть текст. В странах Юго-Восточной Азии, Африки и Ближнего Востока (за исключением Израиля) нельзя вручать карточку левой рукой. При общении с зарубежными партнерами эти правила полезно знать.
2. Этикет официальной переписки. Переговоры с использованием средств связи
Этикет официальной переписки
Значительная часть официальных деловых контактов во всем мире осуществляется посредством переписки. Поэтому очень важно уметь писать письма так, чтобы они давали наиболее выгодное представление о вас лично и о вашей организации.
Этикет переписки является неотъемлемой составной частью этикета общения людей. Вместе с тем письменное общение имеет ряд отличительных особенностей в силу того, что происходит с разрывом в пространстве и времени. Эпистолярный жанр исключает возможность использования общающимися мимики, жестов, интонации, позволяющих подчеркнуть степень одобрения или неодобрения, удовлетворения или сожаления. Это диктует необходимость активного и продуманного использования корреспондентами различных письменных этикетных формул.
Вторая особенность вытекает из специфики рассматриваемого нами вида переписки. Официальный характер корреспонденции предполагает достаточно высокую степень ее стандартизации (унификации). Она затрагивает все аспекты и уровни языка – словарный запас, стиль, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию. Это проявляется в структуре официального письма и правилах его оформления, формах обращения, выражения просьб и благодарностей, типичных словосочетаниях и т.д. Соответствие письма общепринятым требованиям свидетельствует об уровне культуры (в том числе и этикетной) ее автора.
В принципе, вся официальная корреспонденция составляется по единому международному стандарту. В соответствии с ним письмо пишется не от конкретного лица, а от лица коллективного – юридического. Такая форма изложения определяется тем, что в служебном письме выражаются коллективные интересы, подписывается оно, как правило, официальным лицом – директором организации, предприятия, учреждения, председателем комиссии, секретарем оргкомитета (или просто оргкомитетом, что не совсем верно).
Общепринятого стандарта официального письма нет, но все-таки есть определенные нормы, которые следует соблюдать. Подписывать и отправлять следует только те письма, которые правильно составлены, хорошо отпечатаны, безукоризненно аккуратны, т. е. письма, сразу же производящие благоприятное впечатление. Вот несколько советов, выполнение которых поможет, чтобы корреспонденция внешне соответствовала названным требованиям.
Как правило, для официальной переписки используют фирменные бланки формата А4 или А5 (в зависимости от объема письма), напечатанные типографским способом. Личные письма в официальные инстанции пишут на обычной бумаге.
Обычно, письмо посвящают лишь одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей и по возможности краткой. Ее объем не должен превышать полутора страниц машинописного текста. Если письмо больше одной страницы, то в конце листа ставится «продолжение следует» («continued over»); каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения (справки, заключения, графики, таблицы и т.п.), их оформляют в качестве приложений к письму. Объем приложений и их количество не ограничены. Не рекомендуется использование сложных и громоздких предложений.
