Деловые и личные качества секретаря-референта
смотреть на рефераты похожие на "Деловые и личные качества секретаря-референта"
Содержание
Раздел I. Деловые и личные качества секретаря референта. 5
Введение. 5
Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь. 7
Глава 2. Должностные обязанности. 9
Глава 3. Имидж секретаря-референта. 11
Глава 4. Профессиональные и личные качества помощника руководителя. 12
Заключение. 15
Раздел II. Сохранение и поиск файла в Word'е 17
Введение 17
Глава 1. Сохранение файла. 18
§1.1. Создание новой папки 19
§1.2. Изменение имени и места хранения документа 20
§1.3. Другие возможности сохранения. 20
§1.4. Резервные копии документа. 20
1.5. Быстрое сохранение. 21
§1.6. Сохранение документа в другом формате 22
Глава 2. Поиск файла. 25
§ 2.1. Как найти документ 25
§2.2. Использование кнопки Отбор для поиска файлов 27
§2.3. Другие опции поиска 30
Заключение. 32
Список используемой литературы. 33
Раздел I. Деловые и личные качества секретаря референта.
Введение.
Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность. А что это такое, собственно, личность? Что скрывается за этим понятием?
Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.
На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.
Речь идет о секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы
хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире,
особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе
занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины
считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой
профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной
экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.
Но в то же время повышается и уровень профессиональных и других требований
к личности секретаря.
Секретарь - лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме.
Секретарь должен придерживаться "делового фирменного стиля". Точность,
компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и
доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в
работе.
Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь.
Секретарь-референт должен знать:
Правовые основы управления:
Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно- нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
Основы управления:
Систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.
На основе этих знаний секретарь должен уметь:
Обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в
планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести
сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное
обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь
работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием
посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу
совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ; использовать
ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием
ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу
информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести
работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов,
распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по
документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.
То, что должен знать и уметь секретарь излагается в квалифицированной характеристике.
Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.
Глава 2. Должностные обязанности.
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы,
руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые
руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его
поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя,
принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые
сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет
работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем -
(сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и
повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя,
средствами организационной техники, создает условия, способствующие его
эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет
документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя
корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на
предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям
подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их
работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений
руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей,
проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии
с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и
установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и
рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм,
факсов и т.п., подготовка по указанию руководителя и согласование со
структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем,
командировочных удостоверений и других документов; анализ справок и
докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям,
семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции;
организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за
праздничными и юбилейными датами; сбор деловой информации и ее
реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей
руководителя; ведение табеля учета рабочего времени;
Глава 3. Имидж секретаря-референта.
Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.
Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.
У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.
Глава 4. Профессиональные и личные качества помощника руководителя.
Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.
К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.
Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.
