Ділові прийоми та переговори
Реферат
Ділові прийоми та переговори
План
Вступ
1. Організація ділових переговорів і прийомів. Деякі етичні аспекти ділових переговорів
2.Організація ділових прийомів у деяких країнах
2.1 У Франції
2.2 В Японії
Висновки
Література
Вступ
Сформовані норми моральності є результатом тривалого за часом процесу становлення взаємин між людьми. Без дотримання цих норм неможливі політичні, економічні, культурні відносини, тому що не можна існувати не поважаючи один одного, не накладаючи на себе визначених обмежень.
Етикет - слово французького походження, що означає манеру поведінки. До нього відносяться правила чемності і увічливості, прийняті в суспільстві.
Сучасний етикет успадковує звичаї практично всіх народів від сивої давнини до наших днів . В основі своїй ці правила поведінки є загальними, оскільки вони дотримуються представниками не тільки якогось даного
суспільства, але і представниками всіляких соціально-політичних систем, що існують у сучасному світі. Народи кожної країни вносять в етикет свої виправлення і доповнення, обумовлені суспільним ладом країни ,специфікою її історичної будови, національними традиціями і звичаями.
В міру змін умов життя людства, росту культури одні правила поведінки змінюються іншими. Те, що раніш вважалося непристойним ставало загальноприйнятим, і навпаки. Але вимоги етикету не є абсолютними : дотримання їх залежить від місця, часу і обставин. Поводження, неприпустиме в одному місці і при одних обставинах, буває доречним в іншім місці і при інших обставинах.
На сучасному етапі, коли Україна стала незалежною державою, дуже важливим стало вивчення і дотримання ділового етикету у всіх сферах бізнесового життя.
1. Організація ділових переговорів і прийомів. Деякі етичні аспекти ділових переговорів
Необхідно знати, що...
1. Назвати час зустрічі варто запропонувати партнерам, як зручно їм. При такому способі дії, по-перше, більше імовірність, що пропозиція про зустріч не буде відхилена. По-друге, з перших слів виявляється повага до партнера.
2. Деякі ділові люди вважають, що йти на поступки із самого початку, значить показати свою слабість. Однак у практиці менеджменту укоренилося протилежне переконання: йти на невеликі поступки вважається ознакою гарного тону, гнучкості, поважного відношення до партнера. Наступна завзятість у відстоюванні своїх інтересів буде сприйнятий тоді не як прояв упертості й егоїзму, а як змушений крок.
3. Чисельність делегацій регулюється принципом паритету (рівності) кількості членів делегацій. Число учасників узгоджується попередньо. Відхилення від правила паритету можливі через обставини, у яких необхідно переконати партнерів.
4. Місце проведення переговорів.
Де зустрітися - у їхньому офісі, у своєму чи на нейтральній території? Досвід показує, що найкраще проводити переговори на своїй власній території чи на нейтральній. Зустріч у закордонній країні невигідна, тому що скорочується доступ до інформації і збільшуються стреси і витрати, зв'язані з поїздкою. Зустріч у себе вдома дозволяє контролювати ситуацію.
Розваги ділових людей стали загальноприйнятими нормами проведення часу на нейтральній території, що використовується, насамперед, для знайомства і поліпшення взаємин із членами протилежної команди.
5. У скрутних ситуаціях у переговорах пропозиція кави, розслаблюючи опонентів, допомагає перебороти виниклі перешкоди, поліпшує загальну атмосферу. Пропозиція «Чай, кава?» не є, узагалі говорячи, обов'язком хазяїнів, тому і сприймається як прояв прихильного ставлення. По діловому етикеті це входить у їхні обов'язки тільки у випадку, якщо переговори затягуються. Розносять чай (каву) спочатку гостям, починаючи з їхнього керівника, потім - у тім же порядку - своїм.
6. Гості, що сидять спиною до дверей, почувають себе некомфортно. Тому, якщо ви хочете, щоб почували себе «як удома», посадіть їх так, щоб вони бачили двері (так і покладено по етиці). Якщо ж мета - створити їм дискомфорт - посадіть спиною до дверей.
7. При зустрічі віч-на-віч розташовуйтесь переважніше під кутом. Установлено, що за інших рівних умов конфлікти при такім розташуванні виникають рідше, ніж у сидячих один проти одного. Чим гостріше між вами кут, тим легше домовитися. Оптимально сісти поруч (якщо дозволяють обставини).Якщо ж задача - спровокувати конфлікт, то сідаєте прямо напроти опонента. Не випадково слово «протистояння» має два змісти: і «розташування навпроти один одного» і «конфлікт».
Друге значення, як відомо, використовується частіше.
8. Якщо хочете підкреслити повагу до партнера,сідайте ліворуч від нього (по етиці місце праворуч є більш почесним). Якщо хочете створити йому дискомфорт - сідаєте праворуч. Вам буде зручніше говорити, ніж йому.
Психологічний аспект варто враховувати і при розсадженні учасників ділових бесід. У робочих кабінетах столи часто ставляться буквою «Т». Чим вище положення керівника, тим більше розміри цієї «букви». Відвідувачу пропонують сісти за стіл, на чолі якого знаходиться хазяїн приміщення. Відразу виявляється відношення домінування з боку хазяїна. Якщо цього хочуть уникнути, для учасників розмови знаходять рівноцінні місця, наприклад у «підніжжі» букви «Т» чи за окремим столом. Форма столу впливає на характер переговорів. Круглий стіл має на увазі рівноправність учасників, вільний обмін думками і поглядами. Бесіда за журнальним столиком буде носити ще більш неформальний, неофіційний характер. Якщо в ході бесіди хазяїн кабінету пропонує гостю чашку кави, то тим самим налаштовує бесіду на дружній тон.
9. Тривалість переговорів може значно відрізнятися в представників різних культур. Американці, будучи особливо нетерплячими, часто хочуть, щоб переговори займали мінімальну кількість часу. Учасники переговорів звичайно роблять більше поступок ближче до закінчення призначеного терміну завершення переговорів. Почуття терміновості ставить їх у невигідне положення в порівнянні з партнерами по переговорам, що поспішають менше. Американці зроблять більше поступок ближче до кінцевого терміну (заклопотаність термінами), щоб одержати підписаний контракт (орієнтація на досягнення мети).
10. Учасники переговорів повинні розглядати запрошення на сніданок, вечерю, прийом, церемонію і поїздки як випадок для побудови особистих взаємин і як ключовий аспект процесу переговорів. Коли американські учасники, явно роздратовані нескінченними формальностями, церемоніями і «балаканиною», запитують скільки ще їм необхідно чекати до початку «бізнесу», відповідь буває простою: чекайте, поки опоненти не приступлять до справи, робота з проведення успішних переговорів уже почалася, навіть якщо ще ні слова не було сказано про справу.
11. Під час переговорів робиться упор на проблему. Звертання особливої уваги на особистість партнера може бути сприйнята як ознака слабості, відсутності ділових аргументів, неетичної поведінки. Усе, що стосується особистості партнера, є присутнім неявно: інформація про нього, отримана в ході підготовки, підказує, у якому ключі варто вести діалог.
12. Прийнято, що переговори ведуть керівники делегацій. Інші вступають у бесіду тільки за запрошенням свого лідера. Якщо хочуть висловитися - просять у нього дозволу.
Відступ від цього правила дезорганізує переговори. Але є і чисто психологічний аспект. Інформація, що виходить від імені з більш високим статусом, сприймається як більш достовірна і значима і не припускає різночитання в позиціях членів делегації.
13. На переговорах припустимі тільки знаки, зрозумілі всім присутнім. Інші знаки можуть зробити враження «нечесної гри», тому їх рекомендується уникати.
14. Членам делегацій не можна залишати переговори. Виключення можуть складати тільки випадки, зв'язані з наданням медичної допомоги. Якщо виходять з метою одержати додаткову інформацію для своєї команди, то це дає однобічну перевагу в переговорах, що неетично. Якщо відлучаються в службових справах, то ця пряма неповага до партнерів, приниження їхньої значимості. Відсутню інформацію можна одержати, оголосивши перерву, тоді й інша сторона зможе скористатися нею у своїх інтересах:
15. Під час переговорів руки членів делегації повинні бути на столі. Відомо, що руки є джерелом інформації. Коли вони заховані, те це підсвідомо сприймається як напружений стан партнера. Спокійно лежачі руки означають спокій. Зчеплені пальці - захист, оборону і т.д.
16. Курити під час переговорів можна тільки при дотриманні двох умов: коли на столах маються попільниці й отриманий дозвіл присутніх дам.
17. Записи в блокноті під час бесіди, переговорів настільки міцно ввійшли в діловий побут, що той, хто не записує, сприймається негативно: невже нічого корисного він від мене не почув? Тому хоч якісь позначки треба робити, принаймні, щоб не скривдити партнерів.
18. У діловому спілкуванні варто уникати фамільярно-поблажливих жестів, на взірець поплескування по плечу. Виключення можуть скласти американці, та й то далеко не усі.
19. Для гостей, що прибули на переговори, обов'язково планують розважальну програму- відвідування театрів, концертів, ресторану (чи організація банкета), знайомство з визначними пам'ятками і т.п.
20. У чужій країні запрошують хазяїни. У своїй - ініціатор переговорів. Відсутність запрошень звичайно означає натяк на втрату інтересу до партнера. Як правило, платить той, хто запрошує. Виключення складає Німеччина. Треба уточнювати, хто платить. Може виявитися, що передбачається - кожний за себе.
21. У ряді європейських країн прийнято за діловим обідом переходити до питань, що складають предмет переговорів, тільки після кави. У Франції за обідом прийнято говорити про мистецтво, в Англії - про спорт і т.д. Ці ритуали мають добротну етико-психологічну основу. Після насичення учасники знаходяться в добросердому настрої і їм легше домовитися. Кава ж активізує розумову діяльність.
Шість способів припинити розмову, не скривдивши співрозмовника.
1. Подякуєте (за змістовну бесіду, за інформацію, за відвертість, за те, що знайшов час зайти і т.п.).
2. Коротко поясните, як збираєтеся діяти, і покажіть, що приступаєте до цього негайно.
3. Запропонуєте співрозмовнику терміново зробити щось, пояснивши, чому це краще зробити невідкладно.
4. Устаньте, потисніть руку, попрощайтеся.
5. Проводите відвідувача до дверей.
6. Пустіть у хід «угоду про порятунок» (виручити за умовним сигналом) з колегою по роботі.
2. Організація ділових прийомів у деяких країнах
2.1 У Франції
Французька нація - одна з найстарших і самобутніх на європейському континенті, з багатою історією та культурою. У минулому Франція вплинула на формування дипломатичного протоколу, правил етикету. Довгий час французька мова була мовою дипломатичного листування і спілкування.
