1.5 Визначення основних правил проведення засідання
Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу - так званих Robert's Rules of Order, а з іншого боку - виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.
Robert's Rules of Order є системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила - система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.
Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.
Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені у Rober's Rules of Order, безумовно допоможе при цьому:
- Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.
- Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.
- Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.
- Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.
- Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.
Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:
- Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.
- Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.
- Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).
- Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.
- Пам'ятати, що інформація, представлена на засіданні, - конфіденційна і не повинна розголошуватися ні за яких умов.
- Використовувати можливість ставити питання у будь-який час/у визначений час.
- Брати участь у тому, що відбувається у залі засідань.
- Бути членом команди/колективу.
Наведені як приклад основні правила учасників засідання, можливо, не підходять до кожної конкретної ситуації. Деякі з них можуть представлятися настільки очевидними, що, враховуючи дух та культуру вашої компанії, немає потреби їх спеціально називати. У будь-якому разі визначення подібних правил є надзвичайно важливим як один зі шляхів встановлення основних принципів проведення ділового засідання. Хорошою ідеєю є підключення самих учасників до процесу встановлення такого роду правил, у такий спосіб люди відчуватимуть свою причетність до справи. Багато засідань були малоефективними, "провалилися" саме тому, що присутні розглядали встановлені правила ведення засідання як надані, нав'язані їм. Визначення подібних принципів самими учасниками допоможе їм чіткіше усвідомити, що саме передбачається під словами "бути відкритим для сприймання інформації, що надається" або "брати участь у тому, що відбувається у залі засідань" (те, що здається очевидним та загальнозрозумілим, для декого може бути складним або не достатньо зрозумілим).
Якщо ви хочете, щоб правила працювали, їх, зрозуміло, треба виголосити. Ви можете, наприклад, сказати: "Нам би хотілося почути думку кожного учасника з цього приводу, так що, будь ласка, беріть участь в обговоренні" або: "Ви, звичайно, можете не погоджуватися з даними положеннями, це нормальна практика; ми хотіли б отримати якомога більше інформації від кожного з вас".
Якщо засідання проводяться з постійними учасниками (якщо кожного разу зустрічається та сама група людей), ви можете встановити основні правила поведінки у перший раз і вивісити їх перелік у приміщенні, де відбуваються засідання. Очевидно, що ви не повинні кожен раз нагадувати їх, аж поки хтось із учасників не почне їх порушувати. Якщо засідання проводяться нечасто, з великими перервами, ви можете щоразу нагадувати ці правила присутнім, сказавши, наприклад: "Давайте домовимося про таке..."
Завжди визначайте основні правила на початку засідання, це може зайняти усього кілька хвилин перед тим, як перейти до безпосереднього обговорення питань бізнесу/справ.
Важливо пам'ятати, що коли ви обговорюєте з присутніми основні принципи поведінки учасників засідання, тон вашого
голосу має надзвичайно важливе значення. Він навіть важливіший за те, що ви скажете. Ваші слова не можуть звучати як слова старшого наставника (ваші колеги - не маленькі діти), вони не можуть бути жорсткими (так ви легко образите людей). Виголошуйте правила у максимально дружелюбній, дипломатичній манері, і можна очікувати, що учасники засідання будуть мати більше бажання додержуватися їх.
Дуже часто люди помилково вважають, що неформальні засідання не передбачають наявності основних принципів поведінки. Навіть під час проведення неформальних заходів, необхідно цивілізовано поводитися та ставитися один до одного з повагою. Основні правила, безумовно, можуть бути гарантією цього.
1.6 Запрошення учасників
Розповсюджуйте порядок денний за два-три дні до дати проведення засідання. Якщо зробити це раніше, він може загубитися серед робочих паперів. Якщо ви зробите це пізніше, учасникам може не вистачити часу для підготовки до дискусії. Зрозуміло, що на момент ознайомлення з регламентом день та конкретна дата проведення заходу мають бути встановленими.
Під час проведення неформальних засідань, які можуть скликатися спонтанно, дуже важливо не забувати ні про кого із тих співробітників, присутність яких бажана та необхідна.
1.7 Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у засіданні
Деякі співробітники приходять на засідання лише завдяки відчуттю правильності такого кроку. Якщо організатори заходу не підтримують подібний підхід, вони можуть надсилати відповідним колегам регламент засідання з нотатками такого роду: "Вам не обов'язково бути присутнім на цьому засіданні, але я хотів би, щоб Ви були у курсі того, що відбувається".
Зрозуміло, люди відчувають себе надзвичайно некомфортно і часом невпевнено, якщо вважають себе забутими, відокремленими від загальних справ. Але якщо ви повідомите співробітників про запланований захід і пообіцяєте надіслати звіт, такого вашого кроку може бути досить для того, щоб утримати їх від участі у засіданні (приходу на засідання).
Інколи люди, яких запрошують взяти участь у засіданні, хронічно цього не роблять, від чого може страждати справа. Якщо ви готові проявити твердість, ви можете поступити таким чином - направити порядок денний начальнику цього співробітника, пообіцявши при цьому надати після засідання список присутніх на ньому. Коли особа, яка хронічно пропускає засідання, дізнається про такий ваш крок, можна очікувати, що вона обов'язково з'явиться.
Якщо хтось зі співробітників не зміг бути присутнім на засіданні, можливо тому, що воно відбулося спонтанно, дуже важливо ввести таку людину у курс справ. У тому разі, коли колега, який не був присутнім на засіданні, запитає, чому його не повідомили про захід, найкраще сказати те, як було: "Ми думали Вас запросити, але Ваш помічник сказав, що Ви на переговорах з представниками фірми-партнера".
2. НЕОБХІДНІ КРОКИ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ УСПІШНОГО ЗАСІДАННЯ: ПОВЕДІНКА ГОЛОВУЮЧОГО
Засідання можна порівняти з театральною постановкою - всі присутні мають свої ролі, порядок денний є своєрідним сценарієм, а дискусії надають можливість імпровізувати. Очевидно, що всі присутні на засіданні мають свою відповідальність: як головуючий, так і учасники. Для того, щоб засідання пройшло успішно, кожен повинен знати свою роль (свої функції) та виконувати її адекватно.
2.1 Роль (функції) головуючого ділового засідання до засідання
- Визначення цілей засідання.
- Підбір учасників.
- Попередні контакти з учасниками для з'ясування можливості/ неможливості бути присутнім.
- Замовлення на конкретну дату та час приміщення і забезпечення необхідного технічного обладнання та прохолоджуючих напоїв.
- Підготовка порядку денного.
- Вироблення основних принципів поведінки учасників.
- Запрошення учасників, ознайомлення з порядком денним та розповсюдження необхідних додаткових матеріалів.
- Підтримка контактів з тими, хто не бере участі у засіданні.
- Перевірка приміщення для засідання безпосередньо перед його початком.
2.2 Під час засідання
- Починати засідання вчасно.
- Визначати мету та завдання засідання.
- Дотримуватися порядку денного.
- Стежити за часом.
- Сприяти проведенню дискусії.
- Мати справу з "проблемними" учасниками.
- Надавати присутнім можливість ставити питання.
- Роз'яснювати рішення, прийняті у ході засідання.
- Підбивати підсумки.
2.3 Після засідання
- Привести приміщення у порядок та повернути технічне обладнання, що використовувалося.
- Оцінити засідання, у тому числі й ефективність головуючого.
- Розповсюдити серед учасників копію протоколу засідання.
- Виконувати поставлені завдання.
- Розпочати планування та підготовку наступного засідання.
Участь головуючого, як і кожного учасника, у роботі засідання починається з вибору відповідного місця. Якщо ви обіймаєте високу посаду або є почесним гостем на цьому засіданні і прийшли першим, почекайте, доки вам не вкажуть ваше місце, чи запитайте, куди сісти.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
