Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.
Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.
Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру :
1. Современную оргтехнику.
Писать от руки можно только корреспонденции личного характера.
2. Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.
3. При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке. Это не обязательно.
4. Оставляйте копии отправленных писем.
Структура письма.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
С правой стороны пишут дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.
Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корресподенци и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.
При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем , что Вы ответите при первой же возможности».
После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.
Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.
На любой корреспонденции проставляют обратный адрес.
Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.
Перед отправкой письма проверьте орфографию.
Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».
Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.
Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.
На поздравления отвечают коротко.
Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.
Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.
Общее правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.
Факсы.
При отправке факсов самое главное требование – краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.
Наилучший вариант факса – когда он помещается на одном листе машинописного формата.
Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.
Для того, чтобы послать факс, необходимо:
1. Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.
2. Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.
3. Проставить номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию и имя адресата.
4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.
Телефонные переговоры.
Считается, что самое простое в деловом общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса.
Первым всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым Вы хотели связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего Вас человека. Если его нет – узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.
Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека позволительно.
Если к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.
Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточнить, тот ли это номер, что Вам нужен.
В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на телефонные звонки.
Заканчивает разговор тот, кто позвонил.
Нормы поведения в ресторане
Этикет общения за столом.
Поведение в ресторане имеет ряд специфических особенностей.
Например, если Вы идёте в ресторан со своей спутницей, и решение это возникло спонтанно, то мужчина находит свободные места. Если же встреча была назначена заранее, то мужчина должен прийти немного раньше женщины, раздеться в гардеробе и узнать у официанта, где находится заказанный столик. Всё это необходимо делать до прихода приглашённой дамы. После это Вы встречаете женщину, помогаете ей раздеться и провожаете в зал.
Обычно перед входом в зал посетители осматривают себя в зеркало.
Перед зеркалом можно только поправить причёску, одежду, это касается и мужчин и женщин. Дефекты одежды и причёски устраняются в туалете.
В зал ресторана первым входит мужчина, а его спутница следует за ним. Если же первой в зал вошла женщина, то по пути к столику мужчина немного опережает её, показывает места и помогает занять самое удобное место.
Наиболее удобными местами обычно считаются: у стены – лицом к залу, в середине зала – лицом ко входу.
Мужчина садится после того, как села дама.
Не стоит садиться за столик к знакомым, если они первыми Вас не пригласят. Поблагодарите знакомых за приглашение и садитесь за др. столик.
Если Вы подсаживаетесь за столик к людям, которых не знаете, то знакомиться не обязательно. Необходимо лишь поздороваться и пожелать приятного аппетита.
Меню мужчина должен предложить женщине или прочесть сам. Если Вы пришли в ресторан с компанией, то читает кто-то один, и заказывает каждый индивидуально.
Не стоит громко звать официанта, стучать вилкой, ложкой или ножом по бокалу, выкрикивать что-нибудь. Лучше всего дождаться, когда официант будет поблизости от Вас, и жестом показать, что он Вам нужен.
Сидя за столиком нельзя причёсываться, насвистывать, петь. Не нужно играть попавшими под руку предметами.
Считается нетактичным переговариваться с сидящими за соседним столиком. Если возникла необходимость обсудить что-либо с людьми, сидящими за соседним столом, то лучше всего на пару минут подсесть к ним. Если мимо вашего столика проходят знакомые, то их нужно приветствовать, не вставая с места. Встать нужно, если завязался разговор.
Не надо читать в ресторане ничего, кроме меню.
Если Вы пришли со спутницей, и если стол большой, женщину следует посадить справа от себя, если стол маленький, то напротив.
В большой компании рассаживаться следует с учётом круга интересов и возраста ( при условии, что это не банкет).
Если Вы пришли в компании, но без спутницы, то уделяйте внимание женщине, сидящей справа от Вас. На танец можно пригласить всех женщин. Если вы приглашаете на танец незнакомую женщину, не стоит быть навязчивым и приглашать её на танец более двух раз.
Во время танцев нельзя курить. Разговаривать желательно, но не обязательно. В случае, если женщина находится в ресторане со своим спутником, необходимо спросить у него разрешения пригласить даму на танец.
Покинуть ресторан первым обычно предлагает инициатор встречи.
Расчёт производится, когда все закончили есть.
При оплате счёта обычно придерживаются следующих правил:
- если приглашение в ресторан исходило от одного человека, то обычно расплачивается он.
- мужчина платит за приглашённую женщину. Однако женщина может расплатиться сама за себя.
- если решение пойти в ресторан родилось в компании, то порядок расчёта необходимо оговорить заранее. Можно оплатить «вскладчину», либо каждый за себя.
Недопустимо вести какие-либо дискуссии на эту тему после
того, как счёт уже оплачен.
Требуемая сумма кладётся на тарелочку, на который подан счёт. Не привлекайте внимания к себе, когда Вы расплачиваетесь – это некрасиво. Мужчина должен помочь даме одеться.
Желательно проводить женщину до дома.
Никогда не следует предлагать даме левую руку.
Беседа за столом.
Наиболее общее правило – говорить за столом нужно о чём-либо спокойном, не следует затрагивать острых тем, предпочтительна остроумная и лёгкая беседа. За столом принято говорить на темы, повышающие аппетит.
Не стоит затрагивать вопрос о стоимости блюд и напитков.
За столом считается невежливым шептать на ухо вашему собеседнику.
Беседовать за столом желательно не только со своим партнёром, но и с ближайшими соседями. Любую беседу нужно вести так, чтобы не мешать еде.
Если необходимо что-либо сказать другому лицу, сидящему за вашим соседом, то говорят за его спиной. Разговор «через соседа» не должен быть долгим, он может состоять из реплики, шутки, небольшой фразы, но всё это в случае необходимости.
Не дотрагивайтесь до собеседника с целью привлечь его внимание.
Если во время беседы Вы хотите чихнуть, постарайтесь сделать это негромко и извиниться перед своим собеседником. Если же чихнул кто-нибудь из присутствующих, оставьте это без внимания, не нужно говорить: «Будьте здоровы!»
Не поворачивайтесь спиной, если намерены поговорить с соседом.
В беседе не стоит рассказывать о причинах, побуждающих не есть какое-либо блюдо – достаточно отказаться.
Самое подходящее время для того, чтобы произнести застольную речь или тост – перерыв или пауза между блюдами, когда присутствующие за столом не едят. Речь не должна быть долгой или слишком вычурной. Человек, который хочет взять слово, встаёт, слегка стучит по своей рюмке для того, чтобы привлечь внимание гостей и начинает говорить. Застольная речь заканчивается тостом.
Перед началом речи говорящий может попросить наполнить рюмки.
Невежливо продолжать есть или переговариваться со своими соседями в то время, как кто-нибудь говорит речь. Слушать надо молча.
Культура еды.
Всё начинается с посадки. Нужно полностью сесть на стул так, чтобы между корпусом и краем стола помещалась ваша ладонь (четыре пальца).
Садиться нужно прямо, несколько расслабленно, локти прижать к корпусу, не отводить их в стороны даже из соображений удобства. Немного отодвинуться можно будет в паузе между блюдами или после того, как подача блюд уже закончена, и гости просто общаются между собой.
Не стоит ставить локти на стол даже в том случае, если Вы курите и Вам удобно опереться на стол локтем руки с сигаретой.
Салфетку нужно взять, и, развернув, положить на колени, для того, чтобы предохранять платье или костюм от капель, крошек.
После еды салфеткой можно коснуться губ и протереть концы пальцев.
Первые блюда могут подавать либо в глубокой тарелке, либо в специальной бульонной чашке.
Чтобы остудить суп, не нужно на него дуть. Необходимо просто подождать, пока он остынет.
Допустимо наклонить тарелку левой рукой от себя для того, чтобы съесть весь суп.
Первые блюда, подаваемые в бульонной чашке, едят обычно десертной ложкой, левой рукой придерживают ручку чашки во время еды.
Как бульон, так и суп-пюре необходимо сначала есть ложкой, потом можно пить, как из простой чашки.
Пользуясь во время еды столовыми приборами, нож держат в правой, вилку в левой руке.
Не стоит нарезать сразу несколько кусочков – мясо остынет и станет невкусным.
Ножом, которым нарезают мясо, не берут соль из солонки, еду из общего блюда. В соус или иное блюдо не стоит крошить хлеб.
Если приходится временно прервать еду, чтобы выпить воды, взять хлеба, нож и вилку кладут на тарелку так, как их держали:
нож ручкой вправо, а вилку – влево.
Окончив еду, нож и вилку кладут на тарелку.
Если кто-либо попросит передать прибор, то ножи, вилки, ложки передают ручкой вперёд, взяв прибор за нейтральную середину.
Для устриц, омаров, да и вообще для всех мягких блюд (таких как мясо, рыба и т.п.) следует употреблять только ножи.
Птицу, дичь едят с помощью ножа и вилки.
Некоторые блюда едят руками (спаржу, цыплят табака и др.).
Рыбу в горячем виде принято есть при помощи специального прибора, чтобы не подрезать кости. Едят рыбу и одной вилкой, держа её в правой руке и помогая себе кусочком хлеба, находящегося в левой. Кости с помощью вилки складывают на край тарелки.
Салаты на маленьких тарелочках едят, не перекладывая на большую тарелку.
Салат, поданный в вазе, накладывают себе в тарелку ложкой или вилкой, приложенной к салату.
Бутерброды иногда едят ножом и вилкой.
Считается очень неприличным есть фрукты, откусывая прямо от них. Нужно ножом очистить фрукт от кожуры, разрезать фрукт на части, вырезать сердцевину с зернами и только после этого есть.
Никто не должен просить, чтобы ему первому поднесли блюдо, выказывая каким-либо образом свое нетерпение. Если вам за столом захотелось пить, то следует протянуть свою рюмку к тому, кто наливает, держа ее между большим указательным и средним пальцами правой руки. Нужно избегать оставлять в своем стакане вино или воду, которые могут пролиться.
Вставая из-за стола вовсе не следует складывать свою салфетку и естественно очень не прилично уезжать тотчас после обеда, всегда нужно подождать, по крайней мере полчаса.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Интеллигентность должна быть не только в знаниях, но и в способности к пониманию другого. Она проявляется в тысяче и тысяче мелочей: в умении уважительно спорить, вести себя скромно за столом, в умении незаметно помочь другому, беречь природу, не мусорить вокруг себя - не мусорить окурками или руганью, дурными идеями.
Интеллигентность - это терпимое отношение к миру и к людям.
В основе всех хороших манер лежит забота о том, чтобы человек не мешал человеку, чтобы все вместе чувствовали себя хорошо. Надо уметь не мешать друг другу. Воспитывать в себе нужно не столько манеры, сколько то, что выражается в манерах, бережное отношение к миру, к обществу, к природе, к своему прошлому.
Использованная литература:
1. "Этикет делового человека"
М. Максимовский
2. "Этикет делового человека"
Э. Соловьев
Страницы: 1, 2
