В офісі колеги не поспішайте сісти, зачекайте, поки вам вкажуть відповідне місце. Якщо телефонний дзвінок «втрутився», перервав вашу бесіду, запитайте словами або за допомогою жестів та міміки, чи слід вам тимчасово вийти. Не кладіть ніяких власних речей – портфель, папери, чашку кави – на робочий стіл господаря, це його власний робочий простір. Запитайте дозвіл, сказавши, наприклад: «Чи можу h поставити мою каву на стіл? Чи не будете Ви/будеш ти проти, якщо я поставлю сюди мою каву?» Пересувайте запропонований стілець/крісло лише з дозволу хазяїна й обов'язково поставте його на місце перед тим, як піти.
Якщо вам необхідно використати чужий кабінет, індивідуальне робоче місце чи якесь технічне обладнання (ксерокс, факс і т. ін.), перш за все отримайте на це дозвіл. При цьому пам'ятайте, що ні в якому разі не можна експлуатувати надане вам право: не цікавтеся змістом паперів на столі господаря, не вивчайте файли, що знаходяться в кабінеті. Якщо вам необхідно позичити щось, поверніть цю річ без затримки і у хорошому робочому стані. Подякуйте співробітнику за надану можливість.
3. Етикет індивідуального робочого місця
Місце, де ви працюєте, незалежно від того, яке воно – індивідуальне робоче місце чи окремий кабінет, значною мірою характеризує вас та вашу фірму/компанію. Виходячи з цього, ви безумовно хочете, щоб ваше робоче місце справляло максимально позитивне враження.
Будьте акуратні та організовані. Як правило, чим менше невпорядкованих паперів на вашому робочому місці, тим краще. При цьому не варто іти радикальним шляхом і викидати усе підряд, краще і практичніше розсортувати та розкласти у відповідному порядку всі наявні матеріали, документи та інші папери.
Очевидно, у вашій фірмі/установі є особи, які прибирають усе приміщення. Незалежно від цього зі свого боку намагайтеся підтримувати належну чистоту вашого робочого стола та офісної техніки. Викиньте зів'ялі квіти, спорожніть та помийте свою чашку для кави (чаю), упорядкуйте предмети на столі так, щоб технічному персоналу було легше витирати пил.
Знайте та поважайте політику вашого офісу щодо приватних речей на робочому місці: ніколи не варто порушувати існуючі корпоративні правила. Переконайтеся, що ваші приватні фотографії, відзнаки або ж вироби мистецтва, якими ви прикрасили своє робоче місце, високої якості. (Речі мають здатність мовчки розповідати про їх власника.) Розумно мінімізуйте відзнаки та нагороди, які ви виставляєте. Не забудьте впевнитися, що всі особи на фотографіях, які знаходяться у вашому робочому просторі, мають належний, гідний вигляд та вбрання. Як правило, предмети, пов'язані з релігією, релігійними віруваннями, краще всього тримати вдома.
Будьте обережні щодо інформації, яку ви заносите у ваш персональний календар чи настінні щотижневі/щомісячні плани, вони ніякою мірою не повинні свідчити про вашу невдоволеність роботою або ж непрофесійність.
Робота не в окремому кабінеті, а в індивідуальному робочому місці може бути нелегкою справою, часом навіть випробуванням. Крім обмеженості у просторі найбільшою проблемою у подібній ситуації є практична неможливість фізично відокремитися від інших співробітників, відсутність персонального простору, який би ніким і нічим не порушувався.
У сучасному робочому оточенні існує незліченна кількість відволікаючих факторів: звуки комп'ютерів, факсів, ксероксів та принтерів; приватні розмови, що точаться на сусідніх робочих місцях і які ви при всьому вашому бажанні не можете не чути. Найбільшою проблемою інколи стають колеги, які можуть зазирнути до вас у будь-який час, незалежно від вашого бажання. Такі співробітники, як правило, заходять до своїх колег не тому, що мають питання, пов'язані з роботою. Вони приходять, щоб обговорити можливі плани на найближчі вихідні, свята, відпустку і т. ін., поспівпереживати своїм та чужим сімейним проблемам, поділитися найсвіжішою інформацією про розпродажі або інші так само важливі події. Як правило, такі візити припадають саме на той час, коли ви катастрофічно не встигаєте завершити певну роботу. При цьому найчастіше «незваний гість» заходить до вашого індивідуального робочого місця за вашої відсутності. (Якщо ви будете на місці, ви зможете зразу заявити про неможливість будь-яких відволікань, якщо тільки вони не пов'язані з роботою, яку ви повинні терміново закінчити).
Що робити у подібній ситуації? Побачивши у своєму робочому місці таку особу, дружньою посмішкою покажіть, що ви бачите її, але без коливань та затримок прямуйте до вашого столу. Не починайте розмови. Якщо ви її розпочнете, «незваний гість» втягне вас у неї надовго і, можливо, вже нескоро піде. Починайте працювати (непоганий варіант – подзвонити по телефону) і сподівайтеся, що у вашого колеги вистачить здорового глузду зрозуміти, що ви зайняті, виконуючи важливе завдання. Якщо ж ваші сподівання виявляться марними і «незваний гість» наполягатиме на веденні розмов неробочого характеру, тактовно, але твердо запропонуйте перенести бесіду на пізніший, вільний час, сказавши, наприклад: «Оксано, я із задоволенням поговорила б про весільний подарунок для Ірини, але зараз я не маю такої можливості тому, що о третій маю звітувати шефу про виконання його доручення. Чи могли б ми зустрітися і переговорити сьогодні після роботи, скажімо, о пів на сьому?»
Кілька додаткових порад для ситуацій з «незваним гостем»:
– підніміться та підійдіть до входу до вашого індивідуального робочого місця, якщо ви хочете максимально скоротити небажаний, незапланований візит колеги;
– не дивіться пильно на людину або прямо їй в очі тоді, коли ви не хочете, щоб ця особа відволікала вас (наприклад, під час телефонної розмови або бесіди з іншим співробітником).
Очевидно, що для офісу з індивідуальними робочими місцями мають бути встановлені відповідні правила, які спростили б ситуацію для працюючих там співробітників.
Наведений нижче перелік містить основні правила етикету індивідуального робочого місця:
– Не заходьте до індивідуального робочого місця колеги без відповідного запрошення (уявіть, що існують невидимі двері).
– Не переривайте колегу, який розмовляє по телефону, словами, жестами, мімікою і т. ін.
– Не відволікайте колегу, який глибоко занурений в думки чи роботу. Якщо вам необхідно терміново переговорити, запитайте, пояснивши ситуацію, чи може колега приділити вам увагу.
– Уявляйте, якою може бути реакція колег на ваш голос (наприклад, запитайте себе, чи чують вас інші працюючі, коли ви голосно смієтесь, і яким чином це впливає на їхню роботу).
– Не використовуйте спікерфони в індивідуальному робочому місці.
– Не обговорюйте конфіденційні питання в індивідуальному робочому місці.
– Пам'ятайте, що все, сказане вами, може бути почутим і оціненим вашими колегами та начальством.
– Уникайте приватних телефонних розмов протягом робочого часу (крім коротких перерв та перерви на обід).
– Максимально мінімізуйте вживання їжі в вашому індивідуальному робочому місці – тут не може пахнути, як у міні-кафе. Дотримуйтесь загального правила – чим менше відволікаючих, «неробочих» предметів на вашому столі, тим краще. (їжа стоїть першою у переліку подібних предметів).
– Не забувайте, що ваше індивідуальне робоче місце є відображенням вашої індивідуальності. Стежте за його чистотою і порядком.
4. Як берегти та ефективно використовувати робочий час
правило етикет офіс візит
За своєю суттю етикет – це вияв поваги до інших з максимальним урахуванням їх інтересів. Важливим і водночас простим засобом вияву поваги у бізнесі є прояв поваги до часу. Завжди поважайте свій та чужий час. Вміння правильно та ефективно використовувати час – надзвичайно важливий елемент ділового етикету. Крім демонстрації вашої організованості та вміння справлятися з великим обсягом роботи, ефективне використання часу також позитивно впливатиме на ваші стосунки з колегами та клієнтами. Нікому не подобається втрачати свій власний час через особу, яка постійно запізнюється на зустрічі або ж не в змозі завершити роботу до визначеного терміну. Звичайно, інколи об'єктивні обставини не дають можливості бути на місці вчасно або ж закінчити завдання у заплановані строки, і ніяке планування тут, на жаль, не допомагає. Усвідомлюючи таку можливість і незважаючи на неї, треба завжди намагатися уникати таких ситуацій, коли б час гаявся марно. Не будемо забувати, що у світі бізнесу час – це гроші.
Всі усвідомлюють, що не завжди можливо виконати роботу вчасно. У діловому світі подібні ситуації не рідкість. Однак надзвичайно важливо не робити для себе звичкою подібні затримки та пропуски визначеного терміну. Адже якщо ви постійно невчасно виконуєте поставлене завдання, це відповідним чином характеризує вашу здатність організувати свою роботу. У тому разі, коли затримка очевидна і ви ніяк не можете її уникнути, вам необхідно ще до визначеного терміну повідомити про це усі зацікавлені у вашій роботі сторони, обов'язково вказавши причини, що призвели до виникнення подібної ситуації. При цьому ви повинні також назвати новий, на вашу думку, реальний термін виконання завдання, і потім докласти всіх зусиль для того, щоб робота була виконана вчасно. Одна затримка у строках не стане кінцем вашої кар'єри; дві затримки дадуть підставу колегам та начальству поставити під сумнів якість ваших здібностей та вмінь; три затримки і більше – і ви можете лишитися без роботи!
Щоб уникнути подібних небажаних для вас ситуацій, спробуйте дотримуватися цих орієнтирів при використанні вашого робочого часу:
– Використовуйте тільки один календар, один діловий щоденник.
Занотовуйте усі ваші зустрічі, справи, які необхідно виконати, та відповідні строки виконання і т.ін. лише в одному календарі/діловому щоденнику. Маючи під рукою лише один розклад, який допоможе чіткіше уявляти загальну перспективу, ви будете більш підготовлені до виконання поставлених завдань, а також зберігатимете час, тому що не будете перегортати сторінки шести різних щоденників.
– Намагайтеся не планувати собі роботи більше, ніж ви реально можете виконати, і завжди залишайте при цьому час на непередбачені події.
Наприклад, ви можете планувати ваші зустрічі з певним розривом у часі, тоді у разі, коли попередня зустріч триватиме більше зазначеного часу, наступна все одно почнеться вчасно, без затримки. Вибрати те, що ви плануєте до свого робочого розкладу, означає визначити завдання, які потребують виконання, а також встановити свої пріоритети.
– Організовуйте свій розклад:
підтверджуйте заплановані зустрічі; уточнюйте деталі, пов'язані з розташуванням місця зустрічі, списком присутніх та колом питань, що розглядатимуться; заздалегідь готуйте необхідні матеріали та складайте їх у відповідному порядку; плануйте ваш маршрут; виходьте раніше, щоб раніше (на кілька хвилин) бути і у призначеному місці. Це дозволить вам ще раз продивитися ваші записи; оглянути місце, де вам доведеться працювати, що додасть вам необхідної впевненості, а також допоможе передбачити (і вирішити) проблеми, які можуть виникнути. А це у свою чергу заощадить багато часу. Простим і при тому досить надійним засобом уникати запізнень може бути звичайна перестановка стрілок вашого наручного годинника, як і годинника в офісі та машині, на 5–7 хвилин вперед. Таким чином, навіть «запізнюючись», ви все одно будете вчасно. Якщо ж ви за якихось причин все-таки запізнюєтесь, обов'язково попередьте про це особу, яка чекає на вас.
