Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім’ям та по батькові кожного гостя в тому порядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому розташований стіл і послідовність розміщення місць, починаючи від вхідних дверей.
Якщо бенкет одночасно проводиться у кількох залах, у кожному з яких є по кілька столів, рекомендується інша система попереднього ознайомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному на видному місці, вивішують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім’я та по батькові кожного з них, номер залу або його назву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть ознайомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номерами своїх місць.
Перед запрошенням гостей до банкетного залу в аванзалі їм пропонують аперитиви для втамування спраги та збудження апетиту. Із безалкогольних напоїв пропонують соки, мінеральні столові води, газовану воду або охолоджену воду з льодом. Солодку воду не подають, бо вона знижує апетит.
Кращими соками для аперитиву вважають лимонний, грейпфрутовий, гранатовий, виноградний (із несолодких сортів винограду). Із вино-горілчаних напоїв як аперитив пропонують вермут (вважається, між іншим, кращим напоєм для аперитиву), шампанське (сухе або напівсухе), природні натуральні вина — біле або червоне, а також коньяк і горілку.
Розрізняють три види аперитиву: одинарний, комбінований і змішаний. Одинарним називається аперитив, який має лише один вид напою, наприклад, тільки вермут або шампанське. Комбінований — два і більше видів напоїв, розлитих у чарки, келихи, зокрема, вино, коньяк або горілка. Змішані аперитиви — це спеціально приготовані суміші різних напоїв, наприклад, несолодкі коктейлі.
Аперитиви подають гостям на невеликих підносах, накритих серветками. Часто до них як закуску пропонують нарізаний шматочками лимон, маслини, мигдаль чи інші горішки. Нерідко під кінець прийому гостям подають коктейль або аперитив, а потім каву.
Схеми розсадки та форми столів, які використовуються при проведенні дипломатичних прийомів.
Для прийомів з розсадкою обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осіб -діаметром 4,50 м; для тридцяти осіб - діаметром 6,50 м. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.
За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб - зі стороною 6,30 м.
За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При "французькому" розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при "англійському" - за торцями. При "французькому" розміщенні за кожною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись непарна кількість осіб. Для 10-12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п'ять осіб, у другому - по п'ять осіб за довгими сторонами і по одній -за короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для 30 осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.
При "англійському" розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфігурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при "французькому" розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбувається в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки дозволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу надане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 - 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.
Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе використання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або овального столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер "П", "Ш", "Т", у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.
Інший варіант розміщення за прямокутним столом ("англійське" розміщення) на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять за торцями столу один напроти одного (схема 4,5).
Однак, при такому розміщенні чергування чоловік-жінка можливе лише тоді, коли за столом сидить 6, 10, 14, 18, 22 тощо особи. Якщо учасників прийому 8, 12, 16, 20 тощо (число, кратне чотирьом) для чергування чоловік-жінка необхідно змістити господиню на одне місце (схема 6).
Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять один напроти іншого (схема 8).
Варіант розміщення за столом П-подібної форми на прийомі, де присутні офіційні особи та їхні жінки/чоловіки. Господар і господиня сидять поруч. Напроти господарів нікого не садять (схема 9).
3. Харктеристика меню дипломатичних прийомів
При складанні меню необхідно враховувати смаки гостей, їхні культурні й релігійні традиції. Треба пам'ятати, що деякі гості з релігійних мотивів або через стан здоров'я можуть потребувати спеціальну їжу. Наприклад, мусульмани та особи юдейського віросповідування не їдять свинини, а також продуктів, до складу яких входить свинина. Гостю індуїстської віри не слід пропонувати яловичину. Серед гостей зустрічаються вегетаріанці. Тому варто заздалегідь з'ясувати дієтологічні обмеження гостей. На відповідних кувертних картках може ставитися малопомітний знак, який дозволить офіціанту не переплутати, які блюда можна подавати даному гостю.
На прийомі, який влаштовує дипломатичне представництво, варто включити в меню національні страви, приготовлені особливим, специфічним для цієї країни способом. Таким блюдом може бути десерт із фруктів, якими відома ця країна. Жестом особливої поваги до іноземної делегації вважається включення в меню блюд, традиційних для країни гостя. Не буде помилкою поцікавитися, якій кухні віддає перевагу почесний гість. Як правило, отримана відповідь - "жодних особливих побажань". Однак, якщо в гостя є проблеми зі здоров'ям, протокольна служба повідомляє про це приймаючу сторону.
При організації дипломатичних прийомів загальноприйняті правила подачі блюд та сервірування столу дотримуються неухильно (чергування блюд, відповідність напоїв закускам тощо). Сучасна міжнародна практика еволюціонує в бік спрощення прийомів: обмежується подача спиртних напоїв, занадто дорогих блюд. Водночас спостерігається намагання організаторів прийомів надати протокольним заходам національний колорит.
Для прийомів з розсадкою друкуються меню на одинарних або подвійних аркушах, які розкладаються на столах. Меню для офіційних заходів може містити елемент державної символіки, зазначення, з якого приводу або на чию честь дається прийом.
На прийомі прийнято використовувати посуд високої якості: кришталь, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні створюють атмосферу святковості й комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя.
Для чіткого й організованого проведення прийому заздалегідь продумується його сценарій. Передбачається місце зустрічі гостей господарями в аванзалі. Виділяються співробітники для зустрічі гостей біля під'їзду або у вестибюлі. Розподіляються обов'язки співробітників організації, яка влаштовує прийом. Це особливо важливо для прийому типу "коктейль" або "а-ля фуршет". Представники господарів повинні вельми коректно виявляти увагу гостям (підтримувати бесіду, знайомити з присутніми, пропонувати пригощення, наливати напої) з тим, щоб не бути занадто надокучливими. Якщо прийом, крім безпосереднього пригощення, передбачає організацію концерту, виставки, показ кінофільму тощо, необхідно потурбуватися про їх органічне включення в загальний сценарій заходів.
Меню, час і черговість подачі окремих блюд, графік перерв у ході обслуговування для виступів із промовами й тостами заздалегідь узгоджуються з обслуговуючим персоналом. Для успішного проведення відповідального прийому й обслуговування гостей доцільно запросити кваліфікованого метрдотеля або доручити цю справу підготовленій особі.
Напої для дипломатичних прийомів
Під час урочистого прийому (обід, вечеря тощо) за столом подають 3—4 види різних вин, до кожної страви — своє. При влаштуванні прийомів потрібно знати і дотримуватися таких правил:
— келихи не наповнюють доверху, а лише до половини або не доливають на два сантиметра до верхнього краю;
— вино ніколи не пропонують до апельсинів та інших цитрусових, до солоного або копченого м’яса чи риби, суто овочевих страв, яєць і шоколаду;
—вино повинно бути потрібної температури:
— шампанське і шипуче вино — 5—6 °С;
—біле вино — 12 °С, червоне — 16—18 °С;
—сухе вино подають до солодкого;
—солодке вино — перед міцним;
—дешеве — перед дорогим і вишуканим.
Щоб смак червоного вина був кращим, воно повинно постояти при кімнатній температурі та не менше години без корка, нагрівають його поступово, щоб не зашкодити смаку й аромату.
До темного м’яса і м’яса дичини підходить червоне вино, до білого м’яса, риби і птиці — біле. Біле вино можна подавати також до закусок, легкої їжі з м’яса і риби, сиру, раків.
