- Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого відрядження у ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші заходи, пам'ятайте про існуючі традиції — у деяких країнах запізнення розцінюється як надзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою надзвичайною грубістю буде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом хороших манер.
Під час свого відрядження в Аргентину, Антон Нечитайло був запрошений на обід зі своїми партнерами з місцевої фірми. Намагаючись створити найкраще враження, Антон прийшов у банкетний зал за 10 хвилин до зазначеного часу. Здивований відсутністю інших запрошених, він знервовано ходив по залу. Коли ж через 40 хвилин прибули організатор вечора та інші гості, Антон поспішив їм назустріч зі словами привітання. Не знаючи, що в Аргентині прихід на той чи інший захід із запізненням — давній звичай, він поставив себе у невигідне становище, сказавши організатору обіду: "Схоже, що тільки я маю точний годинник".
- Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країни вашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, після вибору у магазині потрібного товару з'ясувати, що сума, яку ви маєте і яка здавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів США.
Ніколи не відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевої валюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити, що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші на таксі та телефонний дзвінок.
- Дізнайтеся, що є прийнятним, а що — поганим подарунком у країні відрядження.
Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера, не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди ви збираєтесь. Так, міцні алкогольні напої, свинина вважаються неприйнятними для мусульман. В Індії, де корова є священним створінням, необхідно уникати подарунків, зроблених зі шкіри, кісток і т. ін. тварини.
Колір подарунка часто може мати спеціальне значення у тій чи іншій країні. Так, в Італії, Франції та Бельгії білі хризантеми — квіти, що, як правило, приносять на похорони; у Німеччині на похорони приносять, крім білих, і жовті хризантеми. У Бразилії колір смерті — фіолетовий. У Японії уникайте подарунків та обгорток для них червоного, чорного та білого кольорів, які є тут кольорами, що супроводжують похорони. У Сінгапурі та Китаї червоний колір вважається щасливим, а білий — кольором смерті.
Беріть до уваги кількість предметів, які входять до подарунка. У деяких країнах певні числа мають особливі значення. Так, у Японії, Китаї, Сінгапурі не варто вручати подарунок, що складається з чотирьох предметів (наприклад, чотири келихи для вина або пива). У багатьох країнах світу 13 — нещасливе число. У Європі негативне враження справляє подарунок, який складається з 12 предметів і тому сприймається як куплений дешево ("дешевше не по одному, а дюжиною").
Часто нейтральний подарунок може виявитися абсолютно не підходящим. Так, квіти, що широко визнаються як один із найбільш універсальних подарунків, у Єгипті приносять лише хворим. В Японії їх також приносять у ситуаціях, пов'язаних з хворобою або смертю.
4. Вдале завершення ділової поїздки
Якщо ви маєте вільний день після повернення з відрядження, повною мірою використайте його, щоб підготувати звіт про поїздку. Якщо ви раніше не підбили підсумки вашої поїздки, найкраще витратити на це певний час зразу після повернення. Імовірність того, що начальник (а може, і не тільки він) захоче зразу ознайомитися з результатами вашого відрядження і отримати повний звіт про нього, дуже висока. І ви як розумна і далекоглядна людина маєте бути готові.
Складаючи ваш звіт та думаючи про подальшу роботу, пов'язану з вашим відрядженням, зверніть увагу на такі моменти:
- Перевірте, якими були цілі вашої поїздки і у зв'язку з цим, які завдання були поставлені перед вами. Дуже бажано, щоб у ході поїздки ви вели щоденник, куди б заносили усю цікаву та важливу інформацію, яку отримали під час відрядження. Такого роду записи, безумовно, допоможуть вам чіткіше сформулювати висновки та пропозиції.
- Якщо у вашій фірмі існують спеціальні, особливі вимоги щодо правил оформлення звіту, безумовно виконуйте їх, не забуваючи про правильність вашої мови.
- Зберігайте усі чеки та документи, пов'язані з вашою поїздкою, включаючи посадочні талони та рекламні матеріали, які ви, можливо, отримали від своїх партнерів.
- Якщо ви робили фотографії осіб, з якими працювали, подій, у яких брали участь, намагайтеся проявити, надрукувати та за необхідності відправити їх якнайшвидше.
- Складіть перелік проведених вами зустрічей та переговорів; підготуйте інформативні довідки про партнерів, клієнтів, з якими ви працювали. Ви можете використати цей список при підготовці листів-подяк, а за відповідних умов — для відправки невеликих підходящих подарунків.
- Свій робочий графік після повернення з поїздки складіть таким чином, щоб ви мали достатньо часу для зустрічей та переговорів, пов'язаних з вашою роботою під час відрядження. При цьому будьте готові відповісти на будь-які питання, що можуть виникнути. Варто приділити завершенню справ по поїздці особливу увагу, відклавши за можливості всю іншу роботу.
- Говорячи про результати відрядження; клієнтів, з якими ви працювали/встановили контакти; подальші перспективи певного проекту/програми і т. ін., будьте максимально позитивні. У разі, коли під час поїздки виникли проблеми або суперечності, продумайте свій варіант вирішення чи своє пояснення ситуації до того, як ви почнете говорити про труднощі.
- Не забудьте подякувати усім, хто сприяв позитивному вирішенню питання щодо необхідності вашої поїздки, а також сказати, як багато означає для вас продемонстрована віра у ваші здібності та надана можливість проявити себе.
5. У вас у гостях діловий партнер-співвітчизник
Приймаючи в гостях свого бізнес-партнера, клієнта чи просто ділового знайомого, робіть усе можливе для того, щоб його поїздка була якомога приємнішою. Якщо політика вашої компанії чи фірми передбачає оплату гостям подорожі, але покладає на них планування свого перебування, повідомте про це своїх майбутніх гостей та запропонуйте усю можливу допомогу. Якщо політика вашої компанії дозволяє вам планувати перебування ваших гостей, з'ясуйте (не наполягаючи на цьому), чи бажають ваші гості скласти власний план поїздки або ж розраховують у цьому на вас. Як правило, більшість гостей віддає перевагу самостійному плануванню. У будь-якому разі чітко визначте існуючу політику своєї компанії щодо цього питання.
Немало гостей готові віддати вам ініціативу у плануванні їхньої поїздки. У такому разі якомога раніше з'ясуйте їх побажання щодо поселення у готелі та їх розміщення там. Також, можливо, вам доведеться займатися їх авіаквитками. Щоб вдало відпрацювати цю частину програми, дізнайтеся, чи є у гостей особливі побажання щодо авіакомпанії та часу польоту. Якщо ваша фірма сплачуватиме усі дорожні витрати гостей, попередьте їх про необхідність зберегти усі необхідні для цього документи.
Після вирішення усіх питань, пов'язаних з дорогою, поселенням та розміщенням, повідомте гостей про результати та переходьте до складання переліку необхідної та корисної інформації.
Цей перелік включатиме:
- інформацію про політ до місця призначення та зворотний політ: номери рейсів; час і місце відправлення та прибуття; назву авіакомпанії та її телефонні номери;
- інформацію про наземний транспорт: підтвердження замовлення на машину; номер замовлення; іншу можливу інформацію про наземний транспорт;
- інформацію про поселення: назву готелю, у якому заброньовані номери; розташування готелю; номери телефонів та номер замовлення;
- список запланованих зустрічей;
- інформацію про організацію харчування та замовлення столів на ділові сніданки, ланчі та обіди (якщо вони були зроблені);
- коротку інформацію про бізнесменів, з якими будуть проходити зустрічі та переговори;
- контактний(і) телефон(и) та ім'я особи, з якою за необхідності можна зв'язатися.
При складанні програми візиту ваших гостей зверніть увагу на такі моменти:
- За можливості заплануйте прибуття гостя (гостей) напередодні проведення зустрічей та переговорів. При цьому поставте усі зустрічі першого робочого дня на пізній ранок, це надасть прибулим можливість максимально повно відновити свої сили після дороги.
- Намагайтеся не переповнити програму для ваших гостей, включивши до неї надто багато справ, які необхідно зробити. Так, якщо гості цілий день провели на зустрічах та переговорах, краще запланувати для них ранню вечерю у спокійній обстановці, ніж вечерю, потім відвідання театру і нарешті пізній прийом.
- Як тільки ви підготували програму візиту, якомога швидше відправте її факсом чи електронною поштою гостям для того, щоб вони мали час для остаточного затвердження її. З наближенням дня прибуття гостей ви можете ще раз зателефонувати їм, щоб остаточно підтвердити всі деталі і, можливо, за необхідності внести певні зміни.
Коли ви зустрічаєте ділового гостя-співвітчизника, ваші обов'язки такі самі, як і при зустрічі будь-якого гостя. Виявляйте турботу про нього, приділяючи максимальну увагу з ранку до вечора. Крім усього іншого це означає:
- підтвердження домовленостей і^;одо способу транспортування гостя з готелю до офісу фірми і назад;
- надання необхідних карт з визначеним маршрутом до офісу та від нього (у разі, коли ваш гість сам водить машину);
- зустріч гостя при вході та супроводження його до залу переговорів;
- забезпечення гостя прохолодними напоями, кавою або чаєм;
- подяку гостеві за те, що він приїхав;
- уважне слухання його виступу та зауважень;
- надання гостю певного вільного часу в ході робочого дня. Багато хто позитивно сприймає можливість мати короткий перепочинок, перерву між пізніми-денними засіданнями та вечерею.
Якщо ви — гість, ваші обов'язки не такі широкі та складні. У будь-якому разі неодмінно висловлюйте вдячність за турботу та увагу, надані вам господарями. Усі свої зауваження і можливе певне незадоволення тримайте при собі. Наприкінці вашого візиту ще раз подякуйте вашому господарю (вашим господарям) за все, що вони зробили для вас. Після повернення додому надішліть на адресу фірми, компанії, яка вас приймала, лист-подяку.
6. Як вдало прийняти зарубіжного гостя
Нині більше ніж раніше ми працюємо із зарубіжними партнерами. Цей процес передбачає не тільки наші поїздки за кордон, але і візити до нас бізнесменів із багатьох країн світу. Тому надзвичайно важливим є розуміння і правильне сприймання поведінки представників інших культур. Так, важко очікувати від бізнесмена з Азії при зустрічі з вами прямого погляду в очі, що є обов'язковим виявом поваги, уваги, відкритості в європейській, північно- та південноамериканській, а також австралійській ділових культурах. Для жителя Азії саме непрямий, відведений погляд є виразом поваги до співрозмовника. Отож, при зустрічі та співпраці з представниками інших країн запорукою успіху стає розуміння та повага своєрідності їх культурних традицій та звичаїв.
Для того, щоб допомогти зарубіжному гостю не відчувати себе стороннім, чужим у незвичних умовах незнайомої країни, необхідно:
- Ознайомитися з основними фактами історії, культурними особливостями та традиціями країни вашого зарубіжного гостя.
Простіше кажучи, вам треба знати та розуміти, звідки приїхав ваш гість. Уявіть собі ситуацію, коли під час вашої зарубіжної поїздки вас почнуть запитувати про життя донських козаків, і ви зможете зрозуміти, наскільки важливо знати країну зарубіжного ділового партнера. Ви повинні також бути у курсі поточних подій, що відбуваються в країні гостя.
Іван Гнатюк зустрів свого ділового партнера — канадця з Монреаля, який прилетів на переговори. По дорозі з аеропорту Іван, за нормами ділового етикету, розпочав неформальну бесіду, задавши питання: "Я знаю, що Канада дуже схожа на США, то які американські поп-артисти найбільш популярні у вас в Монреалі?" Іван забув (чи не знав), що канадці дуже гостро і негативно реагують на зауваження щодо схожості їх країни на південного сусіда: на їх думку, це свідчить про невизнання канадської своєрідності та самобутності. До того ж, франкомовна провінція Квебек, де розташований Монреаль, історично тісно пов'язана з Францією (мовою, традиціями, звичаями, культурою, в тому числі і музикою), і її жителі усіма способами намагаються демонструвати і підкреслювати свою особливість і своєрідність навіть у відносинах зі своїми співвітчизниками, які проживають в англомовних провінціях та територіях країни.
- Знати та правильно використовувати прийняті форми привітання та відповідні титули. Дуже простий жест — правильне, поважливе звертання до вашого зарубіжного гостя зразу продемонструє ваш професіоналізм, а також буде виявом вашої поваги як до конкретної особи, так і до культури його країни.
Павло Науменко зустрів в аеропорту партнера своєї фірми — жителя Гонконгу. Він упевнено привітав гостя низькими поклонами, що протягом кількох днів тренував вдома. Гість здивовано спостерігав за діями Павла: китайські бізнесмени вітаються, потискаючи один одному руку. Поклони як форма привітання традиційно використовуються в Японії.
- Знати та поважати традиції і звичаї країни вашого гостя, пов'язані із вживанням їжі та напоїв.
Враховуйте, коли прийнято снідати, обідати, вечеряти у країні ваших гостей. Так, у Греції та Єгипті ланч, як правило, починається о 14.00. Для Іспанії, Мексики звичний час для початку ланчу — 13.30. У США, Португалії, Франції — 12.00—12.30. Ланчі, як правило, тривають від однієї до двох годин. Вечірні обіди також починаються у різний час: у США — з 18.00 до 19.00; у Франції — о 20.00 і пізніше; у Мексиці — о 20.30 чи 21.00; в Італії — о 20.00.
Важливо також враховувати існуючі у кожній країні звичаї щодо обговорення ділових питань під час сніданку, ланчу чи вечірнього обіду. Так, ділові сніданки можна вважати найменш поширеними серед ділових їж у різних країнах світу (вважається, що найбільш популярні вони у США). Ділові вечірні обіди не прийняті у Португалії, Франції. Без сумніву, ділові ланчі — найбільш поширена в усьому світі форма ділової їжі. Щоправда, в деяких країнах бізнесмени, практично, не використовують час їжі для обговорення ділових питань. Так, у Франції ділові люди інколи говорять, що "бізнес обговорюється між грушами та сиром", маючи на увазі, що для ділових питань відводиться короткий проміжок часу наприкінці їжі.
Якщо зарубіжний гість виявив інтерес до кухні вашого рідного краю і бажає спробувати різні місцеві блюда, підіть йому на зустріч; але ні в якому разі не підштовхуйте його до вживання незнайомої та незвичної їжі. Також дуже уважно ставтеся до можливих існуючих обмежень у вживанні певних продуктів: мусульмани не їдять свинину; індуси — яловичину. Ознайомтеся з культурними традиціями вашого гостя і щодо вживання алкогольних напоїв.
- Завжди зустрічати гостя в аеропорту (або забезпечувати зустріч вашим співробітником).
Коли до вас приїжджає діловий партнер-співвітчизник, зустріч його в аеропорту бажана,ю але не обов’язкова. У ситуації із зарубіжним гостем зустріч в аеропорту – особливо важливий крок щодо виявлення поваги до представника іншої культури. Уявіть собі, наскільки комфортніше та впевненіше ви почуватимете себе на початку закордонного відрядження, коли знатимете, що вас будуть зустрічати прямо в аеропорту вашого місця призначення.
- Забезпечити наявність квітів, фруктів або солодощів у готельному номері, де проживатиме ваш зарубіжний гість.
Це дуже люб'язний жест, який допоможе гостю відчути щирість ваших привітань. Якщо ж надані гостю фрукти, солодощі або квіти відповідатимуть персональному смаку гостя, такий варіант буде ідеальним. Замовляючи квіти для готельного номера гостя не забувайте про те, що у деяких країнах різні квіти або їх колір можуть мати особливе, специфічне значення.
Сергій Ревень був запрошений на обід до свого мексиканського колеги додому. Бажаючи бути чемним гостем, Сергій купив чудовий букет жовтих гербер для господині. Вручаючи квіти, він помітив, що настрій господині різко змінився з радісного на сумний, та і всі присутні стали тихими й невеселими. Сергій не знав, що у Мексиці жовтий колір асоціюється зі смертю.
- Забезпечити засіб пересування гостя на весь час його перебування. Можливо, найприйнятнішим варіантом є надання вашому гостю машини з водієм. У такий спосіб ваш діловий партнер зможе спокійно знайомитися з пам'ятками архітектури та мистецтва, за бажанням їздити у магазини без вашої присутності.
- Підготувати цікаву програму вечірніх заходів для гостя.
Ваш зарубіжний партнер/клієнт, очевидно, захоче отримати якомога більше задоволення від знайомства з місцевою культурою. Не забувайте, що багато речей, які сприймаються вами як само собою зрозумілі елементи щоденного буття, наприклад, обід на борту корабля під час кількагодинного круїзу по річці, можуть сприйматися вашим гостем як особлива і захоплююча подія. Якщо ваш гість прибув з членами своєї сім'ї, організуйте для них підходящу програму.
- Показати гостю, як живуть українці.
За можливості запросіть гостя до себе додому. Ознайомте його з матеріалами про ваше рідне місто, край. Якщо для вашого партнера це перший приїзд, організуйте для нього екскурсію по місту. Намагайтеся допомогти зарубіжному гостю краще зрозуміти українців, у тому числі і вас.
- 3 розумінням ставитися до можливих помилок у сфері етикету з боку вашого зарубіжного гостя. Спокійно сприймайте невідповідності у поведінці гостя, викликані різницею культур. У крайньому випадку, коли дії гостя різко розходяться з існуючими у вашій культурі нормами, ви можете (обов'язково у приватній обстановці) делікатно сказати йому про це і пояснити існуючі правила.
Висновок
При виконанні курсової роботи ми ознайомилися з:
- плануванням та підготовкою до ділових поїздок;
- етикетом у дорозі;
- підготовкою до відрядженню за кордон;
- тим, коли у гостях діловий партнер – співвітчизник, та зарубіжний гість.
Література
1. Деловой протокол и этикет. — М., 1996.
2. Деловой этикет. — К., 2001.
3. Льюис РД. Деловые культуры в международном бизнесе. — М., 1999.
4. Соловьев Э.Л. Этикет делового человека: организация встреч, приёмов, презентаций. — Минск, 1994.
5. Тимошенко Н.Л. Вітання та рекомендування // Політика і час. — 1998. — № 10. — С. 66—67.
6. Ягер Д. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. — М., 1994.
7. Axtell Е. R. Gestures: The Do's and Taboos of Body Language Around the World. — N.Y., 1998.
8. Bell H.A., Williams G.G. Intercultural Business. — N.Y., 1999.
9. Lichtenberg R. Work Would Be Great If It Weren't For The People: Making Office Politics Work For You. — N.Y., 1998.
10. Morgan J. Debrett's New Guide to Etiquette and Modern Manners. — London, 1996.
11. Morrison Т., Conaway W., Douress J. Doing Business Around the World. — Paramus, 1997.
12. Peterson B. Cultural Intelligence: A Guide to Working with People from Other Cultures. — Yarmouth, 2004.
13. Sabath M. Business Etiquette: 101 Ways to Conduct Business with Charm and Savvy. — Franklin Lakes, 1998.
14. Zheng S. Enhance Your Image Quotient: Yo.ir Guide to Personal Branding. — Singapore, 2004.
