· Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
· Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Документовед должен знать:
· законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
· порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
· методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
· порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
· организацию архивного дела;
· нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
· основы программирования;
· методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
· основы эргономики, социальной психологии, социологии;
· документообразование;
· отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
· основы экономики, организации труда и управления;
· законодательство о труде;
· Правила внутреннего трудового распорядка;
· правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ____________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Функциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.
2.2. Документовед:
2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.
2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. ПРАВА
3.1. Документовед имеет право:
3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Документовед несет ответственность за:
4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
ТЕМА 4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
При изучении данной темы следует обратить внимание на следующие вопросы:
· роль номенклатуры дел в организации работы с документами;
· виды номенклатур дел, их назначение;
· основные критерии качества номенклатуры дел.
Вопросы для самостоятельной подготовки
1. Полифункциональность номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).
2. Роль номенклатуры в формировании дел.
Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.
Цели создания:
· закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
· закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
· служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
· является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
· становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.
В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.
Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.
Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.
Задания
1. Проанализируйте следующие заголовки дел и определите правильность их составления:
Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
· автор документа (название организации, структурного подразделения);
· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
· вопрос или краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность дела.
Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):
· Приказы генерального директора и заместителя генерального директора по основной деятельности и личному составу
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
· Переписка со школами Северо-Восточного округа по организации работы школьных библиотек
2. Начертите форму сводной номенклатуры дел организации и оформите ее в соответствии с установленными правилами.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Сводная номенклатура дел организации.
|
Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________________ ___________________________ (Место составления) |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Личная подпись Расшифровка подписи |
Название раздела
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Наименование должности руководителя
Службы делопроизводства организации Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
|
ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _________ № _________ |
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного утверждения От _________ № _________________ |
[1] Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90
