Информационное обеспечение предприятия

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.














2.    Технология информационной деятельности

                  Информатизация менеджмента в современных условиях ба­зируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя:

-         формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением но­вейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

-         организацию про­изводства и сферы распределения информационно-вычислитель­ных услуг;

-         отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

-         внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управле­ния, а также создание для этого необходимых материально-техни­ческих, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более эко­номичной и рациональной организации информационных процес­сов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазо­на анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использова­ния электронно-вычислительной техники позволяет повысить мно­гократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

-         создания самих вычислительных машин;

-         создания для них программного обеспечения;

-         подготовлен­ности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и на­кладные расходы:

-         значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

-         обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

-         заменяет в кон­торском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

-         в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескас­совых связей с банками и финансовыми учреждениями.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

-         ЭВМ крупногабаритные и персональные;

-         микропроцессоры;

-         средства телекоммуникаций;

-         электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

-         средства автоматизированной обработки текстовой информации.

ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечи­словой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера.

Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фир­мах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обра­батываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на тек­стовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с примене­нием технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ. В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:

-         разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

-         контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса произ­водства;

-         расчета заработной платы;

-         контроля за поступлением заказов;

-         анализа данных о сбыте продукции;

-         регистрации поступления платежей;

-         ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контро­ля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступаю­щих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автомати­ческого печатания текста с голоса без использования машинистки.  Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирмен­ную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновре­менном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной об­работки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических пока­зателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее произ­водственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относи­тельно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточня­ется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласован­ности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непре­рывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации де­лается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за уком­плектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольне­нием работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс по­лучения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения со­временных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в совре­менных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ори­ентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учрежде­ний, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различ­ных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последователь­ные этапы:

-         автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

-         использова­ние устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фото­наборных устройств;

-         интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

-         объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

-         использование всего ком­плекса технических средств обработки информации, переход к единой системе об­работки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципи­ально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не мо­жет осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и ре­дактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлек­ло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельно­сти, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систе­матизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8



Реклама
В соцсетях
рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать