Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой - через банк), товарно-транспортные накладные и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами формы № М-4 (Приложение 5). Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор. Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения
При перевозке материалов автотранспортом, в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (Приложение 6). Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.
На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).
Отпуск материалов со склада оформляют требованиями-накладными формы № М-11 (Приложение 7), которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остаётся в цехе, второй, с распиской получателя – у кладовщика.
В процессе производства происходит передача материалов между структурными подразделениями организации. Эти операции оформляются накладными на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (Приложение 8)
Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля нормируются в пачки и передаются затем в вычислительный центр. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии осуществляют контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).
Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведётся сальдовым методом. Бухгалтерия использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.
Ежедневно работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость. После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомости передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.
На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по cy6счетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.
Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.
Для обобщения и группировки информации о движении материалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях подсчитывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.
Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.
Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.
Глава 3. Совершенствование складского учёта в организациях РФ.
3.1. Организация контроля за учётом и движением МПЗ в организациях
Бухгалтерский учет в современных условиях является одной из универсальных функций управления производством, призванной осуществлять повседневный и действенный контроль за соблюдением установленных норм и нормативов, сохранностью собственности, а также обеспечивать получение достоверной и в то же время оперативной информации, необходимой для контроля за выполнением плана и принятия управленческих решений.
Следовательно, повышение роли учета материалов, объективность его информации зависят в первую очередь от форм и методов контроля, которые давали бы возможность оперативно, своевременно подводить итоги работы по экономии во всех звеньях производства, выявлять внутрицеховые резервы, своевременно искоренять факты бесхозяйственности и расточительства.
Усиление контроля за состоянием сырья и материалов и рациональном их использовании оказывает существенное влияние на рентабельность организации и в целом на её финансовое положение. Так как сырье и материалы составляют значительную часть имущества и затраты на их составляют до 80% в себестоимости продукции.
Основными направлениями повышения эффективности использования материалов является внедрение материалосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.
Рациональное использование материалов и сырья зависит также от полноты сборов и использование отходов и обоснованной их оценки.
Следует также отметить, что эффективность использования материалов во многом зависит не только от учета движения, но и от организации их хранения.
В сохранности сырья и материалов важную роль играют технические оснащенные складские помещения с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.
Одним из условий рационального использования производственных ресурсов является нормирование складских материалов.
Организации должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материала, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток может привести к срыву производственного процесса.
Для контроля за состоянием производственных запасов важное значение имеет организация складского учета запасов.
К организации складского учета материалов предъявляется следующие требования:
- склады предприятия должны быть специализированы, т.к. материалы различных физико-химических свойств требуют различных режимов хранения (например, контроль температуры и влажности);
- складские помещения оборудуются стеллажами, полками, шкафами, ящиками для хранения материалов;
- на каждый вид материала выписывается ярлык, в котором указывают его наименование, номенклатурный номер, марку, сорт, размеры, единицы измерения;
- для защиты свойств сырья требующего температуру ниже нуля, должно храниться в специальных холодильных камерах и др.
Кладовщик обязан своевременно информировать службу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм, а также об остатках материалов, длительное время находящихся без движения.
Бухгалтерии постоянно призваны осуществлять контроль за качеством норм и нормативов, принимать меры по пересмотру норм с учетом новой техники, технологии и изменений в организации труда и производства.
Использование норм в учете предполагает прежде всего лимитирование отпуска материалов в производство. Отпуск материалов на изготовление продукции не всегда является фактом использования этих материалов. Для правильного определения затрат важно контролировать расходование материалов в процессе производства продукции.
Внутренний контроль за расходованием материалов в процессе производства продукции организуется с учетом расходуемых материалов и технологии производства. Поэтому последующей стадией контроля за использованием материалов в производстве является выявление отклонений фактического расхода материалов от установленных норм. Основными методами выявления указанных отклонений являются: документальное оформление отклонений от норм; партионный раскрой материала; технический расчет с применением инвентаризации (инвентарный метод).
Способ документирования основан на документальном оформлении отклонении фактического расхода материалов от установленных норм, нормативов и условий. Такие отклонения во многих случаях возникают из-за несоразмерности некондиционности замены материалов, а также в результате неправильного их использования в производстве.
Обычно различные виды отклонений от норм по-разному оформляются в первичных документах. Так, документ на выдачу материала сверх лимита свидетельствует об отклонениях, которые требуют последующего анализа. Если же сверхлимитным отпуском перекрыть потери материалов за счет перерасхода или брака – это случай явных отклонений от норм.
При отпуске материалов, несоответствующих спецификациям и технологическому процессу производства продукции из-за несоразмерности или некондиционности и других причин, отклонения обычно определяют непосредственно в документах на отпуск материалов в производство. В них, как правило, указывают размер отклонений от норм по количеству, стоимости и причины этих отклонений.
При разовых заменах одного материала на другие, при использовании полноценного материала в замен отходов рекомендуется отпускать материалы по специальным сигнальным документам (требованиям на замену). В большинстве случаев при замене материалов удорожается их себестоимость и увеличивается трудоемкость их обработки. Поэтому в документах так же отмечают причины замены, размер отклонений по количеству и стоимости из расчета отпущенного материала.
Способ партионного раскроя основан на документировании результатов раскроя и выявлений отклонений от действующих норм расхода по материалам, подвергающимся раскрою на детали и заготовки частей продукции. Но этот способ применяют в крупносерийных и массовых производствах, в которых подача материалов на раскрой осуществляется партиями и продукция получается главным образом путем обработки полученных заготовок и изготовления их них отдельных деталей, частей и узлов, а затем механического соединения их в готовую продукцию. Поэтому здесь важен контроль за использованием материалов на первой операции превращения их в детали и заготовки.
Фактический расход материалов по каждой калькуляционной группе сравнивается с нормативным расходом по данной группе и устанавливаются факты отклонения от норм, которые с помощью коэффициентов, выражающих отношение отклонений к нормативному расходу, распределяются на соответствующие объекты учета затрат. То есть, достигается раздельное отражение в учете затрат материалов по нормам и отклонениям от норм.
В части контроля за сохранностью материалов на местах хранения и производственных участках используют инвентарный способ. Инвентаризация имущества имеет целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета. Рассматриваемый метод основан на балансе материальных ценностей.
Периодичность проведения подобных проверок отражена в учетной политике организации. Инвентаризация также может проводиться за менее короткий период по усмотрению самой организации.
3.2. Пути совершенствования учёта МПЗ
Оформление отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. С этой целью первичные документы на внутреннее перемещение и отпуск в производство материалов следует оформлять только в натуральных показателях. В конце месяца в бухгалтерии по данным первичных документов с помощью специального программного обеспечения происходит автоматическое списание на затратные счета материалов по учетным ценам, в качестве которых служат оптовые цены приобретения, определенные по методу ФИФО.
В целях совершенствования документального оформления отпуска материалов на производство можно предложить повысить контрольные функции первичного учета и ввести в обращение лимитно-заборные карты, которые предназначены, во- первых, для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых при выполнении работ систематически, например, растворитель, краска, а во-вторых, для текущего контроля за лимитами отпуска материалов на производственные нужды. С этой целью необходимо установить лимит отпуска материалов на производство, основываясь на прогрессивных нормах и плановых объемах их расхода реализации.
Лимитно-заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада в пределах предусмотренного лимита и резко сокращают число разовых документов. Однако их применение не позволяет контролировать использование материалов непосредственно в производстве.
Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать складской учет, что позволит механизировать обработку информации о внутреннем перемещении материальных запасов, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета движения материальных ценностей на предприятии.
Важной задачей работы предприятия является улучшение ресурсосбережения .Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учено-вычислительных работ, а также обеспечение строго порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др., ограничения числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов.
Важным условием эффективного использования материалов на производстве, является правильный выбор методов учета. Методология организации бухгалтерского учета материальных ресурсов предполагает выбор одного из нескольких методов их учета и оценки, который фиксируется в учетной политике предприятия. Для выбора метода необходимо провести анализ расхода материалов. Так определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, разрешается производить одним из следующих методов оценки запасов: по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО).
Кроме того, материалы на счете 10 "Материалы" могут учитываться либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовки), либо по учетным ценам. При учете материалов по учетным ценам (плановая себестоимость приобретения, средние покупные цены и др.) разница между стоимостью ценностей по этим ценам и фактической себестоимостью приобретения ценностей отражается на счете 16 "Отклонения в стоимости материалов".
Организации имеют право самостоятельно выбирать способ классификации материальных ресурсов. Классификатор должен в полной мере систематизировать имеющиеся на складах различные материалы, предполагать контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета, способствовать более точному распределению отклонений в стоимости материальных ценностей по направлениям затрат.
Важен также выбор метода учета на складе, который должен обеспечить оперативность и достоверность количественного учета на складе, систематический контроль за правильностью документирования операций по движению материалов и соответствия остатков материалов по данным складского учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
Заключение
На основании вышесказанного можно сделать следующие выводы:
1. В зависимости от роли, которую играют разнообразные материально-производственные запасы в процессе производства, их разделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.
2. МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
3. Аналитический учет материалов в бухгалтерии ООО «СФЭУИ» ведётся сальдовым методом. Бухгалтерия использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.
4. Проведенный анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «СФЭУИ» показал, что фабрика характеризуется стабильным экономическим положением, что способствует дальнейшему расширению и увеличению размеров ее деятельности.
5. Усиление контроля за состоянием сырья и материалов и рациональном их использовании оказывает существенное влияние на рентабельность организации и в целом на её финансовое положение.
6. В настоящее время определяющее значение приобретают качественные показатели, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Поэтому необходимо комплексно использовать природные и материальные ресурсы, максимально устранить потери и нерациональные расходы.
