Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).
Вопрос № 2: Порядок подготовки и оформления документов
При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.
Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.
Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.
Требования к содержанию документа
При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.
2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.
7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
8. В документе не должно быть помарок и исправлений.
Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
· нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
· точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
· краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;
· употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…; направляем на рассмотрение и утверждение…; проверкой установлено, что…);
· ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
· использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
· безличный характер изложения текста;
· употребление специальных терминов;
· использование сокращенных слов;
· использование универсальных слов с неопределенным значением;
· исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
· исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.
Бланки документов
Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.
Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.
Требования к оформлению и месту расположения реквизитов установлены ГОСТом Р 6_30-2003. Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:
· общий бланк;
· бланк письма;
· бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
· наименование организации;
· дата документа;
· место составления или издания документа.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды оперативно-распорядительной документации являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
· код организации;
· основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· наименование организации;
· справочные данные об организации.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
· наименование организации;
· наименование вида документа;
· место составления или издания документа.
