Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо АО «Стройдеталь» от 18.07.99 № 138/07-12
и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (без знака №), наименование, дату и номер основного документа, например:
Приложение 1
к письму АО «Маяк»
от 07.03.99 № 87/02-12
или
Приложение 3
к приказу начальника
УВД г.Белгорода
от 15.12.99 № 1088
Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами. В состав реквизита "подпись" должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы власти и управления, подписываются министром и, в исключительных случаях, по его поручению - заместителями министра.
Документы, направляемые другим организациям от имени министерства, подписываются министром или его заместителями.
Документы, направляемые в МВД, ГУВД, УВД, учреждения и организации органов внутренних дел и внутренних войск, подписываются министром, его заместителями и руководителями подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.
Если документ оформляется на бланке, то наименование учреждения входит в обозначение должности в обобщенном виде. Например:
Начальник
генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев
В документах, оформляемых не на бланках, наименование подразделения включается в состав наименования должности. Например:
Начальник УВД Смоленской области
генерал-майор милиции (личная подпись) Н.Г.Яковлев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и отделяются друг от друга тремя межстрочными интервалами.
Если документ подписывается несколькими лицами одной должности или одного ранга, их подписи располагаются на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Председатель комиссии Н.В.Петров
Члены комиссии: В.В.Сергеев
C.П.Юрьев
Г.С.Смирнов
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то его подписывает лицо, исполняющее обязанности соответствующего должностного лица, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Если для исполнения документа необходимо подготовить проект другого документа (ответа, сообщения, плана, нормативного акта и т.п.), то он должен быть согласован.
Согласование документа является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопросов и высокое качество подготавливаемого документа.
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами в подразделениях министерства (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других соответствующих министерств и ведомств РФ (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документов с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник БЮИ МВД РФ
генерал-майор милиции
Личная подпись А.В. Уваров
13.07.99
При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
от 10.01.99 №3
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Госстандарта РФ
от 06.01.99 № 7/05-09
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
- с организациями, интересы которых затрагивает документ;
- с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
- с общественными организациями (при необходимости);
- с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);
- с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Реквизит «Визы согласования документов» используют для внутреннего согласования документов. Виза означает, что начальник согласен с содержанием документа.
Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости – должность визирующего, например:
Юрисконсульт
Личная подпись К.И.Смелов
03.08.99
При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:
- составитель документа;
- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
- заинтересованные должностные лица других подразделений, организаций;
- общественные организации (при необходимости);
- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
- заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
- руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.
Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы – на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.
Визы руководителей министерств и ведомств проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части, визы руководства подразделений министерства - исполнителей и соисполнителей - в таком же порядке на втором экземпляре.
В необходимых случаях виза может состоять из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, даты. Исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в министерстве, внутренние документы визируют на первом экземпляре.
Визируются и поступающие документы лицами, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа.
Реквизит «Печать». Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.
Гербовая печать ставиться на документах, где воспроизведение печати специально предусматривается нормативным актом, например, на трудовых книжках, свидетельствах, дипломах и т.д.
Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами.
Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на договорах, удостоверениях, договоренностях, архивных справках.
ГОСТ Р 6.30 – 97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати на документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
