· знает, что результат его работы оценивается по тому, как он делает свое дело, и имеет представление о величине и способе вознаграждения за труд.
Таким образом, происходит «распределение полномочий» между менеджерами различных уровней. Важно, что работа каждого оценивается самим выполняемым этим менеджером делом, в частности, не зависит от личных взаимоотношений с начальством. Поэтому известный отечественный менеджер и публицист Ю.И.Мухин называет такую систему распределения прав и обязанностей «делократией».
Распространенным примером делократии является подрядный метод, при котором подрядчик получает от фирмы задание, правила приемки работы и ее оплаты в зависимости от качества, а также начальное финансирование, а все остальное - набор работников, организация трудового процесса, выбор поставщиков и т.п. - дело подрядчика, а не фирмы.
Таким образом, можно констатировать, что современная компания нуждается в грамотном управлении и должна мгновенно реагировать на постоянно изменяющиеся приоритеты в деятельности. Ведения бизнеса в рыночных условиях требует от руководителей способности четко знать и оперировать трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами предприятия. Руководитель обязан постоянно быть в курсе всех условий, иметь полный доступ к необходимой деловой информации, иметь возможность контролировать и направлять деятельность сотрудников.
Для решения этих задач на ООО «Диагностика-2» была внедрена Система оперативного управления компанией "Мотив". Она призвана осуществлять поддержки групповой проектной работы современного предприятия. "Мотив" позволяет руководству и сотрудникам совместно планировать, вести мониторинг действий персонала по выполнению задач, решать вопросы координации совместной деятельности в рамках проектов предприятия.
Функциональность программы рассчитана как на управляющий персонал, так и на обычных сотрудников. В организационной системе "Мотива" заложена система распределения полномочий между сотрудниками. Использование такой системы предполагает разграничение прав доступа к информации и ее представление в наиболее удобном формате. Это в свою очередь позволяет сотруднику сосредоточиться на выполнении задач с узкоспециализированной направленностью и, тем самым, ускорить общий процесс и оптимизировать выполнение проектов.
С помощью системы возможны ведение гибкой системы отчётов о ходе исполнения проектов. Вся важная информация, файлы и отчеты хранятся в базе данных, которая может быть доступна руководителю в любое время. Возможность просмотра текущих результатов деятельности позволяет совместно скоординировать действия, сделать поправки и необходимые уточнения, опираясь на отчетную информацию, доступную всем участникам конкретного проекта; создать сопутствующие подзадачи, способствующие более быстрому и эффективному решению задач.
Система "Мотив" позволяет вести мониторинг загруженности персонала, грамотно распределять трудовые ресурсы. Предусмотренное системой ведение базы персональных данных пользователей обеспечивает возможность доступа к персоналиям сотрудников, облегчит возможность взаимодействие руководителей и подчиненных вне предприятия или рабочего места.
Мы считаем, что внедрение аналогичных систем на другие предприятия позволит существенно улучшить сам процесс распределения полномочий между разными звеньями организации, что в конечном счете улучшит функциональность организации и положительно скажется на финансовых результатах ее деятельности.
4. Понятие «Должностной инструкции».
Рассмотрим, на примере Должностной инструкции финансового директора ООО «Диагностика-2», особенности структуры данного документа. Ниже приводим саму инструкции и наши комментарии к ней.
“УТВЕРЖДАЮ”
“___”______________________ 1999г.
Директор
______________________ /XXXXX В.В./
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
08.09.98г.
№____________
Москва
Финансовый директор осуществляет руководство финансами с позиции совершенствования экономической деятельности Компании, направленной на достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов, формирует финансовую политику Компании.
Подбирается из числа квалифицированных специалистов, имеющих высшее экономическое образование, обладающих хорошими организаторскими способностями и стаж финансово-экономической работы на руководящих должностях не менее трех лет.
Назначается Директором Компании. Подчиняется непосредственно Директору Компании.
В работе руководствуется нормативными документами, утверждаемыми в установленном порядке: "Должностной инструкцией", "Положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения", "Положением о планировании", "Положению мотивации персонала", и прочими письменными и устными указаниями Директора Компании.
Отвечает за организацию финансовой деятельности Компании, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана и эффективного использования основных фондовых и оборотных средств Компании.
Должен знать:
· Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по организации финансового учета и составлению планово-экономической отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности Компании;
· Структуру Компании и перспективы ее развития;
· Порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;
· Формы и порядок финансовых расчетов;
· Методы анализа хозяйственно-финансовой деятельности Компании.
ФУНКЦИИ
ОБЯЗАННОСТИ
Финансово-кредитное планирование
- Информационная
поддержка руководителей функциональных подразделений при разработке планов
(расходов, продаж, производств, инвестиций, закупок и т.д.);
- Формирование и совершенствование системы планирования;
- Координация процесса обмена информацией между функциональными
подразделениями при составлении планов;
- Проверка предлагаемых планов на полноту и правдоподобность;
- Составление на
предстоящий квартал консолидированного финансового плана (сметы) по прибыли и
расходам в целом по Компании на основе планов реализации товаров и услуг,
предоставляемых функциональными подразделениями Компании, со всеми
необходимыми расчетами;
- Доведение показателей утвержденного финансового плана (сметы) и вытекающих
из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до
функциональных подразделений Компании;
- Осуществлять прогноз результатов хозяйственно-финансовой деятельности, на
основании которого готовить предложения президенту Компании о внесении
изменений в смету общехозяйственных расходов с целью недопущения убытков и
выполнения основных показателей финансового плана;
- Определение потребности собственных оборотных средств по направлениям
деятельности и производить расчет нормативов привлечения и использования оборотных
средств;
- Разработка стратегии финансирования при составлении бизнес-планов;
- Планирование и введение новых или замена действующих финансовых систем с
учетом задач, стоящих перед Компанией, изменениями в действующем
законодательстве, учетной и налоговой политикой Компании
Финансово-оперативная работа
- Определение
налоговой политики в целом по Компании и по каждому структурному
подразделению, на основании этого определять учетную политику по каждому
структурному подразделению;
- Определение источника финансирования проектов, реализуемых в Компании. В
случае привлечения заемных средств предоставление полного расчета по срокам
окупаемости проекта, план-график погашения займа и контролировать выполнение
утвержденного плана;
- В установленные сроки (но не реже одного раза в месяц)составление и
предоставление президенту Компании сведения о ходе выполнения основных
показателей финансового плана и о финансовом состоянии Компании;
- Совместно с отделами и структурными подразделениями Общества:
принимать участие в рассмотрении претензий и санкций, предъявленных
покупателями и заказчиками, принимать участие в разработке предложений по
устранению недостатков, вызывающих эти претензии;
принимать участие в предъявлении претензий (совместно с юридическим отделом)
поставщикам, заказчикам, кредитно-расчетным организациям, банкам, в случае
невыполнения ими условий заключенных договоров, контрактов;
принимать меры (совместно с главной бухгалтерией и юридическим отделом) по
своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и
других дебиторов Компании;
- Разработка и внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями
и поставщиками, способствующих своевременности платежей, уменьшению затрат,
недопущению убытков и выполнению основных показателей финансового плана;
- Разработка и проведение залоговых, лизинговых и других финансовых операций
(схем) в интересах Компании;
- Разработка и предоставление на утверждение президента Компании финансовых
систем;
- Проверка отчетов, предоставляемых функциональными подразделениями на
соответствие сметам и планам утвержденным на данный отчетный период на
основании выводов внесение предложений о поощрении или взысканиях в
соответствии с действующим "Положением о мотивации" и приложением к
данному Положению.
Контрольно-аналитиче-ская работа
- Осуществление
контроля:
за проводимыми финансовыми операциями в соответствии с разработанными и
утвержденными схемами,
за своевременностью подачи справок и отчетов и других документов
функциональным подразделениям Компании в соответствии с действующим
"Положением о планировании и ведении управленческого учета",
за выполнением показателей финансового, кассового, кредитного планов, а также
планов по прибыли и рентабельности,
за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных
средств в целом по Компании и по отдельным структурным подразделениям,
за целевым использованием банковских кредитов,
- Выявление и эффективное использование внутренних финансовых резервов и
дополнительных источников финансирования;
- Сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки выполнения
планов Компании;
- Установление допустимых границ отклонений плановых и фактических величин;
- Анализ отклонений и интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка
предложений для уменьшения отклонений;
Контроль финансовой деятельности функциональных подразделений Компании и
предоставление их руководителям рекомендации по организации и ведению
финансовой работы
Управленче-ский учет
- Участие в
разработке и совершенствовании системы управленческого учета;
- Унификация методов и критериев оценки деятельности компании и его
подразделений на основе правленческого учета;
- Проведение периодических проверок порядка ведения бухгалтерского и
управленческого учета зарубежных представительств
Консультации
- Участие в
разработке проектов цен на товары, а также тарифов на услуги, выполняемые
Компанией;
- Участие в определении финансовых условий при заключении хозяйственных
договоров;
- Участие в работе по совершенствованию системы внутреннего документооборота
и отчетности, с целью достижения максимальной оперативности, достоверности и
контролируемости;
- Разработка архитектуры информационной системы. Стандартизация
информационных носителей и каналов;
- Предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить
контроль и управление предприятием;
- Сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решения данных;
- Разработка инструментария для планирования, контроля и принятия решений;
- Выполнение специальных функций в области экономики Компании:
сбор и анализ данных о внешней среде: рынки денег и капиталов; конъюктура
отрасли;
правительственные экономические программы;
сравнение предприятия с конкурентами;
обоснование целесообразности открытия (закрытия) филиалов;
проведение калькуляции для особых заказов;
расчеты эффективности экономичности функционирования информационной системы.
Таким образом, проанализировав Должностную инструкцию финансового директора ООО «Диагностика-2» можно констатировать, что текст состоит из следующих разделов:
· Общие положения (устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения). От занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
· Функции (определяются направления деятельности специалиста).
· Должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.);
· Права (определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.
· Ответственность (устанавливаются виды ответственности за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и невыполнение предоставляемых прав).
· Взаимоотношения. Связи по должности (перечисляется круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов).
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.
Заключение
Современные условия развития предприятий в нашей стране таковы, что им приходится работать в новой атмосфере, для которой характерна жесткая конкуренция во всех её проявлениях, в том числе в борьбе за качество и профессионализм рабочей силы. Условия деятельности любой фирмы все настойчивее диктуются рынком, а его конъюнктура предъявляет персоналу множество новых требований, среди которых быстрая реакция на спрос, борьба за потребителя, умение приспосабливаться к частым изменениям структуры производства и функциональных обязанностей, психологическая устойчивость при отсутствии гарантий на «светлое» будущее и т.п. Высокий динамизм коммерческой деятельности заставляет каждого работника постоянно заботиться о повышении своей квалификации. Значительно усложняется система мотивации и стимулирования работников в связи с жесткой увязкой материального поощрения с получаемой прибылью и другими факторами.
Логика борьбы за выживание в условиях остроконкурентного рынка вынуждает предпринимателей коренным образом менять свою стратегию. Решающей предпосылкой конкурентоспособности является человеческий потенциал. В связи с этим в разнообразных формах происходит движение к созданию новой модели развития и использования человеческих ресурсов. К её основным чертам относится ориентация на высококвалифицированную и инициативную рабочую силу, интегрированную в систему производства, непрерывность процесса обогащения знаний и квалификации, гибкость организации труда, делегирование ответственности сверху вниз, партнерские отношения между участниками производства, что лишний раз подтверждает актуальность исследования проблемы разграничения полномочий в организации.
Список использованной литературы
1. Блинов А.О. Малое предпринимательство. Организационные и правовые основы деятельности. - 2-е изд. - М.: «Ось-89», 1998. – 336с.
2. Догиль Л.Ф., Семенов Б.Д. Предпринимательство и малый бизнес: Учеб. пособие. – Мн.: Высш. шк., 2000. – 266с.
3. Дорошева М.В. Нужны ли Вам такие сотрудники? – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 48с.
4. Дэн Штайнхофф, Джон Берджес. Основы управления малым бизнесом: Пер. с англ. – М.: «Издательство БИНОМ», 1999. – 496с.
5. Комаров В. «Малый» фундамент большой экономики. // Экономика и жизнь. 2004, №7.
6. Тидор С.Н. Психология управления: от личности к команде. – Петрозаводск: «Периодика», 2002. – 256с.
7. Уткин Э.А. Управление фирмой. – М.: «Акалис», 1996. – 516с.
8. Хоскинг А. Курс предпринимательства: Практическое пособие: Пер. с англ. – М.: Междунар. отношения, 1993. – 352с.
9. Якокка Л. Карьера менеджера: Пер. с англ. – М.: Прогресс, 1990. –384с.
