Программный пакет Clarion Professional (фирма Clarion software) ориентирован как на профессиональных, так и на эпизодических пользователей. Он имеет средства для разработки автономных модулей.
Появление большого числа СУБД с различными структурами файлов и языками программирования привело к необходимости определенной стандартизации. Поскольку конечной целью пользователя является выборка информации из БД и ее последующий обработка, то усилия по стандартизации сконцентрировались в первую очередь на разработке универсального языка запросов. Такими языками для реляционных БД стали SQL или SEQUEL (Structured English Query Language) и QBE (Query by Example). Благодаря популярности и тщательной отработке SQL приобрел статус стандарта де-факто. Его описание можно найти в любом серьезном учебном пособии или инструктивном материале. Комитет по разработке стандартов в области баз данных Американского национального института стандартов (ANSI) принял SQL в качестве отправной точки по созданию стандарта реляционного языка.
Большой популярностью среди пользователей-непрофессионалов в области программирования пользуются интегрированные пакеты программ, объединяющие возможности СУБД и электронных таблиц. В качестве примера таких пакетов можно упомянуть Open Access и FRAMEWORK. Современная СУБД должна иметь в своем составе, с одной стороны, мощные диалоговые инструменты (например генератор отчетов, экранная форма и т. п.), а с другой — хорошие средства проектирования программ. К результатам опросов и оценок относительно эффективности различных СУБД следует относиться осторожно, так как никто лучше самого пользователя не представляет специфику задач, которые необходимо решить на конкретном рабочем месте, в конкретной компании.
2. Организация АРМ бухгалтера
Эффективное использование возрастающего объема экономической информации при наименьших затратах на ее получение возможно только на базе внедрения высокопроизводительной вычислительной техники. При этом важно автоматизировать учет таким образом, чтобы все операции по выписке, обработке и передаче первичных документов осуществлять автоматически. В нашей стране функционирует государственная сеть вычислительных центров (ГСВЦ), которая объединяет автоматизированную систему управления (АСУ) различных уровней и базируется на использовании единой автоматизированной системы связи.
Вычислительные центры выступают базой для создания автоматизированных систем управления предприятием (АСУП) и отраслью. АСУ предполагает использование средств сбора и составления первичной информации, передачи, накопления, переработки информации, а также средств связи для выдачи командной информации на объект управления.
В настоящее время значительно повысилась эффективность автоматизации бухгалтерского учета; в частности, появилась возможность применения данных бухгалтерского учета для многоцелевого использования, в том числе и для принятия управленческих решений. Происходит объединение бухгалтерского учета с другими видами учета и подсистемами Управления, а также его интеграция с отдельными функциями разных подсистем, основанная на многократном использовании однократно введенных первичных документов.
В условиях рыночной экономики, когда появилось много малых предприятий и фирм, крупные вычислительные центры потеряли свое главенствующее положение. При автоматизации управленческих функций произошла переориентация на использование микропроцессорной техники. В настоящее время рынок технических средств предполагает широкий выбор персональных компьютеров различной конфигурации на базе микропроцессоров (Intel Pentium, AMD), которые обладают высоким быстродействием, большой емкостью постоянной, оперативной и внешней памяти (магнитные и оптические доски CD-ROM), а также различных видов мониторов, печатающих устройств, в том числе наиболее совершенных — лазерных и струйных принтеров, сканеров и т. д.
Персональные компьютеры обеспечивают формирование первичных документов и учетных регистров, что дает возможность организовать автоматизированное рабочее место (АРМ) с использованием диалогового режима. АРМ организуется на базе персонального компьютера (ПК), который может использоваться либо автономно, либо во взаимосвязи с другими ЭВМ:
- в первом случае организуется АРМ с замкнутым циклом обработки данных;
- во втором — информационный обмен обеспечивается между отдельными АРМ на уровне документа, машинного носителя или автоматический информационный обмен на уровне создания локальной вычислительной сети.
При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. Стадия технического обеспечения — приобретение персонального компьютера и создание условий для его рационального и эффективного применения (комплектация необходимой периферией). Программное обеспечение — это тот инструментарий, с помощью которого бухгалтер на своем рабочем месте, оснащенном ПК, может вести весь процесс обработки данных, начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением регистров бухгалтерского учета.
С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Бухгалтер выполняет операции:
- по сбору первичных документов;
- контролю их достоверности;
- подготовке для машинной обработки;
- вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты);
- управлению их обработки на машине;
- получению регистров выходной информации;
- контролю, анализу и регулированию расчетов.
Все вычислительные и группировочные операции, выборку, формирование и хранение информационных массивов, а также печать выходных ведомостей выполняет ПК.
Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением первичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,
Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять однотипные и разнотипные ЭВМ:
— наиболее часто используется так называемая звездообразная организация локальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем;
- при организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание определенного участка учета.
Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функциональному признаку и охватывает участки учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).
Рис. 1. Структура бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)
3. Выбор информационных технологий и программ
Компьютер как физический объект (hardware) не решает все проблемы. Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах — в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов:
1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим требованиям:
• быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования;
• быть хорошо документированной и легкой в использовании;
• иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;
2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;
3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;
4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планировании, так и во внедрении системы;
5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;
6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;
7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов.
Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложения, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компьютерной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развивающихся малых предприятий, а также появлением более совершенного технического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначения, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную проблему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сориентироваться в многообразии программных продуктов и сделать правильный выбор.
Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирования, имели возможность получить достоверные данные о потребительских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли возникла необходимость наводнять рынок слишком большим числом программ одного назначения, несопоставимых по качеству.
При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программного продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых программных средств, провести оценку достоверности информации, содержащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разочарования после покупки программных продуктов данного направления.
