2.2 Основные положения по документированию управленческой
деятельности.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инсруктирование и т.п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.[7]
2.3 Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
· по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
· по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
· по форме – индивидуальные, когда содержание каждого имеет свои особенности (н/р: докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
· по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
· по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
· по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
· по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись и печать руководителя. Иногда для работы требуется выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат ( пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
2.4 Реквизиты управленческих документов
При подготовке и оформлении управленческих документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа. [8]
Реквизиты: “Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации. “Адресные данные предприятия” используются только при переписке. “Название вида документа” (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем. “Дата” оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. “Индекс” регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. “Ссылка на индекс и дату входящего документа” проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма. “Место составления или издания” указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. “Гриф ограничения доступа к документу” указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п. “Адресат” располагается в правом верхнем углу документа. “Гриф утверждения” должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. “Резолюция” включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”. “Заголовок к тексту” содержит краткое содержание документа. “Отметка о контроле” только тех документов, которые взяты на контроль. “Текст” содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования; объективность и достоверность информации; составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение. Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. “Отметка о наличии приложения” указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения. “Подпись” входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. “Гриф согласования” состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ. “Виза” используют для внутреннего согласования документов. “Печать” ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. “Отметка о заверении копии” проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. “Фамилия исполнителя и номер его телефона” располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” для последующего хранения и использования в справочных целях. [9]
Заключение
При
написании курсовой работы целью было показать, главные этапы развития
управленческого документа. В его истории хорошо просматривается, как он
развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе
его написания. Управленческий документ прошел несколько этапов: первые
управленческие документы – это, договора (911 и 945 гг. договор с Византией),
соглашения. Писались они на пергаменте, сплошным текстом, имели большой размер.
Во времена министерства били такие документы как: указы, повеления, донесения,
переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной
форме. Выделяются уже некоторые реквизиты, и имеются знаки препинания. К
современным управленческим документам относятся: приказ, распоряжение,
указание, решение, протокол, акт, докладная записка, служебные письма,
договора, соглашения. То есть управленческий документ – это документы,
возникающие в процессе управления. А также его становление и взаимодействие на
предприятии. То есть, каким стал современный управленческий документ. Для этого
необходимо коснуться некоторых общих характеристик этого документа. Особенно
нужно остановиться на управленческой функции. В управленческой функции документ
выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют
документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления,
как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно
лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей информации, которая
позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное
свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный
характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях.
Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество
информации. Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления.
Работа с управленческим документом имеет свои плюсы и минусы. Конечно же
больше положительных моментов, распространенный характер, так как это такие
документы как приказ, распоряжение, постановление, указание, протоколы, и др.
Но к сожаленью есть и некоторые не доработки: прозрачность деятельности любой
организации почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления
документов, от разработки в организации правовой базы ДОУ и особенно правил
оформления документов и строго контроля за ее соблюдением. И использование
компьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранности того
или иного документа, т.к. документы изготовленные на бумаге при помощи
электронной принтерной печати или на электронных носителях практикам известна
своей недолговечностью .
Источники
1. ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 - Издательство стандартов – М. 2003
2. ГОСТ Р. 51141- 98 - Издательство стандартов – М. 1999
3. ГОСТ Р. 6.30 – 97 - Издательство стандартов – М. 1998
Литература
1. Космотаров М. Н - Секретарское дело №4/2001- С.28-32
2. Сокова А.Н. – Делопроизводство №2/2004 - С.4-7
3. Виноградова Т.В. – Секретарское дело №3/97 – С.114-117
4. Кузнецова А.Н., Валенгейм Р. Н. – Обучение по секретарскому делу (Практическое пособие) – М: Высшая школа, 1999 г.
5. http//www.delo.ru./234/bgh/
6. http//www.document.ru/
7. Ютаров Н.П. – Секретарское дело № 7/2003- С.14-19
8. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 . С.29.
9. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: С.13-15.
10. Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.9.
[1] ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[2] В.К. Белов « История делопроизводства и секретарского дела» - М., 2005.- с.139-142
[3] http//www. document .ru/
[4] Н.Б. Варламов « История развития нормативно-методической базы ДОУ» - СПб., 2004.- с.113-119.
[5] ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов»
[6] А.Н. Сокова - Секретарское дело №6/2003г.- с. 14-18
7 ГОСТ Р 6.30-97 « Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
[8] ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы
документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к оформлению документов
[9] http//www.delo.ru./234/bgh/
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
