Некоторые методики, использующиеся для обеспечения полноты введения данных, также могут обеспечить точность введения определенных , типов данных. Например, при внесении в компьютер суммовых данных по большому количеству покупателей информация вносится по макету:
Код покупателя / Сумма
В результате совмещения номера вводимого с терминала кода покупателя с аналогичным кодом в справочнике покупателей на экране ком-пыотера высвечивается наименование предприятия-покупателя. Работ-ник, вводящий информацию в компьютер, сверяет это наименование с наименованием, указанным в первичном документе.
3.5. Физические способы контроля
Физические способы контроля подразумевают охрану имущества, ог-раничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации. Физическая охрана средств ООО “Транссервис ЛТД” должна применяться для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи “с секретом”, затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий. Физические способы контроля часто применяются для хранения оборудования, которое содержится в запертых ящиках или на специальных складах, для хранения мелких приспособлений, инструментов, запираемых в столах, а также наличных денег, хранящихся обычпо в сейфах.
Простейшие формы физического контроля предполагагот установку прочных, запирающихся дверей, проведение сигнализации, привлечеиие охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также обеспечивать защиту активов и учетных записей от физического повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправилъного хранения.
Физические процедуры контроля ограпичивают также доступ злоумышленников к активам предприятия. Эффективность контроля зависит от правилыюго распределения обязанностей. Для предупреждения воровства и других противозаконных действий необходимо ограничить доступ ко всему, что может быть исполъзовано для осуществления сделки, т.е. продажи имущества предприятия. Чаще всего это контроль за наличными деньгами, материалъными ценностями и т.п.
В компыотеризированной системе учета ООО “Транссервис ЛТД” проводятся процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершения несанкционированных хозяйственных операций. Процедуры контроля, направленные на обеспечение защиты компьютерных программ и данных, хранящихся в памяти машины, имеют особую важность для компьютерных систем, в которых имеется потенциальная возможность широкого доступа к программам и данным с терминалов. Такой контроль обычно устанавливается благодаря проведению общих процедур, имеющих отношение к сохранности программ и файлов.
Еще одним способом физического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49, физическому контролю (инвентаризации) подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Кроме того,
инвентаризации подлежат производственные запасы и
другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся
в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен-
дованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтен-
ное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждеиной Министерством финансов Российской Федерации 4 августа 1992 г. №67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда Российской Федерации, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденной приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов Российской Федерации 13 апреля 1992 г. № 326.
Основными целями инвентаризации являются:
• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бух-галтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств.
В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бух-галтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:
• при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также в случаях, предусмотредаых законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет);
• при обмене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвы-чайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации(реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или норма-тивными актами Минисхерства финансов Российской Федерации.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности ин-вентаризаиии проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень ймущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда гфоведение инвентаризации обязательно.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действуюшая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций может возлагаться на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвента-ризационных комиссий утверждает руководитель организации.
Документ о составе комиссии (унифицированная форма ИНВ-22) (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за вы-полнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-23).
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации оргаыизации, работники бухгалтерской службы и дру-гие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.); возможно вклю-чение представителей службы внутреннего аудита организации, незави-симых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на “...” (дата), что должно служить основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств указываются в инвентаризационных описях или. актах инвентаризации, которые создаются не менее чем в двух экземплярах. (В дальнейшем “инвентаризационные описи” и “акты инвентаризации” будут именоваться “описи”.)
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о финансовых обязательствах и фактических остатках основных и денежных средств, запасов, товаров, другого имущества, обеспечивает правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета его количества, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия ддя полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки — сформировать бригаду для перевешивания и перемещения грузов, снабдить инвентаризационную комиссию технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.
По материалам и товарам, хранящимсяв неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов готовит раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Проверка фактического наличия имущества производится при обяза-тельном участии материалыю ответственных лиц.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняготся чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
