Процесс подготовки и выработки решений сложен и многосторонен, заключает в себе целый ряд этапов и стадий, которые связаны с выполнением различных действий, операций, со специфическими формами управленческой деятельности.
Вопрос о том, сколько и каких стадий в процессе подготовки и принятия решений, каково конкретное содержание управленческой деятельности на них, - спорный и неодинаково решаемый различными исследователями и специалистами.
Однако ясно одно: сколько бы этапов ни выделялось, основным, исходным в подготовке решений является процесс сбора и переработки информации о состоянии системы и окружающей ее среды. В достаточно общем виде процесс выработки и принятия решений может быть структурирован так, как это представлено на рис. 3.
1
Выявление проблемы
2
Формализация проблемы
3
Формирование множества альтернатив
4
Выбор решения
5
Реализация решения
6
Оценка последствий принятого решения
Рисунок 3. Структура процесса выработки и принятия решения
В процессе переработки информации, ее анализа и обобщения выявляется сущность данной управленческой ситуации. Ситуация сопоставляется с целью, стоящей перед системой, а расхождение между реальным положением вещей и целью позволяет определить проблему, ради которой принимается решение. В дальнейшем этот процесс предполагает тщательный анализ проблемы, постановку задач и целей, точную формулировку проблемы, разработку и оценку альтернатив, выявление и оценку возможных последствий, разработку плана реализации решения, выбор людей, путей и средств реализации.
Рассмотрим содержание отдельных этапов процесса выработки и принятия управленческих решений.
На первом этапе (выявление проблемы) на основании сопоставления фактического и желаемого (или заданного) состояний управляемого объекта определяется необходимость оказания на него управляющих воздействий, порождающая соответствующую управленческую проблему. Конкретное содержание деятельности на этом этапе определяется постановкой задачи принятия решений, в которой должны быть сформулированы ответы на следующие вопросы:
- какую управленческую проблему нужно решить;
- в каких условиях нужно решить;
- когда ее нужно решать;
- какими силами и средствами будет решаться проблема.
Результатом здесь, как правило, является содержательное описание проблемной ситуации.
На втором этапе (формализация проблемы) производится анализ проблемной ситуации, в ходе которого конкретизируются:
- цели, достигаемые при решении проблемы;
- ограничения при реализации действий по устранению проблемной ситуации;
- возможные методы и средства решения задачи.
Это означает, что содержательно поставленная управленческая задача как некоторая проблемная ситуация на данном этапе приводится к некоторому структурированному виду, позволяющему с некоторой определенностью либо применить для решения задачи уже известные методы, либо осуществить поиск или разработку новых методов.
На третьем этапе (формирование множества альтернатив) на основе структурированной задачи принятия решений и применения определенных методов ее анализа и обработки формируют различные варианты решения задачи. Следует отметить, что даже единственный выработанный вариант управленческого решения не является таковым, так как он имеет альтернативу - отсутствие каких-либо воздействий на управляемый объект.
На четвертом этапе (выбор решения) на основе определенных правил (предпочтений) из ранее сформированного множества вариантов выбирается один-единственный, который и воплощается в виде управленческого решения. При оценивании различных вариантов решений - необходимой основы выбора - может возникнуть необходимость корректировки как множества альтернатив, так и структуризации (формализации) самой задачи принятия решений, что приведет к возврату на соответствующие этапы процесса выработки и принятия решений.
Следует отметить, что описанные этапы осуществляются в рамках решающего элемента управляющей системы.
Выполнение принятого управленческого решения (пятый этап) возложено на исполнительный элемент, а оценивание состояния управляемого объекта как результата реализации решения (шестой этап) - на измерительный элемент.
Сопоставляя содержание понятия «управленческое решение» и отдельных этапов процесса его выработки и принятия, можно прийти к выводу, что для эффективного управления необходимы соответствующее информационное обеспечение (поиск, сбор, хранение и представление информации на различных этапах) и соответствующим образом организованные процедуры реализации управленческого решения. Именно это и составляет основное содержание офисной деятельности.
Теперь перейдем к рассмотрению перечисленных структурных компонентов офисной деятельности (пространственные, временные и кадровые характеристики).
Поскольку характеристики управляемого процесса существенным образом определяют свойства управляющей системы, а следовательно, и характер протекания офисной деятельности, имеет смысл рассмотреть его возможные конфигурации.
1. Управляемый процесс характеризуется относительной простотой и целостностью, т. е. не разбивается на такие подпроцессы, которые требуют отдельных управляющих частей (обработка деталей на отдельном производственном участке цеха машиностроительного предприятия, строительство жилого дома, лечебный процесс в стоматологическом кабинете и т. п.), - элементарный управляемый процесс.
2. Управляемый процесс состоит из небольшого количества взаимодействующих однородных подпроцессов, локализованных на относительно ограниченном пространстве и имеющих собственные управляющие части (производственный процесс в цехе машиностроительного предприятия, учебный процесс на факультете высшего учебного заведения, эксплуатация жилых домов на территории одного домоуправления и т. п.), - локализованный управляемый процесс с однородными элементами.
3. Управляемый процесс состоит из взаимодействующих разнородных подпроцессов, локализованных на относительно ограниченном пространстве и имеющих собственные управляющие части (производство разнообразной продукции на промышленном предприятии с различными производственными цехами и обеспечивающими службами, лечебный процесс в клинической больнице, постановочный процесс в театре и т. п.), - локализованный управляемый процесс с разнородными элементами.
4. Управляемый процесс состоит из относительно автономных однородных подпроцессов, распределенных в пространстве и имеющих собственные управляющие части (торговля в сети магазинов, учебный процесс в многофилиальном институте заочного образования и т. п.), - распределенный управляемый процесс с однородными элементами.
5. Управляемый процесс состоит из относительно автономных разнородных подпроцессов, распределенных в пространстве и имеющих собственные управляющие части (производство разнообразной продукции в рамках производственного объединения, производство одного вида продукции в рамках объединения специализированных предприятий, городское хозяйство и т. п.), - распределенный управляемый процесс с разнородными элементами.
6. Управляемый процесс со сложной структурой и имеющий глобальный характер (производственная деятельность межнациональных корпораций, деятельность органов государственного управления и т. п.), - глобальный управляемый процесс.
Пространственные характеристики офисной деятельности существенным образом определяются содержанием, масштабами и характером протекания процесса, являющегося управляемым по отношению к той управляющей системе, деятельность которой обеспечивается, и практически совпадают с аналогичными характеристиками управленческой деятельности.
Для элементарных управляемых процессов управляющая часть пространственно реализуется в виде относительно изолированного рабочего места непосредственно в рамках управляемого процесса (например, конторка мастера на производственном участке машиностроительного завода или вагончик прораба на строительстве какого-либо объекта).
Для локализованных управляемых процессов с однородными элементами управляющая часть имеет по меньшей мере двухуровневую структуру, где на нижнем уровне представлены независимые друг от друга управляющие части - элементарных однородных подпроцессов, а на верхнем - координирующая их работу управляющая подсистема, обеспечивающая целенаправленное функционирование управляемого процесса в целом. Так, управленческая деятельность для цеха машино.строительного завода организована в рамках нескольких функционально ориентированных бюро, размещенных рядом с производственными участками, но изолированных от них.
Для локализованных управляемых процессов с разнородными элементами управляющая часть (или, скорее, система) также может иметь двухуровневую структуру, но в отличие от предыдущего случая на нижнем уровне разнородные управляемые подпроцессы имеют уже различные управляющие части, что порождает значительно более сложную по своему строению управляющую систему на верхнем уровне. Пример тому - управляющая система на крупном машиностроительном предприятии, включающая в себя заводоуправление достаточно сложной структуры и службы управления цехами и производствами, которые, в свою очередь, стоят над элементарными управляемыми процессами с их управляющими частями (что позволяет говорить скорее не о двух-, а о трехуровневой системе).
Распределенные управляемые процессы с однородными элементами с точки зрения функциональной структуры имеют то же строение управляющей части, что и аналогичные локализованные управляемые процессы, но пространственная распределенность предполагает большую автономию управляющих частей однородных подпроцессов от управляющей системы верхнего уровня, которая существует и функционирует уже практически вне управляемого процесса в целом, как это имеет место, например, в сети продажи автомобильного топлива, где, помимо бензоколонок в различных районах города, имеется центральная контора, осуществляющая общее руководство.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
