Ідучи по сходах, очевидно важко підтримувати розмову, тому краще зачекати, поки ви спуститесь або підніметесь. Це допоможе уникнути незручної ситуації, коли хтось із присутніх не має можливості брати участь у розмові.
Основні положення зі сказаного вище вкладені у нашому своєрідному Путівничку через двері, ліфти, сходи.
1.5 Путівничок через двері, ліфти, сходи
1.5.1 Двері
Хто іде першим: Той, хто підходить першим. (Пам'ятаємо про корпоративну політику офісу та його традиції.)
Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; а також тим, у кого зайняті руки.
Інші зауваження: Притримуйте двері для особи, яка йде за вами. Якщо хтось притримав двері для вас, не забудьте подякувати.
1.5.2 Двері, що обертаються
Хто іде першим: Той, хто підходить першим. Хазяїн офісу іде попереду гостя, обережно і неквапливо штовхаючи двері і зустрічаючи гостя на протилежному боці.
Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; особам похилого віку; тим, у кого зайняті руки; а також вашому хазяїну (особі, у чий офіс ви прийшли).
Інші зауваження: Намагайтеся підтримувати постійну швидкість руху, не зупиняйтеся і не змінюйте темп раптово.
1.5.3 Ліфти
Хто іде першим: Той, хто підходить першим. Гість заходить перед господарем. Господар виходить першим, притримуючи двері для гостя та вказуючи напрямок подальшого руху.
Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися; особам похилого віку та пасажирам, що виходять.
Інші зауваження: Притримуйте двері або натисніть кнопку «Двері відчинені» для полегшення руху пасажирів, які виходять або заходять, а також для того, щоб надати можливість особам, які поспішають до ліфта, встигнути підійти до нього.
1.5.4 Сходи
Хто іде першим: Хазяїн офісу. В інших випадках – той, хто підійшов до сходів першим.
Перевага надається: Людям, яким важко пересуватися, або тим, хто поспішає.
Інші зауваження: Ніяким чином не підганяйте людей на сходах, якщо ви поспішаєте – обійдіть їх.
2. Візит до офісу. Поведінка господаря та гостя
У цілому візит до офісу не є чимось надзвичайно складним: існуючі щодо нього правила – прості і конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офіс}, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підґрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі.
2.1 Етикет візиту
|
СИТУАЦІЯ |
ДІЇ ГОСПОДАРЯ |
ДІЇ ГОСТЯ |
|
Час візиту |
Не заставляйте вашого гостя чекати у приймальні, це не найцікавіше місце вашого офісу. До того ж, час вашого гостя так само важливий, як і ваш власний |
Приходьте вчасно, або на кілька хвилин раніше для того, щоб мати додатковий час для отримання перепустки, роздягання в гардеробі |
|
Прибуття |
Детально поясніть, як найкраще дістатися до місця призначення, назвавши оптимальний маршрут. Точно зорієнтуйте гостя, де розташований ваш кабінет, офіс. За необхідності внесіть ім'я гостя в список на перепустку. Зустріньте гостя при вході або у приймальні та проведіть в офіс. Якщо використовуєте ліфт, притримайте двері для гостя. Якщо ви використовуєте двері, які обертаються, хазяїн проходить першим, щоб мати можливість вказати гостю напрямок подальшого руху |
За необхідності уточніть ваш маршрут перед виходом. При вході до установи або у приймальні хазяїна назвіть своє ім'я, організацію, яку ви представляєте, а також ім'я особи, до якої ви прийшли. За необхідності запропонуйте свою бізнес-картку |
|
Привітання |
Привітайтеся, посміхнувшись та потиснувши руку. При зустрічі в кабінеті/індивідуальному робочому місці – підніміться та вийдіть із-за столу |
Аналогічні дії для привітання |
|
Верхній одяг, головний убір |
Повісьте верхній одяг та головний убір гостя |
Почекайте, поки господар покаже, де повісити верхній одяг та головний убір. Якщо таке місце не буде вказано, покладіть речі на сусідній з вашим стілець |
|
Розміщення |
Запропонуйте сісти, вказавши місце, яке буде не тільки комфортним, а й достатньо зручним для ведення записів. При цьому гість і хазяїн мають сидіти як рівні, а стіл не повинен бути бар'єром між ними |
Почекайте, доки господар не вкаже вам місце, де сісти (можливо, вам запропонують перейти в інше приміщення). Не кладіть нічого на стіл хазяїна – це його територія. Портфель або сумку краще за все поставити на підлогу. Якщо ви бажаєте переставити запропонований стілець або крісло, зробіть це тільки з дозволу хазяїна офісу |
|
Неформальна бесіда |
Тривалість неформальної бесіди – від 3 до 5 хвилин, після цього переходьте до справ (ви можете запропонувати гостю каву, чай, воду або сік) |
Ініціатива належить господарю, якщо він запропонував зустріч; у протилежному випадку ініціатива за гостем |
|
Початок бесіди |
Зразу, якщо цього не було зроблено при призначенні зустрічі, визначте час, який ви можете відвести для бесіди з вашим гостем |
3 розумінням поставтеся до можливих змін у часових рамках зустрічі |
|
Бізнес-картки |
Запропонуйте гостю свою картку, а також картку організації, яку ви представляєте |
Попросіть картку хазяїна офісу/організації, яку він представляє, якщо її вам не запропонували. Якщо бізнес-картки знаходяться у спеціальній підставці (холдері), перед тим, як взяти одну, запитайте дозвіл у хазяїна офісу |
|
Паління |
Запитайте дозвіл у гостя («Ви не будете заперечувати?») |
Намагайтеся утриматися від паління |
|
Перерви у бесіді |
Не відволікайтеся на телефонні дзвінки та на інших візитерів, якщо вони тільки не пов'язані з якоюсь екстремальною, терміновою справою. Якщо ж до вашого кабінету |
Якщо хазяїн офісу вимушений переговорити по телефону, запитайте (це можливо зробити і за допомогою відповідних жестів), чи хотів би він вести розмову без присутності сторон- |
|
|
хтось зайшов, коротко представте присутніх |
(чи треба вам вийти). Якщо до кабінету хазяїна хтось зайшов, привітайтеся, піднявшись |
|
Прощання |
За відповідних умов позитивно оцініть факт зустрічі, її результати. Проведіть гостя до приймальні (до ліфта або до виходу). Якщо візитер затримується, вибачившись, скажіть, що ви обмежені у часі (ваш помічник/секретар може нагадати вам про наступну заплановану зустріч) |
Піднявшись, потисніть руку. Не затримуйтесь без потреби, не затягуйте бесіду. При сприятливих, позитивних результатах зустрічі можливе написання лис-та-подяки |
2.2 Час візиту
Перше і надзвичайно важливе – не забувайте домовитися про необхідну вам зустріч, інакше ви просто згаєте свій час, прийшовши без попередньої угоди; при цьому ви виставите себе у невигідному світлі (як неорганізована людина, яка, до того ж, не цінує чужий час).
Домовившись про зустріч, приходьте на неї вчасно – це ваш обов'язок як гостя. Не запізнюйтесь і не змушуйте нікого чекати. Якщо висока посадова особа буде вимушена чекати на ваш прихід, навряд чи вона захоче вести справи з вами та вашою фірмою у майбутньому. До того ж, прийшовши на зустріч знервованим і захеканим (адже ви, очевидно, поспішали), ви будете змушені витратити додатковий час для того, щоб влаштуватися, скинути напруження від дороги та сконцентруватися на бізнесі.
Особа, яка призначила зустріч і визначила її час, повинна на момент приходу відвідувача бути вільною і готовою до бесіди.
Якщо ви – господар і ви не вкладаєтесь у запланований робочий графік, попередьте про це відвідувача, як тільки він прийде. Залежно від того, наскільки може скоротитися запланована з ним зустріч, гість може або згодитися зачекати, або вирішити прийти пізніше чи перенести переговори на інший день і час. У подібній ситуації намагайтеся надати відвідувачу можливість вибрати з кількох варіантів перенесення вашої бесіди, не залишайте його перед єдиним вибором. Також не змушуйте вашого гостя сидіти у приймальні та почувати себе некомфортно від думки, що ви про нього просто забули або ж він став жертвою вашої неорганізованості.
Якщо гість вимушений зачекати деякий короткий час, ввічливим буде запропонувати йому чай, каву, воду. У пригоді стануть зручний стілець/крісло та кілька свіжих журналів.
Якщо ви – гість і ви запізнюєтесь більше ніж на 10 хвилин, зателефонуйте і попередьте про це особу, яка на вас чекає (або її помічника). Запропонуйте можливість відмінити або перенести вашу зустріч. Прийшовши з запізненням, обов'язково вибачтесь перед господарем.
2.3 Прибуття
Господар має чітко і доступно пояснити гостю, як краще дістатися до місця призначення (людина, що витратила дорогоцінний час, розшукуючи потрібну адресу, навряд чи прибуде на зустріч у хорошому настрої). Необхідно також вказати, куди конкретно слід іти відвідувачу після того, як він прийде за вказаною адресою (у приймальню при вході? на третій поверх? у 573 кімнату? ліворуч від ліфта по коридору?). У деяких випадках відвідувач повинен розписатися при вході та отримати перепустку. Максимально полегшити для гостя проходження усіх формальностей, пов'язаних з питаннями безпеки, – обов'язок господаря. Це включає і гарантію того, що ім'я особи, яка прийшла до вас на зустріч, занесене у відповідний список відвідувачів.
