В настоящее время широкое распространение получили два способа расстановки карточек в пределах деления: алфавитный и обратнохронологический. Способ алфавитной расстановки стал обязателен в начале 50-х гг., когда было принято решение об обязательной организации в каждой массовой библиотеке системы каталогов, состоящей из трех звеньев – служебного, алфавитного и читательских алфавитного и систематического каталогов.
С утверждения типового положения о системе каталогов и картотек универсальных научных библиотек (февраль 1985 г.) было отменено действие инструкции о каталогах и картотеках, в которой рассматривалась алфавитная расстановка карточек в систематическом каталоге. Библиотекам было предоставлено право самим определить способ расстановки карточек и применить его в каталогах. Обратнохронологическая расстановка библиографических записей рекомендуется для применения в систематических каталогах массовых библиотек.
Алфавитная расстановка библиографических записей в систематическом каталоге
Существуют общие правила алфавитной расстановки библиографических записей. В каждом делении СК они прежде всего делятся на группы.
В пределах каждой группы также имеется определенный порядок: полные собрания сочинений, собрания сочинений, избранные произведения, отдельные произведения и тематические сборники. В каждое подразделение включаются карточки на русском языке, языках стран СНГ и дальнего зарубежья в порядке, принятом в данной библиотеке.
Для удобства работы с каталогом библиотекарь должен отделить первую группу карточек от второй, вторую от третьей и т.д. Обычно это делается с помощью разделительной карточки без выступа. Писать на ней ничего не надо. С общими правилами расстановки карточек, особенностями и исключениями читатели должны быть ознакомлены с помощью памяток, плакатов, информационных табло.
Обратно хронологическая расстановка библиографических записей в СК.
Поисковым признаком при обратнохронологической расстановке будет дата поступления книги в фонд библиотеки – день, месяц, год, записанные в форме «14.03.90». В зависимости от технологических особенностей пути книги и пути карточки в конкретной библиотеке может быть принята дата поступления карточки в каталог, более удобная для читателей. Каждая библиотека, принимающая способ обратнохронологической расстановки, должна одновременно решить и технологический вопрос о том, на каком этапе обработки книги и тиражирования карточек для каталогов будет проставлена дата. Дату следует проставлять на карточках не только систематического но и алфавитного каталога.
Дата проставляется на лицевой стороне карточки. Сравнение нескольких вариантов ее размещения показывает, что наиболее рациональным будет левый нижний угол текстовой полосы по ГОСТ 7.51 – 84. Практически рядом находится каталожный индекс, поэтому при расстановке карточек не требуется дополнительного времени для поиска необходимых сведений.
Правила обратнохронологической расстановки предельно просты: вновь поступающие в каталог карточки расставляют в соответствии с индексами за разделителями.
В зависимости от местных условий и положений библиотеки можно принять один из двух альтернативных вариантов комплексирования карточек на различных языках:
v Вся совокупность карточек делится на две части, каждая из которых расставляется в обратнохронологическом порядке: первая часть – на национальном языке, вторая – на всех остальных языках.
v Все карточки расставляются в обратнохронологическом порядке, язык во внимание не принимается.
При поступлении в библиотеку очередных томов многотомного издания, представленного в систематическом каталоге в виде сводной библиографической записи с общей частью и спецификацией, библиотекарь находит в каталоге соответствующие карточки, оформляет приписку очередного тома или дополняет комплект новой карточкой и ставит карточки впереди, в соответствии с принципами обратнохронологической расстановки.
Таким образом, отдельные тома издания в каталоге не разделяются, а собираются под датой поступления последнего по времени тома.
Нельзя не заметить явных преимуществ обратнохронологической расстановки для многих внутри библиотечных работ, в которых используется СК.
Другие способы расстановки библиографических записей в СК существуют, но они не столь продуктивны чем выше перечисленные.
5. Редактирование систематического каталога
Под редактированием библиотечного каталога понимается проверка соответствия его структуры, содержания и оформления предъявляемым к ним требованиям и устранение обнаруженных в ходе проверки недостатков. Редактирование постоянный процесс, не прекращающийся ни на один день, пока функционирует каталог. Несмотря на исключительное его значение, отношение к нему во многих библиотеках складывается в бесцельный просмотр каталога, при котором затраты времени не дают результатов.
Во многих библиотеках процесс редактирования мы организационно, ни технологически не подготовлен: не составляются памятки или инструкции. Не составляются конкретные задачи, не приглашаются специалисты, способные помочь в выявлении недостатков каталога.
В зависимости от объема работы редактирование может быть полным и выборочным. Полное редактирование затрагивает весь каталог целиком. Выборочное – один или несколько заранее определенных его разделов. Выборочным также будет редактирование, проводимое по всему каталогу, но только по одному конкретному вопросу.
В зависимости от организации работы редактирование может быть плановым и текущим. Плановое редактирование систематического каталога представляет собой самостоятельный процесс, требующий предварительного расчета, трудоемкости и соответствующего планирования трудозатрат с обязательной целевой направленностью и постановкой задачи. Текущее редактирование проводится параллельно с другими процессами ведения каталога (как правило, вместе с расстановкой карточек), специально не планируется (выделяется лишь время) и идет по определенной программе. Плановое редактирование должно быть завершено в установленные сроки и примято, т.е. должно быть документально оформлено завершение работ с оценкой их качеств. Текущее редактирование такого оформления не требует.
В зависимости от уровня сложности решаемых задач редактирование может быть методическим и техническим. Методическое редактирование предполагает качественное развитие каталога, под которым понимается улучшение его структуры, содержания, оформления за счет введения новых делений, в том числе – дополнений и исправлений, коренной переработки содержания и т.д. Техническое редактирование связано лишь с внешними параметрами каталога (расстановка карточек, правильность оформления разделителей и т.д.).
Методическое редактирование проводится, как правило, силами наиболее квалифицированных систематизаторов с привлечением, при необходимости, специалистов отрасли. Этому виду редактирования предшествует диагностический этап с анализом задачи, предварительной оценкой возможного объема работ, подготовкой документального обеспечения, бланков отдельных документов и т.д. задачи поставленные плановым методическим редактированием, оцениваются в библиотеке коллегиально.
Плановое методическое полное редактирование каталога – это, по сути дела, его пересистематизация, коренная переработка. На время редактирования каталог (или его части) выходят из строя, осложняется обслуживание читателей. Вместе с каталогом приходится полностью перерабатывать (по сути дела – составлять заново) и АПУ. Эти обстоятельства заставляют очень осторожно относиться к данному виду редактирования. Многие библиотеки, приступая к работе без предварительного анализа ее трудоемкости, без оценки своих возможностей, оказываются в ситуации, когда полное методическое редактирование планируется на многие годы, причем планы не всегда выполняются и тогда оно превращается в хронологический процесс. Если качественный уровень каталога не отвечает требованиям, более целесообразно разделить его по хронологическому признаку, после чего заняться плановым редактированием той части, которая охватывает последние 20 – 25 лет. Эта рекомендация, конечно, не имеет отношения к каталогам массовых библиотек, где подобное разделение нецелесообразно, поскольку там проще освободить фонды от устарелых, потерявших свою активность изданий. а уже затем отредактировать каталог.
Плановое методическое выборочное редактирование делается в связи с проведением крупных политических, научных, культурных и других компаний, в связи с подготовкой к юбилейным мероприятиям. Тематика такого редактирования определяется планом работы библиотеки на текущий год. Так, если она готовится к юбилею писателя или поэта – в связи с этим планируется проведение писательских конференций или вечеров, организацию выставок, издание библиографических пособий и прочие мероприятия, должно быть запланировано и выборочное методическое редактирование соответствующих делений каталога. Важно чтобы эта работа носила несколько опережающий характер и каталог был уже отредактирован к тому времени, когда к нему начнут обращаться читатели, библиографы, сотрудники библиотеки. Таким образом необходимым условием эффективности работы с каталогом можно назвать опережающее планирование.
Выборочное методическое редактирование проводится так же в связи с изданием дополнений и исправлений, требующих коренной переработки содержания и структуры того или иного раздела каталога. Такая работа должна планироваться заблаговременно.
Полное плановое техническое редактирование каталога требует последовательного просмотра (карточка за карточкой) всего каталога. Это чрезвычайно трудоемкое мероприятие планируется библиотеками очень редко и может быть вызвано лишь внешними, случайными причинами. К их числу относится, например, переезд библиотеки, перемещение каталога во время ремонта, стихийное бедствие и т.д. Гораздо чаще проводится выборочное плановое редактирование в тех случаях, когда выявились серьезные нарушения в расстановке карточек, оформлении каталога. Нередко методический уровень тех разделов, к которым будет обращено внимание, не вызывает опасений, а технический требует редактирования.
По большей части техническое редактирование проходит как текущий процесс. Тогда перед сотрудником, расставляющим в каталог карточки (как правило, это систематизатор), стоит двуединая задача: не только пополнить каталог информацией, но и исправить все недостатки, которые обнаружатся по ходу расстановки. Практически в поле зрения библиотекаря попадают все элементы, требующие постоянного, повседневного контроля: у одного ящика стерта или запачкана этикетка, у другого отклеился ярлычок с номером и т.д. Эти неожиданные «открытия» нельзя оставлять на потом, так как каталог сразу перестает нормально функционировать: читатель не сможет найти по внешнему оформлению нужный ящик. Внутри ящика сразу можно увидеть смятые разделители, не слишком ясную запись, явные нарушения в расстановке. Расставляя карточки, систематизатор обнаруживает и многие другие огрехи. Большую их часть следует исправить сразу. Для этого у библиотекаря должны быть в небольшой коробочки заранее приготовленные орудия производства и все необходимые материалы: ножницы, лезвие, резинка, кисточка, ручка и карандаши, тушь, клей, каталожные карточки, разделители. Бумага (или готовые по размеру формы) для этикеток и ярлыков и т.д. Такой арсенал сбережет время, позволит выполнить быстро и качественно самые неотложные работы.
