При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа).
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;
вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации;
организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.[9]
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.
По учету кадров. Например:
N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
N Т-2 "Личная карточка работника";
N Т-3 "Штатное расписание";
N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
N Т-7 "График отпусков";
N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником";
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
N Т-10 "Командировочное удостоверение";
По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:
N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы";
N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени";
N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";
N Т-51 "Расчетная ведомость";
N Т-53 "Платежная ведомость";
N Т-54 "Лицевой счет";
N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";
N Т-61 "Записка расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником";
N Т-73 "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы".
По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ.
Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:
N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ";
N КС-6а "Журнал учета выполненных работ";
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.
Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66[10] утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:
N МХ-1 "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение";
N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение";
По учету торговых операций.
Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132[11] утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).
По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Например:
N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";
N КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";
По учету торговых операций (общие). Например:
N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";
N ТОРГ-2 "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей";
По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:
N КР-7 "Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит".
По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:
N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию";
По учету операций в общественном питании. Например:
N ОП-1 "Калькуляционная карточка";
N ОП-2 "План-меню";
По учету кассовых операций
Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88[12] утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:
N КО-1 "Приходный кассовый ордер";
N КО-2 "Расходный кассовый ордер";
N КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов";
N КО-4 "Кассовая книга";
Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55[13] утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).
По учету результатов инвентаризации. Например:
N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств";
N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";
Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 [14]утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).
По учету работы строительных машин и механизмов. Например:
N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана";
N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";
По учету работ в автомобильном транспорте: Например:
N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";
N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";
N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".
По учету основных средств.
Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7[15] утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:
N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";
N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";
N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";
N ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств";
По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.
Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).
По учету нематериальных активов:
N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов".
По учету материалов. Например:
N М-2 "Доверенность";
N М-4 "Приходный ордер";
N М-7 "Акт о приемке материалов";
N М-11 "Требование-накладная";
N М-17 "Карточка учета материалов";
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:
N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов";
По учету работ в капитальном строительстве. Например:
N КС-6 "Общий журнал работ";
2. Организация документооборота в бухгалтерском учете
2.1. Система документооборота первичных учётных документов
Документооборот – это движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
С учетом назначения и среды обращения документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2. 1).[16]
В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.
