Электронные архивы российских предприятий
1. Электронный архив ЦБ РФ
Решение о создании Центрального электронного архива ЦБ РФ было принято в 2000 году. Сотрудники Главного Центра Информатизации (ГЦИ) ЦБ РФ разработали концепцию Центрального электронного архива и в качестве основы для его создания рассмотрели ряд программ российских и западных производителей. Летом 2000 года была выбрана система LanDocs, разработанная компанией ЛАНИТ.
Специалисты Банка России и ЛАНИТ начали работы с подготовки технического задания на адаптацию системы LanDocs в соответствии со спецификой деятельности архивных служб банка. На первом этапе сотрудники холдинга разработали специализированные компоненты, обеспечивающие автоматизацию базовых функций архива, и внедрил технологию поточного (массового) сканирования и распознавания текстов документов.
В декабре 2000 года система Центрального электронного архива была принята в промышленную эксплуатацию. База данных электронного архива функционирует под управлением СУБД Oracle. В течение 2001 года в соответствии с планом ЛАНИТ производил работы по расширению функциональности ПО, завершившиеся к декабрю 2001 года. В 2002 году компания ведет работы по созданию подсистемы автоматизированной передачи дел из системы автоматизации делопроизводства Центрального аппарата в электронный архив.
Долгосрочным планом было предусмотрено не только внедрение системы в Центральном архиве Банка России, но и ее тиражирование в территориальных учреждениях банка. Для этого специалисты ЛАНИТ обеспечили поддержку СУБД Microsoft SQL Server.
В связи с большим количеством территориальных учреждений тиражирование системы рассчитано на несколько лет. В сентябре 2002 года ГЦИ закупил первые лицензии. По словам начальника Управления систематизации документов Административного департамента ЦБ РФ Анатолия Викторовича Дуванова, «в результате осуществления проекта было улучшено информационное обслуживание руководства и работников подразделений Банка России, а также значительно снижен риск утраты бумажных документов архива благодаря использованию их электронных копий».
Система LanDocs, на базе которой создан электронный архив ЦБ РФ, предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и специализации. Продукты семейства LanDocs позволили включить в контур делопроизводственной деятельности ЦБ не только пользователей архива, объединенных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая доступ через INTERNET и через системы электронной почты.
В состав системы, обеспечивающей функционирование электронного архива ЦБ РФ, вошли следующие компоненты:
« Делопроизводство»
Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре “клиент-сервер” на базе промышленной СУБД и функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95 / 98 / NT / 2000. Поставляется для работы с СУБД Oracle или Microsoft SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервиса управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков;
«Сервер документов»
Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой «LanDocs: Делопроизводство» и осуществляет поддержку операций чтения, поиска, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000;
«Сервер документов» обеспечивает возможность поиска слов и фраз в текстах документов с учетом правил морфологии русского языка;
«Сканирование и визуализация изображений»
Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов.Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.
«Интернет-доступ»
Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям возможность доступа к информации системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet, используя в качестве платформенно- независимого клиента стандартный Internet Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator);
«Почтовый сервер»
Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на рабочих местах которых не установлено клиентское ПО «Делопроизводство».
«Почтовый клиент»
Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивает пользователю возможность получать задания и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
«Подсистема безопасности»
Подсистема безопасности LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T X.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. Конфиденциальные документы шифруются на индивидуальных ключах. События, связанные с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы
подсистемы.
«Маршрутизация»
Программное обеспечение, расширяющее возможности «Делопроизводства» по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа и определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам деловых процессов.
Справочные подсистемы
Включают в себя корпоративные справочники типов файлов, типов документов, способов доставки, номенклатуры дел, корреспондентов, типов сообщений, типов делопроизводственных операций и другие.
|
Основываясь на приведенной информации об электронной системе LanDocs, использованной для создания электронного архива ЦБ РФ, и о некоторых особенностях этого архива, можно выделить следующие достоинства рассматриваемого электронного архива: |
Соответствие нормам отечественного делопроизводства: архив базируется на отечественных стандартах и нормах делопроизводства, практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах;
Универсальность и функциональность: функциональность архива обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки делопроизводственного персонала и сложившуюся инфраструктуру;
Прогрессивная архитектура: система архива может строиться в любой из трех давно и хорошо зарекомендовавших себя архитектур:
в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД;
в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet или в среде корпоративной Intranet сети, используя в качестве универсального платформенно - независимого клиента стандартный Internet Browser;
на базе стандартного клиента электронной почты Microsoft Exchange или Lotus Notes.
На практике разумное комбинирование методов доступа к данным LanDocs дает возможность гибкого и экономичного конфигурирования лицензий в соответствии со спецификой делопроизводственной нагрузки на конкретных рабочих местах организации-заказчика;
Открытость: система архива предоставляет пользователям:
документированный OLE-интерфейс, который обеспечивает возможность встраивания сервисов управления документами в Windows-приложения, проектируемые внешними разработчиками;
поддержку промышленных стандартов, за счет которых она может быть интегрирована с внешними программными системами и специализированным оборудованием - системами электронной почты (интерфейс MAPI), системами электронной торговли (с использованием XML), сканерным оборудованием (интерфейс TWAIN), системой FineReader (для распознавания текстов сканированных документов).
Защищенность данных: реализованный в системе механизм управления разграничением полномочий пользователей реализован на трех уровнях (ОС, СУБД, программное обеспечение) и дает возможность:
обеспечить идентификацию/аутентификацию пользователя;
определить для каждого пользователя функциональные права - права на выполнение тех или иных функций системы (в частности на доступ к тем или иным журналам регистрации документов);
определить для каждого документа уровень конфиденциальности, а для каждого пользователя - права доступа к документам различного уровня конфиденциальности;
подтвердить правомочность действий пользователя с помощью механизма электронной подписи;
обеспечить необходимый уровень информационной защиты конфиденциальных документов путем их шифрования, а также шифрования всей информации, передающейся по открытым каналам связи, например, по электронной почте; шифрование производится с использованием сертифицированных криптографических средств;
протоколировать все действия пользователей в журналах аудита (в журнале регистрации входа и выхода из системы, журнале совершенных операций).
К недостаткам архива ЦБ РФ, созданного на базе системы LanDocs, можно отнести его относительно ограниченную целевую направленность (не предусмотрена возможность взаимодействия на международном уровне и, как следствие, работа с зарубежными партнерами/клиентами, что представляется весьма важным для банка уровня ЦБ) и чрезмерную насыщенность архивной системы многочисленными приложениями, некоторые из которых вполне могли бы быть унифицированы, что существенно облегчило бы процесс освоения и использования электронного архива.
