автоматическую комплектацию многостраничных документов;
автоматическое распознавание;
средства визуального контроля и коррекции результатов распознавания;
экспорт данных, полученных в процессе распознавания, в Базу Данных ПФР;
автоматическое формирование статистической отчетности о результатах работы системы.
При создании электронного архива Пенсионного фонда было использовано следующее аппаратное обеспечение:
Сканеры
Kodak ImageLink 9500 (паспортная производительность: 144 стр. А4/мин. или 8640
стр. А4/час);
Станция сканирования: IBM PC Pentium*166/32MB RAM/1GB;
Станция сортировки и комплектования отсканированных документов: IBM PC
Pentium*166/64MB RAM/1GB;
Станция распознавания: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/1GB;
Станция редактирования: IBM PC Pentium*166/16MB RAM/1GB;
Файл сервер: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/4GB;
Сеть: Ethernet 10Mb/s;
Сервер баз данных: IBM AS/400.
Программное обеспечение включило в себя:
ПО
сканера: Kodak HV Capture 2.0;
ПО создания описания форм: Cognitive FormDesigner;
ПО станции распознавания: Cognitive FormReader (рукописное заполнение и
отметки);
ПО станции редактирования: Cognitive FormEditor;
Сетевая операционная система: Novell 3.12;
Операционная система на станциях сканирования, распознавания, редактирования:
Windows 95;
База данных: IBM DB2/400.
Система архива построена по принципу гибкой масштабируемости. В зависимости от конкретной ситуации, в систему могут быть добавлены (изъяты) технические средства, без изменения технологического процесса обработки информации. При увеличении нагрузок (количества обрабатываемых документов в день) к системе автоматически подключается необходимое количество станций распознавания (редактирования). В обычном режиме, для обработки нескольких тысяч документов в день, используется следующая комплектация технических средств:
1 станция сканирования,
1 станция сортировки и комплектования отсканированных документов,
1 станция распознавания,
20 станций редактирования,
1 файл-сервер.
Систему Cognitive Forms пришлось адаптировать к реальному качеству
поступающих документов, т.к. анкеты печатались в разных типографиях и
отличались размерами и качеством печати.
Дополнительно было разработано следующее
специализированное программное обеспечение:
ПО диспетчеризации для равномерной загрузки всех доступных станций
распознавания и редактированияж
ПО статистического анализа результатов ввода;
ПО сортировки входящих документов по типам и комплектации многостраничных
документов;
ПО обработки пачек, отбракованных на этапе сортировки (ПО принятия решений,
определяющее дальнейших ход пачек: пересканирование (в случае слипания бланков
документов) или возврат пачек работодателю с указанием допущенной неточности
(ошибки);
ПО автоматического распознавания типа формы документа.
Специалистами фирмы была произведена настройка
общего технологического процесса для достижения максимальной производительности
операторов и повышения показателей эргономики, были написаны конверторы в
уникальные форматы базы данных ОПФР.
Представители ПФ РФ предъявляли особые требования к уровню защищенности информации, хранящейся в архиве, поэтому особое внимание было также уделено разработке мер информационной защиты архива.
Информационная безопасность архива обеспечивается за счет наличия в составе средств, обеспечивающих конфиденциальность работы с информацией. В многопользовательской автоматизированной системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. Информация в системе хранится в закодированном виде. Каждому пользователю заранее определен объем информации, к которому он допущен. Подсистема управления доступом строится на основе, так называемой трехмерной матрицы разграничения доступа. Для каждого пользователя системы определяются объекты (программы, данные, устройства) к которым он имеет доступ и полномочия (открытие, сохранение, копирование, просмотр и т.д.) доступа. Система обеспечивает:
осуществление идентификации и проверки подлинности субъектов доступа при входе в систему по идентификатору и паролю длиной не менее шести символов;
возможность пользователю самостоятельно изменять свой пароль, если это разрешено администратором безопасности;
возможность администратору безопасности изменить пароль пользователя;
хранение идентификаторов и паролей в Системе в неявном виде;
идентификацию и аутентификацию пользователя с клавиатуры;
управление уровнями конфиденциальности (не менее 5);
контроль доступа и аутентификацию субъектов к защищаемым ресурсам;
для каждого пользователя - право работы с определенных рабочих мест, согласно перечню; идентификация и аутентификация пользователя как с клавиатуры, так и с помощью технических средств, допустимых операционной системой, идентификация и аутентификация программ, томов, файлов, каталогов.
Целостность системы
обеспечивается программно - аппаратными средствами. При инсталляции системы
целостность программного продукта проверяется автоматически и сообщение о
результатах проверок выводится на экран монитора. При загрузке обеспечивается
целостность средств защиты информации от несанкционированного доступа,
целостность программного обеспечения, целостность записей в базу данных.
Ошибочные действия пользователей и обслуживающего персонала не нарушают работу
средств защиты информации. Предусматривается возможность дублирования
программно - аппаратного комплекса и оперативного перехода на резервные
компоненты. Предусматривается также возможность дублирования средств защиты
информации ведением двух копий и возможность периодического обновления этих
средств с контролем их работоспособности.
Подсистема криптографической защиты обеспечивает целостность и конфиденциальность как хранимой, так и передаваемой информации. Осуществляется шифрование всей конфиденциальной информации, выводимой на внешние носители. При этом осуществляется автоматическое освобождение областей памяти, содержащих ранее незашифрованную информацию. Доступ субъектов к операциям шифрования и криптографическим ключам контролируется подсистемой управления доступом.
Анализируя результаты разработки и внедрения электронного архива в Пенсионном фонде РФ, можно прийти с следующим заключениям.
Был достигнут бесспорный прогресс в повышении эффективности деятельности предприятия. Система введена в круглосуточную эксплуатацию, что позволило выполнять работы по пополнению архива новыми документами и переводу старых бумажных документов в электронный вид без задержек. Чтобы оценить сравнительное повышение производительности труда, следует сказать, что до реализации проекта один оператор Пенсионного фонда был в состоянии обработать 100-120 бумажных документов (1 страница А4) за 8 часовую смену. После внедрения электронного архива и сопутствующих систем обработки информации один оператор вводит и проверяет правильность ввода 500-600 документов в смену. Планируемый рост производительности ввода – до 800-1,000 документов в смену. Фактически, производительность ввода возросла в 4-5 раз для каждого оператора. За 4 первых месяца эксплуатации было введено 3 млн. анкет, что было бы невозможно старыми средствами.
За время эксплуатации электронного архива Cognitive Technologies не было отмечено существенных сбоев в работе системы; операторы и служащие ПФ, работающие с архивом, отмечают легкость освоения и обращения с программным обеспечением.
5. Электронный архив ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ»
В 2002 году руководство ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ» приняло решение о полном переводе архивов предприятия и систем документооборота в электронный вид.
ФГУП «ЦНИИМинАтоминформ» (далее в тексте – ФГУП) является головным научно-методическим центром по важнейшим направлениям управленческой, экономической и информационной деятельности МИНАТОМа России.
В качестве базы для создания электронного архива была выбрана система Search 5.0, разработанная НПП «Интермех».
Летом 2002 года было проведено сканирование регистрационных и информационных карт отраслевых НИОКР, выполненных на предприятиях атомной промышленности с 1970 по 1995 гг. В течение 10 дней было переведено в электронный вид около 78 тысяч карт. Это позволило начать упорядочивание всего фонда документации, провести ревизию информационного ресурса.
Электронный архив, разработанный для ФГУП, предусматривает решение следующих задач:
хранение документов
различных типов;
управление доступом к документам;
быстрый поиск документов и документов-прототипов;
согласование-утверждение документов;
проведение изменений документов и управление версиями документов;
поддержка групповой работы над проектами.
Архив ФГУП представляет собой базу данных, в которой хранятся документы и информация, необходимая для их идентификации и поиска — обозначение, наименование, формат и т. д.
Архив построен в архитекутре клиент-сервер, в которой в качестве сервера базы данных архива может использоваться одна из СУБД – Interbase фирмы Borland или всем известный Oracle. Обе СУБД имеют версии своих SQL-серверов, работающие на разных аппаратных и операционных платформах, поэтому, в зависимости от выбранной версии СУБД, серверная часть архива может работать на разных платформах - Windows 95 & NT, Novell Netware, UNIX, SUN и др. Клиентская часть архива работает в ОС Windows 95, Windows 98 или NT 4.0 или более поздних версий. В настоящее время серверная и клиентская части электронного архива ФГУП работает под управлением Windows 95.
Для группирования документов по их статусу (утвержден/не утвержден), типу (конструкторские/технологические) и другим признакам, компоненты системы Search 5.0 обеспечивает гибкую модель архива, состоящего из нескольких архивов, определяемых администратором системы, например — архив ОГК, архив ОГТ, рабочий архив сектора и т. д. Для каждого из архивов администратором системы определяются права доступа пользователей к документам этого архива, набор параметров документов архива, набор необходимых подписей, которые документ должен получить для того, чтобы попасть в архив и т. д. Search 5.0 позволяет хранить в архиве любые типы документов — чертежи, спецификации, текстовые документы и т. д. Для каждого типа документов можно назначить программы просмотра и редактирования. Поддерживаются документы, состоящие из нескольких файлов (например, чертежи на нескольких листах, гибридные чертежи TIFF + DWG и др.), а также документы, включающие в себя ссылки на другие документы (например, XREF в AutoCAD и т. д.). Можно регистрировать в архиве информацию о документах, выполненных на бумажных носителях.
