Зводячи підсумки воєдино, визначте:
- наскільки корисним було засідання;
- яких результатів було досягнуто, які рішення було прийнято;
- якими мають бути наступні кроки/дії;
- хто відповідає за виконання прийнятих рішень.
Подякуйте всім присутнім за участь у засіданні та особливо відзначте тих, хто цього заслуговує (найбільш активні учасники; особи, внесок яких у вирішення поставлених проблем був найбільш ефективним і т. ін.). Надзвичайно важливо давати людям відчути їх вагомість та важливість: це не тільки є правильною поведінкою лідера (головуючого), який думає про свою команду, але також є безумовним виявом ввічливості.
За необхідності визначте дату проведення наступного засідання.
Головуючий своєю поведінкою та манерами, безумовно, задає тон усього засідання, від чого значною мірою залежить і кінцевий успіх заходу. Вище наводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню ділових засідань різних типів: як формальних, так і неформальних.
Що є помилковим, неприйнятним у поведінці головуючого на діловому засіданні?
2.4 Найпоширеніші помилки у поведінці головуючого
- Відсутність контролю над ходом засідання, проведенням дискусії та окремими ("важкими") учасниками.
- Початок та завершення засідання невчасно.
- Непредставления себе або присутніх (учасників).
- Незаохочення молодших за віком, посадою або часом роботи у компанії до участі у роботі засідання.
- Невстановлення перерв, невизначення їх тривалості.
- Недотримання встановленного порядку денного.
3. ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ
Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функції як у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення. Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі інші присутні.
3.1 Роль (функції) учасника ділового засідання
3.1.1 Перед засіданням
- Внести дату та день засідання у свій робочий розклад.
- Підтвердити свою присутність на заході.
- З'ясувати роль, яку відведено вам на засіданні.
- Визначити, яку допомогу головуючий та інші організатори заходу очікують від вас.
- Запропонувати кандидатури можливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питань порядку денного.
- Знати цілі та завдання засідання.
- Знати місце та час проведення заходу.
- За необхідності заздалегідь провести всю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися до обговорення і т. ін.).
3.1.2 Під час засідання
- Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняття рішення і т. ін.).
- Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприймати інформацію, що надається.
- Дотримуватися порядку денного та суті обговорення.
- Мінімізувати або зовсім уникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.
- Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбувається у залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.
- Вести нотатки.
3.1.3 Після засідання
- На прохання організаторів/головуючого оцінити ефективність проведеного засідання.
- Ще раз продивитися протокол засідання.
- За необхідності ввести у курс справ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не були присутні на заході.
- Виконувати прийняті на засіданні рішення.
Очевидно, що брати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того, хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходів такого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засідань значно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навіть для тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючі правила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під час заходу почуватися більш підготовленим та впевненим.
Формальні засідання, як правило, проводяться на регулярній основі (щотижня, щомісячно, кожного кварталу тощо), і мають визначеного головуючого. Для формального засідання готується порядок денний, його протокол. Для засідань такого роду, як правило, існує визначена, встановлена процедура ведення заходу, яка часом передбачає прийняття рішень та голосування. Якщо ви недавно працюєте у даному конкретному місці, вам необхідно чітко усвідомити, яким чином проходить кожний етап засідання, до того, як ви будете брати участь у першому для вас подібному заході на новому місці.
Наведені нижче поради допоможуть вам почувати себе впевнено навіть на вашому першому діловому засіданні:
- Заздалегідь підготуйтеся до заходу.
Для цього ознайомтеся з порядком денним та протоколом попереднього засідання; вивчіть матеріали, що були розіслані учасникам напередодні заходу; продумайте, яким чином ви можете взяти участь в обговоренні питань порядку денного.
- Якщо ви бажаєте винести на розгляд питання, додаткове до внесених у регламент, ви можете це зробити у час, відведений для "інших питань/різного".
Коли підійде час для розгляду питань, зазначених у порядку денному, як "інші питання", ви можете просто попросити у головуючого слово та викласти свою думку. Якщо ж ви хочете обговорити проблемне, складне питання, або ж питання надзвичайної важливості, ви повинні попросити, щоб воно було внесене до порядку денного засідання окремим пунктом. Зробити це необхідно як мінімум за три робочі дні до дати проведення заходу, не пізніше. Винесення самим питання на розгляд (без попередньої домовленості з організаторами) і при цьому наполягання на вирішенні його у той же день - яскравий вияв поганих манер та непрофесіоналізму.
- Виявом ввічливого та поважливого ставлення до всіх учасників є чітке дотримання вами регламенту.
Не повертайтеся до обговорення першого питання тоді, коли всі присутні перейшли до розгляду четвертого пункту порядку денного. Звертайте увагу на питання, що обговорюється. Якщо вам необхідно піти раніше, а ви зацікавлені у питанні, що буде обговорюватися пізніше, коли ви вже підете, не намагайтеся перенести його розгляд на початок засідання. Вам доведеться дізнатися про результати обговорення з протоколу засідання або ж від колег, які були присутні до кінця заходу.
- Одягніться формально (діловий костюм - найбільш підходящий варіант одягу у цьому випадку).
Ви можете вибрати менш формальний одяг у тому випадку, коли чітко вказується можливість подібного вибору (коли очевидно, що формальний одяг не є обов'язковим).
- Приходьте на засідання вчасно.
В ідеалі намагайтеся бути на місці засідання за п'ять хвилин до його початку; якщо це ваше перше засідання - за десять хвилин. Головуючого будь-якого засідання найбільше дратує та нервує необхідність затримувати початок роботи через учасників, що запізнюються на захід: приходячи після зазначеного часу, такі особи не тільки відволікають присутніх своєю появою, але і змушують повторювати для них суть усього, що вже було сказано до їх появи на заході (у протилежному разі, вони будуть просто не в змозі адекватно брати участь у подальшій роботі).
Пам'ятаючи, що прихід на засідання заздалегідь, без запізнення, є виявом вашого професіоналізму та безумовної поваги до інших учасників, необхідно усвідомлювати, що "заздалегідь" означає не раніше, ніж три-п'ять хвилин до початку заходу. Інколи, навіть дотримуючись цього правила, ви можете потрапити у ситуацію, коли організатор(и) попросить вас зайти до залу засідань у точно визначений час, тому що у дорогоцінні хвилини, які залишилися до початку заходу, йому /їм необхідно уточнити певні деталі. У такому випадку не наполягайте на вашій присутності, з розумінням поставтеся до сказаного вам, спокійно вийдіть з приміщення та поверніться у точно визначений час.
- Не приходьте на засідання набагато раніше визначеного часу.
Вважається, що не тільки запізнення на засідання є виявом поганих манер. Таким самим виявом порушення норм ділового етикету є і прихід на засідання набагато раніше визначеного часу. На жаль, багато бізнесменів, ділових людей різних сфер діяльності не вважають прихід у чужий офіс набагато раніше встановленого для зустрічі часу (більше ніж 5-10 хвилин) виявом неповаги до часу іншої особи та її роботи в цілому. Багато хто працює у дуже напруженому ритмі, у таких людей розписана буквально кожна хвилина, і у кожний проміжок часу вони хочуть встигнути зробити якомога більше. Тому особи, які приходять набагато раніше визначеного часу, імовірніше за все заважатимуть хазяїну офісу, де планується проведення засідання. Як ви почуватимете себе, коли хтось буде сидіти у вашому кабінеті та дивитися, як ви працюєте, або, ще гірше, заважатиме (розважатиме вас розмовами) у той час, коли ви будете намагатися сконцентруватися на важливій та складній роботі, яку необхідно закінчити якомога швидше і яка вимагає повної вашої уваги?
Взявши за звичку приходити на засідання набагато раніше встановленого часу, і таким чином бути першим із прибулих, ви можете справити про себе негативне враження: ваші колеги та /або ваш начальник можуть зробити висновок, що ви маєте занадто багато вільного часу під час робочого дня. Пунктуальність, прибуття вчасно на той чи інший захід - безумовно, надзвичайно важливі риси ділової людини. Але не варто несвідомо перетворювати їх з ваших плюсів у мінуси, дуже часто (або завжди) приходячи на ділові засідання набагато раніше встановленого часу.
- Якщо ви ніяк не можете уникнути запізнення на ділове засідання, постарайтеся максимально мінімізувати можливі негативні наслідки вашого пізнього приходу, а також продемонструвати повагу та уважне ставлення до інших. Наприклад, їдучи на засідання, ви попали у "пробку" на трасі і бачите, що будете на місці не раніше, ніж через 20 хвилин. Якщо ви маєте мобільний телефон, найкращий варіант - використати його та попередити організаторів про своє запізнення, пояснивши його причину. Якщо ви не маєте такої можливості, намагайтеся якомога швидше знайти телефон-автомат та передзвонити відповідальній особі. У разі, коли дзвінок просто не можливий, вибачтесь та поясніть причину свого запізнення як тільки матимете таку можливість. Основне, що повинен зробити будь-який учасник засідання у ситуації, коли він запізнюється або зовсім не може бути присутнім на заході, - повідомити про це організатора(ів) якомога раніше.
- Не забувайте про необхідність бути на засіданні.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
