В текстовой части документа указывают коды и наименования структурных подразделений и должностей, число единиц по штату, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам.
Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и утверждает руководитель организации с заверением печатью на грифе утверждения.
Структуру и штатную численность подразделения определяют в соответствии с его уставом или положением и закрепляют специальным документом, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и число штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяют печатью. Обязательные реквизиты документа – наименование предприятия, название документа, дата, номер, место составления. Текстовая часть оформляется в виде таблицы.
Инструкция – документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений, должностных лиц.
Инструкцию оформляют на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».
Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагают цели и причины издания документа, область его распространения, основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.
Документы инструктивного характера могут также называться «Правилами», «Положением» и т. д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций.
2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от
несанкционированного доступа.
2.1. Конфиденциальные служебные документы.
К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 и включает в себя:
- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;
- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);
- сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати.
Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Примерный перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации:
1. Производство:
- структура производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период времени.
2. Управление:
- структура управления, в том числе зарубежными филиалами, дочерними предприятиями и пр.;
- специфические методы управления подразделениями организации;
- схема управления организацией в обычном и оперативном режиме;
- содержание закрытых совещаний по вопросам управления.
3. Планирование:
- планы выпуска продукции (деятельности организации);
- планы сотрудничества;
- планы развития;
- планы обеспечения.
4. Маркетинг:
- содержание и направленность маркетинговых исследований;
- содержание оригинальных методик изучения рынка;
- важнейшие результаты (показатели, данные) изучения рынка, включая анализ и оценку реального состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;
- содержание рыночной стратегии организации.
5. Сотрудничество:
- содержание сведений о заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях (покупателях), спонсорах и иных партнерах организации, поддерживающих с ней постоянные деловые отношения.
6. Переговорная деятельность:
- содержание коммерческих переговоров, их особенности и результаты;
- информация о подготовке к проведению переговоров.
7. Ценовая политика организации:
- данные о методах расчета цен, их структуре;
- данные об условиях предоставления скидок при заключении контрактов.
8. Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность:
- приоритетные направления проведения исследований;
- сведения, раскрывающие новации разрабатываемых изделий, процессов (до момента получения патента);
- важнейшие конструкционные характеристики разрабатываемых изделий.
9. Вопросы сохранения государственной (служебной и коммерческой) тайны. Обеспечение безопасности информации:
- сведения об организации работы по обеспечению сохранности государственной тайны (безопасности информации);
- сведения о допуске персонала организации к секретным работам (документам).
10. Прочие сведения:
- сведения, которые могут быть причислены к служебной (коммерческой) тайне на законных основаниях и исходя из специфики деятельности организации.
2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от
несанкционированного доступа.
Во всех жизненных ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со случайными людьми – вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. С одной стороны, подобные разговоры могут быть истолкованы окружающими без должного понимания. Но есть и более серьезные доводы. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного) контракта или об особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете – пусть невольно – разглашению служебной и коммерческой тайны. Предоставлять информацию о содержании служебных документов лицам не имеющих к разглашаемой информации прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.
Исходя из вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты и т. п.).
Как правило, подобный комплекс мер включает в себя:
- установление правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;
- разработку и периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;
- ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;
- обеспечение соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;
- применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;
- осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;
- периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;
- обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.
Большие масштабы «закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это – жизненная необходимость.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе:
- организационную;
- контрольную;
- информационную;
- методическую.
Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие:
- работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
