Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенные воздействия, чтобы в соответствии с целью управления обеспечить сохранение качественной определенности всей системы. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей нужно сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации, поэтому в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 1).
Рисунок 1. Структура системы управления
Представленная на рисунке 1 схема носит общий характер и справедлива для любой системы управления.
Управляющая часть, в свою очередь, включает ряд элементов. В состав элементов входят:
измерительные;
исполнительные;
решающие.
Каждый из них выполняет определенную функцию в реализации процесса управления, и между собой они связаны информационными связями. Эти элементы связаны между собой и с внешней средой посредством передачи информации:
о целях управления;
о состоянии управляемого процесса;
об управляющих воздействиях.
Рис. 2. Подробная структура системы управления
На рисунке 2 представлена схема системы управления с учетом состава элементов управляющей части.
Управляемый процесс может иметь довольно сложную структуру, обусловливаемую конкретными особенностями его протекания, и состоять из подпроцессов, относительно автономных и различным образом взаимодействующих друг с другом. Автономность подпроцессов выражается в их определенной локализации во времени и пространстве, наличии собственных критериев качества.
Сложная конфигурация управляемого процесса порождает и соответствующее усложнение управляющей части системы управления, приводя к появлению дополнительных координирующих элементов, зачастую нескольких уровней. Можно говорить об относительной самостоятельности управляющей части уже со своими критериями функционирования, сложной структурой, принципами и законами внутреннего существования, т. е. речь идет уже скорее об управляющей системе. А это означает, что функционирование такой системы определяет соответствующий и отличный от других (порождаемых управляемым процессом) специфический вид деятельности - управленческую деятельность.
Исходя из рассмотренных положений можно определить управленческую деятельность как определенным образом организованную в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых в рамках управляющей системы обеспечивает реализацию функций управляемого процесса, а следовательно, и достижение целей системы управления в целом.
Данное определение предполагает наличие следующих характеристик управленческой деятельности:
управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);
управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило определяемых местом размещения управляющей системы;
управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности
содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к негэнтропийному протеканию управляемого процесса.
Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений, связанных с непосредственным воздействием на управляемый процесс, и соответствующие Теоретико-методологические и практические разработки велись и ведутся именно в указанной области. Но, имея в виду сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, необходимо указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.
Как уже отмечалось, управленческая деятельность в том смысле, в котором мы ее определили, пространственно локализована рамками физического размещения управляющей системы. Указанное физическое размещение в различное время и в различных местах реализовывалось по-разному: приказы в Древней Руси, коллегии в петровской России, министерства и ведомства в современном обществе, заводоуправления на промышленных предприятиях, деканаты на факультетах высших учебных заведений и т. п. Для обозначения указанных объектов в настоящее время существует обобщенное название - офис.
В соответствии с изложенными выше представлениями о системах управления под офисом понимается физическая реализация условий выполнения управленческой деятельности в рамках управляющей системы, а обеспечение его функционирования, т. е. управление самой управленческой деятельностью - офисной деятельностью.
1.2. Структура и функции офисной деятельности
Исходя из того, что для достаточно сложных управляемых процессов (а к таковым и относятся социальные и экономические процессы и явления) управляющая часть рассматривается как управляющая система, то ее саму следует принимать за систему управления, в которой управляемым процессом является реализуемая в рамках офиса управленческая деятельность.
И тогда, как следует из предыдущего рассмотрения, офисная деятельность - это определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы, управления.
Это определение предполагает наличие следующих структурных характеристик офисной деятельности:
- офисная деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, определяемых совокупностью параметров размещения офиса: количеством мест локализации (одно или несколько), их иерархической соподчиненностью (центральный или филиал) и прочими показателями функционирования офиса в пространстве;
- офисная деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала, т. е. обладает совокупностью временных параметров: моментами начала и окончания осуществления, чередованием периодов с различными интенсивностями своей реализации, прочими показателями функционирования офиса во времени;
- офисная деятельность реализуется людьми, для которых она полностью или частично является основным видом деятельности, что характеризуется составом соответствующего персонала, его квалификацией и стажем, распределением прав и обязанностей и т. п.;
- содержание офисной деятельности определяется задачами обеспечения условий для эффективной реализации управленческой деятельности - управляемого по отношению к офисной деятельности процесса.
Раскрытие перечисленных характеристик офисной деятельности необходимо осуществить прежде всего через содержание управленческой деятельности, которая в существенной своей части сводится к выработке и принятию управленческих решений.
Категория «управленческое решение» имеет многоаспектное содержание. В широком смысле термин «управленческое решение» можно понимать как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии, как команду, подлежащую выполнению, поступающую от управляющей части системы к управляемому процессу. Отметим три связанных между собой содержательных проявления управленческого решения:
во-первых, управленческое решение - это вид деятельности, протекающий в управляющей части системы и связанный с подготовкой, нахождением, выбором и принятием определенных вариантов действий;
во-вторых, управленческое решение - это вариант воздействия управляющей части системы на управляемый процесс, формула воздействия, т. е. описание предполагаемых действий управляющей части системы по отношению к объекту управления (управляемому процессу);
в-третьих, управленческое решение - это организационно-практическая деятельность по реализации выбранного воздействия.
Первое проявление управленческого решения отражает в основном сущность управленческой деятельности, второе - ее результат, а третье - обеспечение эффективной реализации этого результата, т. е. определенным образом обусловливает содержание офисной деятельности.
Управленческое решение принимается тогда, когда выявлена та или иная управленческая проблема, проблемная ситуация, т. е. такое положение, когда при наличии данного, существующего состояния управляемого объекта (процесса) возникает необходимость другого, поскольку сохранение данного состояния мешает нормальному его функционированию, совершенствованию и развитию.
Выявив проблему, важно всесторонне ее исследовать, т. е.:
- определить причины и условия ее возникновения;
- ее важность, значимость;
- какой характер решения необходим в данной проблемной ситуации;
- каковы ее возможные последствия;
- каково отношение к проблеме людей;
- где может быть принято решение (в данной системе или вне ее);
- есть ли ресурсы для решения проблемы;
- кто из людей способен к решению;
- какая информация необходима и т. д.
При подготовке решения необходимо также выявить и учесть ограничения, в рамках которых будет реализовываться цель, решаться задача. Эти ограничения могут быть внутренними (для предприятия, например, это производительность оборудования, наличие и квалификация специалистов и рабочих, наличие информации и т. д.) и внешними (сроки решения задачи, финансы, технические нормы, плановые показатели, отлаженность связей с поставщиками и т. д.).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
