Наводим порядок

Автор: Стив Павлина, Перевод by Сергей Бирюков

Несколько лет назад мы с семьёй переехали из тесной квартиры в просторный дом. Мне больше не нужно было умещать свой офис в половине комнаты – в моём распоряжении было отличное помещение размером 10×12 метров. Поскольку я привык работать на гораздо меньшей площади, я знал, что теперь у меня много места, и хотел обустроить его таким образом, чтобы эффективно работать над различными проектами и не устраивать свалку. Незадолго до отъезда я зашёл в книжный магазин, и на глаза мне попалась книга Джулии Моргенстерн «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”». Она содержала множество великолепных советов по обустройству, а также доступно объясняла, какие именно ошибки делают люди, когда пытаются навести порядок. Я хотел бы поделиться с вами тем, что я почерпнул из этой книги, создав свой домашний офис с нуля.

Книга Джулии начинается с утверждения, в котором я усомнился поначалу. Она говорит, что если ты один из тех, кого окружает беспорядок, то ты просто никогда не учился организованности. Если ты устраиваешь хаос в своём окружении – значит, у тебя просто нет навыков организованности, которым любой может научиться. Прочитав с тех пор несколько других книг на эту тему, я понял, что Джулия частично права. Организацию можно представить в виде пошагового процесса, который каждый может проделать.

Как появляется беспорядок?

Джулия выделяет несколько технических упущений, которые могут помешать нам навести порядок, но в моём представлении, на начальном этапе есть только одно упущение: невозможность систематизировать общие решения. Каждый раз, оставляя вещи не на своих местах, я делаю это потому, что ещё не решил, как с ними поступить. Таким образом, процесс организации сводится к системе автоматических решений, куда что положить. У неорганизованных людей либо очень мало таких систем, либо нет вообще, поэтому они вынуждены каждый раз принимать решение заново. В конце концов это неимоверно усложняется, и свалка начинает расти. Организованные люди принимают намного меньше таких решений. Неорганизованность отнимает очень много времени.

Учимся организованности

Опишем пошаговый процесс организации домашнего офиса от начала до конца. Первый шаг – анализ. Как ты проводишь время в своём офисе? Составь список различных типов задач, которые ты выполняешь, затем – список функциональных зон, которые понадобятся тебе в офисе. Если ты программист, задание не должно составить труда, если ты будешь думать о нём как о разработке компьютерной программы. Если бы тебе пришлось программировать робота для выполнения всех типов задач, которые ты выполняешь в офисе, как бы ты разбил эти задачи на отдельные модули? Например, у меня получилось шесть категорий: работа с бумагами, работа на компьютере, творческая работа, финансовая работа, чтение материалов о бизнесе, ручная обработка заказов и отправка дисков. В идеале, тебе нужно сделать список чётко определённых категорий, которые пересекаются как можно меньше.

Затем нужно определить, какое оборудование и инструменты тебе нужны для каждой категории. Например, для творческой работы мне нужен доступ к письменным принадлежностям, тетрадям и доске для рисования. Для отправки дисков мне нужны упаковочные материалы, болванки, информация о тарифах и так далее. На этом шаге я понял, что мне также нужно место для хранения книг, документов и других ресурсов.

Теперь, когда твой офис разделён на функциональные зоны, тебе нужно назначить каждой зоне физическую область. В идеале, они должны пересекаться как можно меньше, но некоторое пересечение обычно необходимо, особенно если ты используешь компьютер для различных задач. Удели немного времени, чтобы определить расположение мебели, наиболее отвечающее твоим функциональным нуждам.

На этом этапе нужно чётко представлять себе, как должен выглядеть твой идеальный офис. Забудь о той мебели, которая у тебя уже есть, и пока не думай о стоимости или недостатке свободного места. Используй своё воображение и подумай, чего бы тебе действительно хотелось, если бы цена была неважна. Запиши это на бумаге, а ещё лучше – сделай набросок планировки, отмечая, какую рабочую зону ты свяжешь с каждой физической областью.

Теперь, когда ты знаешь, как должна выглядеть идеальная планировка, методом мозгового штурма найди все близкие к этому идеалу варианты, с учётом бюджета и нехватки места. Многие люди, я в том числе, унаследовали старую мебель, которая им уже не подходит. Только то, что она у тебя есть, не значит, что это правильный выбор в настоящее время. Подумай о том, чтобы продать старую мебель и заменить её более функциональной. Ты найдёшь множество мебели, которую можно собрать самостоятельно, в офисных супермаркетах по разумной цене, и многие из них предлагают бесплатную доставку. Я купил свой компьютерный стол, комод, шкаф с выдвижными ящиками и подставку для принтера за $99 в общей сложности, однако мне пришлось самому их собрать. Я также купил три шестифутовых складных стола по $35 каждый, их можно легко передвигать с места на место. Кроме того, я взял пять полок для стеллажа (60' в высоту, 36' в ширину, 10' в глубину) всего за $20. Книжные шкафы также стоят недорого, около $40—60 за шкаф с шестью полками. Если ты хочешь стол из красного дерева ручной работы – он обойдётся дорого, но если ты обратишь внимание на простые и функциональные вещи, то сможешь оборудовать офис мебелью всего за пару сотен долларов, даже если купишь всё новое. Измерь габариты мебели и попробуй изобразить оптимальное расположение в своём любимом графическом редакторе. Или сделай бумажные вырезки, сохранив пропорции, и поэкспериментируй с ними. Это намного проще, чем передвигать мебель физически.

Когда ты определился с расположением мебели, настал черёд поместить в каждую зону оборудование и инструменты для этой зоны. Возможно, из соображений удобства ты захочешь держать под рукой некоторые предметы в избытке. Мне для большинства задач необходимы письменные принадлежности, поэтому я держу их с обеих сторон комнаты. Клади инструменты как можно ближе к тому месту, где ты будешь их использовать. Неудобное место хранения может запросто привести к свалке. Например, если ты часто теряешь ручки – возможно, тебе некуда положить их в нужном месте. Пусть твои функциональные нужды определяют планировку офиса.

На текущем этапе у тебя есть хорошая схема планировки офиса, и ты выделил зоны для каждого из своих видов деятельности. Но как поступить с существующим беспорядком и сделать так, чтобы он не появился снова? Решение в том, чтобы понять причины его возникновения и создать простые системы для обработки сущностей. Хлам обычно появляется, когда ты просто не знаешь, что делать с кучей бумаг, либо ты ещё не выделил время для принятия решений по каждой из них.

Организуй хаос

Разбери все беспорядочно валяющиеся предметы. Для этого можно положить на пол несколько коробок и начать складывать всё туда. Ключевой момент в том, чтобы сортировать предметы так, как имеет смысл с функциональной точки зрения. Спроси себя, при каких условиях тебе может понадобиться каждая вещь, и отсортируй предметы по похожим условиям. Например, у меня была одна коробка для документов, которые нужно было поместить в архив, другая коробка для дизайнерских принадлежностей, ещё одна коробка для мусора, и так далее. Не начинай сразу же убирать какие-то из вещей, несмотря на то, что это может показаться хорошей идеей. Когда беспорядок накапливается, для этого обычно есть причина, и наша задача – выяснить эту причину, даже если мы знаем, куда положить эти вещи.

Когда сортировка окончена, возьми одну из коробок и взгляни на её содержимое. Спроси себя, почему эти вещи оказались в беспорядке. Скорее всего, потому что у тебя нет подходящей системы для работы с ними. Может быть, у них нет своего места, или выбранное место не слишком удобно, и проще оставить их как есть. Может быть, у тебя есть бумаги, которые нужно поместить в архив, но нет для них файлов, а папка с файлами спрятана далеко в чулане. Спроси себя, при каких условиях каждая вещь могла бы не оказаться в свалке. Это даст тебе подсказку, как предотвратить появление беспорядка.

Найди место каждому предмету

По мере того, как ты перебираешь коробки одну за другой, назначай каждому предмету место. Куда ты положишь эти старые банковские счета? Где должны лежать эти заметки о дизайне? Если у тебя была коробка для мусора, изучи её содержимое и отметь, что следовало бы выбросить. Если ты найдёшь удобное место для каждого предмета, будет гораздо удобнее сразу класть вещи на место. Как только я проделал это, я обнаружил, что порядок в моём офисе стал поддерживаться автоматически. Я всегда кладу вещи на место, потому что они хранятся почти там же, где используются.

Выбери для предметов подходящие контейнеры. Узнать, какие типы контейнеров существуют, можно в магазине офисных принадлежностей или на сайте наподобие OfficeDepot.com. Подумай о том, чтобы купить новые контейнеры (например, выдвижные ящики или полки), как только они тебе понадобятся. Там, где появляется свалка, либо нет места для предметов, либо не подходят контейнеры. Признай свои настоящие нужды – не борись с ними. Если у тебя маленький книжный шкаф – может быть, более высокий подойдёт лучше? Если корзина для мусора постоянно переполняется, замени её более вместительной, либо поставь несколько корзин в разных участках офиса. Я обнаружил, что использовать две корзины для мусора мне гораздо удобнее, чем одну, теперь в пределах досягаемости всегда есть одна корзина, и мне не нужно слишком часто опорожнять их.

Если у тебя мало места, используй вертикальное направление. Многие средства для хранения можно приделать к стенам или установить вертикально. Обрати внимание на место под столами. Туда можно поместить разные контейнеры с предметами, которые редко используются.

Разложи всё по местам

Когда ты отсортировал свалку, выбрал подходящие контейнеры, назначил каждому предмету место – самое время положить вещи туда, где они должны находиться. Это должно просто – ведь ты уже принял все необходимые решения заранее. Неорганизованные люди усложняют себе жизнь, пытаясь каждый раз принимать новое решение, куда положить ту или иную вещь. Организованные люди устанавливают такие системы, в которых подходящее место для каждой вещи очевидно; в этом случае нет нужды каждый раз принимать решение. Например, при получении бумажной почты я автоматически кладу счета и финансовые уведомления в специальный ящик, хлам отправляю в корзину, журналы кладу на полку, а остальную почту обрабатываю вручную.

Для меня самое важное преимущество организованности – способность сконцентрироваться при работе и полностью расслабиться при отдыхе. Продуктивность работы в свободной от хлама комнате существенно повышается. Если свалка не даёт тебе ни расслабиться, ни наслаждаться рабочим процессом, удели время организации. Прими решения – что, где и почему должно быть. Тогда ты сможешь сконцентрироваться на результатах своей работы, поскольку каждый предмет будет именно на своём месте.