5
Финансовые документы
Главный бухгалтер
– поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества;
– подбором, расстановкой и обучением квалифицированного персонала;
– выделения необходимых ресурсов.
Доведение Политики до всех работающих осуществляется:
– в ходе производственных совещаний;
– в ходе профессиональной подготовки персонала;
– при приеме на работу;
– методом наглядной агитации.
Руководство по качеству должно быть составлено в двух вариантах:
– первый - постоянно обновляющийся для внутреннего пользования;
– второй - без внесения изменений, для ознакомления потребителей или заинтересованных партнеров, который выдается по разрешению ответственного от руководства по обеспечению качества.
Актуализация Руководства по качеству производится по указанию генерального директора, а также по данным проверок, проводимых ответственным от руководства по обеспечению качества (Директор по качеству) не реже 1 раза в год.
Изменения вносятся при:
– пересмотре структуры системы менеджмента качества;
– пересмотре содержания отдельных пунктов Руководства;
– процедур и принципов системы менеджмента качества;
– пересмотре организационной структуры предприятия, отдела обеспечения качества;
– изменения функций различных служб или ответственных сотрудников;
– после внешних и внутренних аудитов системы менеджмента качества.
Изменение в содержание Руководства по качеству должно вноситься после утверждения Извещения об изменении генеральным директором в экземпляры пользователей подвергающиеся внесению изменений. Один экземпляр Руководства, утративший действие, должен храниться в архиве предприятия, остальные подлежат уничтожению.
Реестр форм документов представляет собой перечень применяемых в подразделениях форм регистрационных, учетных, передаточных документов содержащих записи о качестве. Экспертиза может проводиться генеральным директором с привлечением необходимых специалистов на предмет соответствия установленной формы нормативной и технологической документации, полноты информации и отсутствия дублирования в других формах.
Структура документации предлагаемой системы менеджмента качества ООО «ЧелябТрансАвто-3» представлена на рис. 5.
Рис. 5. Структура документации системы менеджмента качества ООО «ЧелябТрансАвто-3»
К документам внешнего происхождения отнесены: законодательная документация; нормативная документация.
Законодательные документы (законы, правовые документы, указы, постановления и т. д.) на предприятии могут отслеживаться путем:
– организации приобретения и подписки;
– еженедельного обновления и изучения юридической программы «Гарант».
– изучения официальных изданий газет и журналов, соответствующих разделов Интернета.
Нормативные документы делятся на контрольные и рабочие (копии). Контрольные экземпляры должны храниться в архиве предприятия.
К технологический документации относят: технологические инструкции; технологические схемы; правила организации и ведения технологического процесса.
Потребность в разработке и внесении изменений в технологическую документацию должен определять механик на момент внедрения требований нормативной документации; внедрения и модернизации оборудования; разработке новых видов услуг.
Проверка данных видов документов должно проводиться не реже 1 раза в год.
Изменения вносятся путем полной переработки. Отмененные документы изымаются из производства и подлежат утилизации.
К организационно-распорядительной документации относятся:
– организационная структура предприятия;
– должностные инструкции, производственная инструкция;
– приказы распоряжения, служебные записки; внешняя и внутренняя переписка.
Изменения в организационную структуру вносятся путем пересмотра на основании решения собрания акционеров или приказа Генерального директора.
Должностные инструкции определяют квалификационные требования, обязанности, права, ответственность специалистов и работников, в зависимости от их ранга.
Ознакомление персонала со своей должностной инструкцией должно осуществляться в период приема на работу и при внесении изменения путем нанесения надписи «с инструкцией ознакомлен дата и подпись» на должностной инструкции.
Контрольные экземпляры должны находиться в архиве предприятия.
Внесение изменений осуществляется в случае:
– изменения целей и задач подразделения;
– изменения структуры подразделения;
– изменения функциональных обязанностей и др..
Изменения должно вноситься рукописным способом, не более 3-х изменений, после чего инструкция перерабатывается. Актуализация инструкций должно осуществляться руководителем подразделения не реже 1 раза в год.
Управление распорядительными документами (приказами, распоряжениями, служебными записками, документами по переписке) осуществляется согласно требований нормативной документации по делопроизводству.
Управление финансовыми документами осуществляет финансовый директор (главный бухгалтер) согласно документов бухгалтерского, налогового учета.
Контроль за исполнением установленных требований к управлению документацией осуществляется в период внутреннего аудита, при внеплановых проверках.
В управляемых условиях находятся все данные о качестве, которые подтверждают достижение установленного качества услуг, оборудования, средств измерений, квалифицированных кадров и результативности и эффективности функционирования системы менеджмента качества.
Записи о качестве могут существовать в виде:
– данных для анализа системы менеджмента качества со стороны руководства;
– данных анализа соответствия требований к услугам;
– данных о соответствии процессов критериям результативности и эффективности;
– входных данных для проекта;
– выходных данных для проекта;
– данных анализа, верификации и валидации проекта разработки новых видов услуг;
– данных по внесению изменений в проект;
– результатов оценки поставщиков и выбора поставщиков;
– данных о качестве продукции поставщиков;
– результатов входного контроля;
– результатов контроля в процессе производства;
– результатов окончательного контроля услуг;
– результатов поверки и контроля;
– отчетов о затратах на качество;
– данных по планированию, отчетов о проверках (внутренние и внешние аудиты), рабочих записей;
– данных о несоответствиях услуг и ремонтных работах;
– данных по изучению причин услуг несоответствующего качества, процесса, системы менеджмента качества;
– данных по корректирующим и предупреждающим действиям;
– данных от потребителя (претензии, рекламации, протоколы и др.); проверочных данных;
– результатов анализа контракта;
– данных об образовании, подготовке кадров;
– данных об идентификации и подготовки данных о качестве.
Данные о качестве могут использоваться при:
– оценке эффективности системы менеджмента качества;
– аттестации персонала;
– оценке поставщиков;
– сертификации; подтверждении результатов испытаний.
Формы документов, в которых зарегистрированы данные о количестве, могут представляться в виде:
– журналов;
– отчетов;
– протоколов;
– мероприятий;
– справок;
– отчетов;
– служебных записок и др.
Данные на предприятии могут быть представлены как в бумажном, так и электронном виде.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18
