Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации

 


3.5 Положение, правила, инструкция

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.



3.6 Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- Председатель или Председательствующий;

- Секретарь;

- Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- Повестка дня;

- Докладчики по каждому пункту повестки дня;


Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.


3.7 Служебные письма

Служебные письма готовятся:

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.




Заключение

В своей курсовой работе я рассмотрела порядок формирования и утверждения номенклатуры дел предприятия, ее виды и состав.

Номенклатура дел служит, прежде всего, для унификации документации, обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. Необходимо поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии. Служба ДОУ должна вести постоянную работу с сотрудниками, разъяснять основные принципы делопроизводства и значение правильной организации работы с документами и номенклатурой дел. Всем сотрудникам важно объяснить, что они сами заинтересованы в поддержании номенклатуры дел в актуальном состоянии, иначе с них могут начать требовать дела, за которые они уже не отвечают. Появление любого нового вида дел тут же должно согласовываться со службой ДОУ для оперативного внесения дополнений в номенклатуру. «Рабочий» экземпляр номенклатуры стоит помещать в общедоступном месте в локальной сети организации. Конечно, этот файл должен быть защищен от несанкционированного редактирования или удаления. Для сотрудников электронная версия номенклатуры дел должна стать ценным справочным документом.


Список литературы

Андреева В.И., «Делопроизводство»: М-1996.


Андреева В.И.  Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.


Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.


Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.


Номенклатура дел ООО «ФореСТайл» 10.10.2003 №1


www.document.ru


www.rail.ctm.ru

www.secretar.best-host.ru


Приложение 1.

Номенклатура дел ООО «ФореСТайл»

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «ФореСТайл»

Абдурахманов Р.М.

 

Дата 12.10.2003 г.

 

ООО «ФореСТайл»

 

Номенклатура дел

10.10.2003 №1

 

 

 

на 2003 г.

 

 

 


Индекс дела

Заголовок дела
(тома, части)

Кол-во дел
(томов, частей)

Срок хранения
дела (тома, части) и №№ статей по

перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Администрация

01-01

Устав организации

 

Пост. ст. 13а

 

01-02

Учредительный договор

 

Пост. ст. 14

 

01-03

Штатное расписание

 

Пост. ст. 32а

 

 

 

 

02. Производственный отдел

02-01

Договоры с заказчиками

 

5 лет. ст. 186

После истечения срока действия договора

02-02

Акты о приеме выполненных работ

 

5 лет. ст. 188

 

 

 

 

03. Отдел паспортизации

03-01

Договоры с заказчиками

 

5 лет. ст. 186

После истечения срока действия договора

03-02

Акты о приеме выполненных работ

 

5 лет. ст. 188

 

 

 

 

04. Бухгалтерия

04-01

Годовой бухгалтерский баланс

 

Пост. ст. 135б

 

04-02

План счетов бухгалтерского учета

 

5 лет. ст. 142

 

04-03

Банковские документы

 

5 лет. ст. 150

При условии

завершения проверки (ревизии)

 

 

 

05. Отдел кадров

05-01

Личные дела

 

75 лет ЭПК.

ст. 337б

 

05-02

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

 

75 лет. ст. 358а

 

 

 

 

Референт

 

Нечаева Ю.В.

 

-------------

----------------

Дата


10.10.2003 г.




СОГЛАСОВАНО





Зав. архивом

Подпись

 

_________

 

Попова А.Г.

__________

 

Дата       10.10.2003 г.

 

 



[1] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.

[2] п.2 ст.12 закона РФ "Об ООО"

[3] Гражданский Кодекс РФ, ч. 1, разд. III.


Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11



Реклама
В соцсетях
рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать рефераты скачать