3.5 Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
3.6 Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- Председатель или Председательствующий;
- Секретарь;
- Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- Повестка дня;
- Докладчики по каждому пункту повестки дня;
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.7 Служебные письма
Служебные письма готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
- как инициативные письма.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Заключение
В своей курсовой работе я рассмотрела порядок формирования и утверждения номенклатуры дел предприятия, ее виды и состав.
Номенклатура дел служит, прежде всего, для унификации документации, обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии. Необходимо поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии. Служба ДОУ должна вести постоянную работу с сотрудниками, разъяснять основные принципы делопроизводства и значение правильной организации работы с документами и номенклатурой дел. Всем сотрудникам важно объяснить, что они сами заинтересованы в поддержании номенклатуры дел в актуальном состоянии, иначе с них могут начать требовать дела, за которые они уже не отвечают. Появление любого нового вида дел тут же должно согласовываться со службой ДОУ для оперативного внесения дополнений в номенклатуру. «Рабочий» экземпляр номенклатуры стоит помещать в общедоступном месте в локальной сети организации. Конечно, этот файл должен быть защищен от несанкционированного редактирования или удаления. Для сотрудников электронная версия номенклатуры дел должна стать ценным справочным документом.
Список литературы
Андреева В.И., «Делопроизводство»: М-1996.
Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.
Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.
Номенклатура дел ООО «ФореСТайл» 10.10.2003 №1
Приложение 1.
Номенклатура дел ООО «ФореСТайл»
|
|
|
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ФореСТайл» Абдурахманов Р.М.
Дата 12.10.2003 г.
|
||||
|
ООО «ФореСТайл»
Номенклатура дел |
|||||||
|
10.10.2003 №1 |
|
|
|
||||
|
на 2003 г. |
|
|
|
||||
|
|
|||||||
|
Индекс дела |
Заголовок
дела |
Кол-во
дел |
Срок
хранения перечню |
Примечание |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
|
01. Администрация |
|||||||
|
01-01 |
Устав организации |
|
Пост. ст. 13а |
|
|||
|
01-02 |
Учредительный договор |
|
Пост. ст. 14 |
|
|||
|
01-03 |
Штатное расписание |
|
Пост. ст. 32а |
|
|||
|
… |
… |
|
|
|
|||
|
02. Производственный отдел |
|||||||
|
02-01 |
Договоры с заказчиками |
|
5 лет. ст. 186 |
После истечения срока действия договора |
|||
|
02-02 |
Акты о приеме выполненных работ |
|
5 лет. ст. 188 |
|
|||
|
… |
… |
|
|
|
|||
|
03. Отдел паспортизации |
|||||||
|
03-01 |
Договоры с заказчиками |
|
5 лет. ст. 186 |
После истечения срока действия договора |
|||
|
03-02 |
Акты о приеме выполненных работ |
|
5 лет. ст. 188 |
|
|||
|
… |
… |
|
|
|
|||
|
04. Бухгалтерия |
|||||||
|
04-01 |
Годовой бухгалтерский баланс |
|
Пост. ст. 135б |
|
|||
|
04-02 |
План счетов бухгалтерского учета |
|
5 лет. ст. 142 |
|
|||
|
04-03 |
Банковские документы |
|
5 лет. ст. 150 |
При условии завершения проверки (ревизии) |
|||
|
… |
… |
|
|
|
|||
|
05. Отдел кадров |
|||||||
|
05-01 |
Личные дела |
|
75 лет ЭПК. ст. 337б |
|
|||
|
05-02 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
|
75 лет. ст. 358а |
|
|||
|
… |
… |
|
|
|
|||
|
Референт |
|
Нечаева Ю.В. |
|||||
|
|
------------- |
---------------- |
|||||
|
Дата |
10.10.2003 г. |
|
|
|
|||
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
|
|
|||
|
Зав. архивом |
|||||||
|
Подпись |
_________
|
Попова А.Г. __________
|
|||||
|
Дата 10.10.2003 г. |
|
|
|||||
[1] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
М.: Издательство стандартов, 1998, с.З, п.75.
[2] п.2 ст.12 закона РФ "Об ООО"
[3] Гражданский Кодекс РФ, ч. 1, разд. III.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
