"Основная часть". В данном разделе главными пунктами являются:
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- должностные характеристики;
- критерии оценки выполнения служебных обязанностей и т.д. При описании обязанностей в должностной инструкции следует учитывать, что в процессе управления можно выделить несколько однотипных функций, таких как, например, планирование (включая анализ), организация (как деятельность, направленная на упорядочение выполнения различных работ), оперативное руководство и контроль, координация и связь. В связи с этим должностные обязанности руководителей можно разбить на четыре раздела:
- должностные обязанности по планированию;
- должностные обязанности, связанные с организационной работой;
- должностные обязанности, связанные с оперативным руководством и контролем;
- должностные обязанности, связанные с координацией и связями. Для каждой конкретной должности соотношение обязанностей, связанных с той или иной функцией может существенно различаться в зависимости от места данной должности в практической структуре организации. Чем более высокое место занимает должность в организационной структуре, тем более высокий удельный вес приходится на функции, связанные с планированием и организацией.
Для того, чтобы положение о должностях стало средством организационного регламентирования работы по соответствующей должности, оно должно определенным образом закрепить объем и характер организационных связей и отношений данной должности с другими. Можно говорить о трех типах связей и отношений, в которых находится каждая должность в организации. Это- отношения должностного лица с подчиненными, вышестоящими и равными по рангу должностями. Первые два типа отношений касаются вопросов соподчиненности, а третий тип- функционального характера отношений.
Наиболее смежными для фиксирования в положении о должности являются функциональные отношения. Их условно можно подразделить на три группы:
- сотрудничество, т.е. непосредственное участие в совместном выполнении определенных работ;
- консультации, связанные с выработкой рекомендаций, советов, экспертных заключений;
- координация, т.е. обеспечение согласованности своей собственной работы (или работы своего подразделения) к работам выполняемыми другими лицами или подразделениями.
Связи и отношения, носящие функциональный характер, следует излагать при описании каждой из обязанностей. А именно указывать, с кем осуществляется сотрудничество по данной должности при выполнении данной конкретной обязанности, с кем согласовывается и координируется работа, а также по отношению к кому осуществляется методическое руководство, выработка рекомендаций, советов и экспертных заключений.
Важное значение в Положении о должности имеет четкое изложение прав,
необходимых для выполнения всех предписанных должности действий
(обязанностей) с целью достижения необходимых результатов. В положении о
должности указываются прежде всего права работника в отношении подчиненных
или подконтрольных ему должностей. Эти права состоят в том, чтобы требовать
от работников выполнения определенных действий, разрешать те или иные
действие, запрещать или пресекать соответствующие действия, а также
проверять и контролировать их, принимать на работу, увольнять, повышать в
должности, накладывать взыскания и поощрять подчиненных. В положении о
должности необходимо указывать также и права по отношению к вышестоящим
инстанциям, подразделениям и должностям, не подчиненным и неподконтрольным
данной должности. Так, работник имеет право: докладывать о положении дел,
выносить на рассмотрение определенные вопросы и предложения, участвовать в
их обсуждении, принимать участие в рассмотрении вопросов касающихся данного
должностного лица; представлять материалы по вопросам, требующим
вмешательства других инстанций (включая материалы на поощрение или
взыскание), запрашивать определенные сведения от других подразделений.
При описании прав руководителей целесообразно указывать решения, которые они могут принимать самостоятельно без доклада или с последующим докладом вышестоящему руководству; решения, подлежащие предварительному согласованию в вышестоящей инстанции; решения во исполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.
Не менее важное значение имеет раздел, в котором определяется ответственность. Ответственность предполагает, что определенный работник отвечает перед вышестоящими организациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты и последствия деятельности как собственной, так и подчиненного ему подразделения. Когда речь идет об ответственности по занимаемой должности следует иметь в виду, что четко определить ответственность можно лишь в том случае, если четко определены права всех работников подразделения. Этот вопрос связан с проблемой делегирования полномочий. При четком определении полномочий рядового работника подразделения, он полностью несет ответственность за невыполнение какой- либо проблемы, если эта проблема могла быть разрешена в пределах данных ему полномочий (прав). В этом случае руководитель подразделения не несет ответственность за то, что его подчиненный не выполнил порученное ему задание. Руководитель несет ответственность за результаты той работы подчиненных, которые зависят от его собственной деятельности. В состав этой деятельности включается: правильный подбор исполнителей работы; точная формулировка целей и задач, поставленных перед ними; создание условий для выполнения поставленных задач; своевременный контроль за деятельностью подчиненных и применениях необходимых мер; для того чтобы не допускать срывов в достижении результатов. При формулировании ответственности должна быть указана форма ответственности (административная, материальная, уголовная и т.д.) Это позволяет конкретизировать ответственность работника за определенные результаты деятельности, сделать ее более определенной и предметной. Следует подчеркнуть, что работник несет ответственность как за результаты своей деятельности так и за то, что не применяя надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей. Раздел, связанный с ответственностью, имеет важное значение о точки зрения рационализации кадрового состава любого предприятия. Поэтому, если в должностной инструкции четко определено за что работник несет ответственность и оговаривается конкретная форма ответственности, то это создает объективные предпосылки для перемещения работника на нижестоящую должность, а в отдельных случаях и увольнения. Помимо этого, наличие разработанных подобным образом должностных инструкций и положений о должности, позволяет упорядочить отбор и прием новых работников. В этих документах можно предусмотреть специальный раздел "Должностные характеристики.
Данный раздел включает следующие пункты: образование, стаж работы,
специальные знания и специальная подготовка, личные качества работника.
Анализ кадрового состава аппарата управления АО "Астек" показал, что если
во вновь разработанных Положениях о должности для этого предприятия
предусмотреть такой раздел для всех работников управления, то это уже
сейчас дает возможность освободить некоторых работников от занимаемой
должности в связи с несоответствия в основном профиле образования.
Для того чтобы иметь возможность систематически проверять и оценивать деятельность работника, занимающего ту или иную должность, целесообразно определить критерии оценки выполнения работниками своих служебных обязанностей. Критерии оценки устанавливаются по отношению к результатам деятельности, которая включается в круг обязанностей работника. В основе критерия оценки может лежать как количественный (своевременное выполнение конкретного объема работ на заданною техническом уровне, переработка определенного количества информации в установленные сроки и т.д.) так и качественный (отсутствие претензий и рекомендаций на выпускаемую продукцию, своевременное представление и качественная подготовка запрашиваемой документации и т.д.) показатель результата деятельности. Существует множество методик расчета данных показателей. Поэтому можно позаимствовать одну из таких методик, сделав дополнение к ней с учетом специфики данного предприятия, и не разрабатывать ее заново (что потребует достаточно много времени и привлечения специалистов со стороны).
Следует отметить, что в Положения о должности можно включи и раздел с премировании. В этом случае должна быть обязательно установлена связь между правом работника на премии, их величиной и степенью выполнения им своих служебных обязанностей в соответствии с установленными критериями по данной должности. Работник должен премироваться за свой конкретный вклад в конечные результаты предприятия, а не за то, что он числится работником подразделения, получившего эти результаты. Только в том случае, если будет осуществляться непосредственная связь между установленными обязанностями, правами, ответственностью работника, оценкой результатов его деятельности на основе установленных для каждой должности критериев и системой оплаты труда и если данная связь будет зафиксирована в положении о должности, то только тогда можно рассчитывать на то, что этот документ будет действительно реальным и действенным средством повышения эффективности управления в организации.
Разработку положений о должностях на АО "Астек" следует осуществить в
отношении всех категорий руководителей специалистов и служащих. В
должностных положениях для высшего руководства и низовых руководителей
следует отразить различия в содержании работ и целей на каждом уровне. В
положениях о должностях для высшего уровня упор должен делаться на
обозначении общей ответственности, взаимоотношений и полномочий. В
положениях о должностях для низшего уровня управления особое внимание нужно
уделять ежедневно выполняемым работам. Разработку должностных положений
следует проводить под общим контролем генерального директора АО "АСТЕК".
Должностные положения лимитных руководителей и руководителей функциональных
служб АО утверждаются непосредственно генеральным директором. А должностные
положения для остальных управленческих работников могут быть утверждены
руководителями соответствующих служб и отделов. Такой порядок обеспечивает
соблюдение принципа единоначалия и в то же время дает возможность
руководителем соответствующих подразделений провести эту работу с учетом
всех имеющихся особенностей и условий функционирования.
Следует отметить, что разработка Положений о должностях и должностных
инструкций, учитывая все предложенные разделы, является не простой задачей;
здесь необходимы специальные знания, опыт и навыки в этой области. В связи
с этим мы считаем, что для разработки этих документов руководству АО
"Астек" можно было бы заключить договор со специалистами ф-та Управления
для квалифицированного выполнения данной работы. Решение проблемы таким
путем позволило бы в более быстрое время получить нужный предприятию
документ, не отвлекая от основной работы специалистов. АО на его
разработку. Такой подход может также служить одним из путей повышения
эффективности управления предприятием.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
