(предстоит “откуп” и возврат заимствованных ценных бумаг); кредитует клиентские счета процентами и дивидендами, полученными фирмой в роли номинального владельца; обеспечивает точность записей в счётах; выдаёт инструкции кассовому отделу о получении или поставке ценных бумаг; информирует брокеров фирмы о состоянии счётов.
Вторая группа помимо аналогичных действий в отношении кредитных счётов принимает на себя финансовую ответственность: она регулирует пропорцию фирменного кредита, руководствуясь жёсткими правилами Совета ФРС, бирж и самой фирмы (отступление от этих правил невозможно).
Если объединить действия двух групп, то получится следующая картина ежедневных забот кредитного отдела: расчёт избытка в кредитных счётах (разности между брокерской ссудой и дебетовым остатком на счёте); расчёт покупательной способности клиентов (стоимости ценных бумаг, которые могут быть куплены клиентом без дополнительных вложений на кредитный счёт); коррекция специальных мемо-счётов (куда заносится выручка от продажи ценных бумаг, чтобы знать, сколько денег можно выдать клиенту, если он вдруг того пожелает); подготовка уведомления клиенту о необходимости довложить деньги на кредитный счёт (чтобы поднять маржу до нужного процента); подготовка списка клиентских долгов (для региональных офисов, откуда какие- то суммы ещё не перечислены или какие-то ценные бумаги ещё не получены); получение отсрочек для клиентов, не укладывающихся с оплатой или поставкой в обычный срок; в случае отказа в отсрочке - вынужденная продажа ценных бумаг клиента (если он вовремя их не поставил); подготовка распоряжений о поставке или получении ценных бумаг (у нас это означало бы, например, что передаточное распоряжение должно визироваться в кредитном отделе); контроль за денежными расчётами (у нас это означало бы, что без согласия кредитного отдела нельзя отнести платежное поручение в банк или выдать деньги из кассы); ответы на запросы брокеров (отдел является центральной справочной для всей фирмы); ввод данных в клиентские счета.
Раньше счета велись на карточках, из которых складывалась их история.
Все расчёты и записи делались вручную. Сейчас сотрудники отдела получают
компьютерные выписки, именуемые отчётом о статусе, или дневником активности
счёта. Этот документ содержит всю информацию, необходимую для выполнения
отделом его функций.
Производительность кредитного отдела напрямую зависит от степени автоматизации. Чем больше ручной работы, тем меньше счетов может обработать каждый сотрудник и тем медленнее решаются проблемы, созданные нерадивыми клиентами или сотрудниками. Кредитный отдел - это последний рубеж, где можно перехватить и исправить ошибку. Дальше - только клиент.
2.1.6 Отдел учёта движения ценных бумаг
Если в одном организме может быть два нервных центра, то вторым центром в бэк-офисе является отдел учёта движения ценных бумаг. Иметь сбалансированный и достоверный stock-record (так по-английски именуется журнал учёта движения ценных бумаг) - значит, иметь порядок на фирме. Может быть, наилучшая аналогия учёту движения ценных бумаг - это обычный складской учёт, объектами которого являются товары, поступающие на склад, находящиеся там и покидающие его. Торговая организация, не знающая, что творится на её складе, рано или поздно понесёт убытки и разорится. То же самое произойдёт с брокерской фирмой, не ведающей, где и в каком количестве находятся ценные бумаги в данный момент времени.
Возможна ситуация, что какая-либо фирма существует три-четыре года без сток-рекорда и разоряться не собирается. Единственная причина этого - мизерное количество сделок. Российским брокерам просто не знакомы сколько- нибудь серьёзные объёмы. Без сток-рекорда фирма почувствует лёгкое недомогание при десяти сделках в день, удушье - при 50, а при 100 она может испустить дух.
Необходимость держать свой склад в порядке служит важнейшей причиной использования брокерскими фирмами весьма сложной системы счётов. Эта система состоит из трёх частей. Во первых, счета открываются каждому клиенту и контрагенту. Во-вторых, счета присваиваются тем местам, где могут находиться ценные бумаги (“ящик”, сейф фирмы, депозитарий и др.), и даже тем состояниям, в которых они могут находиться (в пути, не получены, не поставлены, потеряны). В-третьих, счета открываются для учёта движения ценных бумаг, купленных и проданных самой фирмой (торговые счета).
Как и при кодировании выпусков ценных бумаг, при разработке этих счетов необходимо учитывать специфику фирмы. Например, весьма недальновидно определить для клиентов бухгалтерский счёт 76 и придать им порядковые номера (76.1, 76.2, 76.3 и т.д.). Счёт как набор символов должен нести смысловую нагрузку, облегчающую контроль за работой брокеров и соблюдением нормативов.
Вот как выглядит один из клиентских счетов крупнейшей канадской инвестиционной фирмы RBC Dominion Securities: первые три разряда - для кода регионального офиса фирмы; следующие пять разрядов - для числового идентификатора клиента; последние три разряда - для кода менеджера счёта; специальный разряд - для типа счёта (наличный, наличный управляемый, наличный дискреционный, кредитный и т.д.).
Толковая всеохватывающая система счётов очень важна для эффективного
учёта и фиксации ответственности отделов и сотрудников. В отличие от
“блоттера” (являющегося амбарной книгой) журнал учёта движения ценных бумаг
ведётся в соответствии с принципом двойной записи и по смыслу аналогичен
бухгалтерскому балансу. Вместо денег здесь фигурируют количества ценных
бумаг. В этом журнале итог подводится ежедневно в виде книги ценных бумаг.
Каждый дебет должен иметь равноценный кредит, и наоборот. В противном
случае появляется «брейк», дисбаланс. Обнаружив брейк, операционнист обязан
как можно скорее “поднять” первичные документы и найти его причину. Чем
старее ошибка, тем труднее её исправить. Когда причина ясна, баланс
восстанавливается путём корректирующей записи в журнале. Чаще других имеют
место следующие ошибки:
неверная запись по дебету или кредиту;
запись делается не на том счёте;
не та ценная бумага поставлена.
Сразу после заключения сделки в журнале учёта движения ценных бумаг
открываются позиции сторонам сделки. Количество ценных бумаг заносится в
дебет счёта покупателя и в кредит счёта продавца. Эта запись означает, что
покупатель должен получить, а продавец - поставить данное количество.
Первый имеет дебетовое сальдо (ему должны), второй - кредитовое (он
должен). После оплаты и поставки ценных бумаг журнал корректируется: то же
количество заносится в кредит счёта покупателя и в дебет счёта продавца.
Счета обнуляются, позиции закрываются, никто никому ничего не должен.
На практике такое обнуление скорее исключение, чем правило. Ценные бумаги могут принадлежать клиенту и годами храниться в сейфе фирмы. В счёте клиента будет фигурировать открытая позиция по дебету, а в счёте сейфа - по кредиту до тех пор, пока клиент не распорядится о передаче ему ценных бумаг.
Между конечными пунктами движения ценных бумаг может быть несколько станций и состояний.
Например:
продавец не поставил сертификат в срок (дебет счёта продавца, кредит счёта
“Не получено”);
сертификат наконец-то получен и отправлен в “ящик” (дебет счёта “Не
получено”, кредит счёта “ящика);
сертификат отправлен из “ящика” в центральный депозитарий (дебет счёта
“ящика”, кредит счёта депозитария).
Вот перечень “дебетовых” и “кредитовых” позиций под фирменным углом зрения: дебетовый остаток; не поставлено (фирма своевременно не поставила ценные бумаги); клиринговая компания; заём (фирма одолжила ценные бумаги у своего клиента или другой организации); кредитовый остаток; сейф;
“ящик”; хранение; депозитарий; регистратор; замена (замена сертификатов при реорганизации эмитента); не получено (фирма не получила в срок ценные бумаги); клиринговая компания; ссуда (фирма одолжила ценные бумаги своему клиенту или другой организации); банковская ссуда (получена ссуда под залог ценных бумаг); потеряно (ценные бумаги потеряны); в пути.
Если, например, счёт депозитария показывает дебетовый остаток, то произошла ошибка: получается, что фирма забрала оттуда больше ценных бумаг, чем поместила.
В маленькой фирме, где весь бэк-офис может размещаться в одном углу
комнаты, нет нужды присваивать счёта всем возможным звеньям операционного
процесса. Например, достаточно одного счёта для всех кассовых функций.
Вообще, как и в бухгалтерском учёте, в учёте движения ценных бумаг следует
учитывать особенности организации и пристрастия работников. Главное, чтобы
не терялась цель -изо дня в день держать в равновесии журнал учёта движения
ценных бумаг.
В маленькой фирме этот журнал может вести один сотрудник с помощью
одного компьютера, а то и вручную. В большой фирме, имеющей операционные
отделы, возможна локальная вычислительная сеть, а то и центр электронной
обработки информации со своим менеджером. Сеть должна охватывать те участки
бэк-офиса, которые имеют счета в журнале учёта движения ценных бумаг.
Получил кассир сертификат от продавца и тут же ввёл запись; вложил
“боксмэн” сертификат в “ящик” и тут же записал операцию и т.д. Весь рабочий
день журнал пополняется записями, а вечером трудится центр электронной
обработки информации, чтобы на следующее утро были готовы все необходимые
отчёты: “блоттеры”, калькуляции, извещения о сделках, сверочные ноты,
дневники активности счётов, книги ценных бумаг и денежных средств и т.д.
2.1.7 Отдел дивидендов
Журнал учёта движения ценных бумаг используется и для других целей,
например для ведения инвестиционных портфелей и начисления дохода. Если
ценная бумага попала в портфель, то клиенту причитается доход (проценты,
дивиденды). Заглядывать в каждый портфель, чтобы узнать это, неудобно.
Поэтому при начислении дохода клиентам (если он поступает на фирму в силу
номинальной регистрации) используется алфавитный перечень выпусков с
разбивкой по счетам. Этот перечень - побочный продукт журнала учёта
движения ценных бумаг. Указанные в нём количества должны совпадать с итогом
инвентаризации сейфа перед начислением дохода. Если расхождений нет, то
доход отражается по кредиту клиентских счетов, фигурирующих в перечне.
Стоит ли создавать отдел дивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирма выступает номинальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей, связанных с номинальным владением, то можно создать целый отдел проблем номинального владения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу, как сбор и пересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, не желающих участвовать в собрании акционеров.
2.1.8 Бухгалтерия
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
