Вопрос3 Инвентаризация в системе обеспечения сохранности средств
и профилактике экономических преступлений
Нарушение установленных правил документооборота, запущенность и неправильная постановка учета, отсутствие надлежащего контроля за материально-ответственными лицами приводят к недостаточно четкому отражению хозяйственных операций.
Одним из видов встречающихся учетных несоответствий на предприятиях и организациях являются расхождения между бухгалтерскими документами и фактическим наличием товарно-материальных ценностей, имущества или денежных средств. Такие расхождения могут возникнуть в результате описок, обмеров или хищений. В связи с этим имеется необходимость периодически сверять данные документального учета с фактическим наличием имущества. С этой целью проводится так называемая инвентаризация и используются другие приемы фактического контроля.
В связи с появлением многообразных форм собственности, и переходом на рыночные отношения документальная база доказывания преступлений на многих хозяйственных объектах сужена, и соответственно возросла роль методов фактического контроля как средств сбора доказательств при расследовании экономических преступлений. Поэтому знание инвентаризации и других методов фактического контроля не менее значимо для юриста, чем знание методов исследования документальных данных.
В соответствии со ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризацией называется установление фактического наличия имущества, средств предприятия, его финансовых обязательств путем пересчета, обмера, взвешивания ценностей, сверки расчетов и последующее сопоставление фактического наличия с учетными данными.
Порядок проведения инвентаризации регламентируется "Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. №49.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Для целей инвентаризации под имуществом понимают: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
Под финансовыми обязательствами для целей инвентаризации понимается: кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того инвентаризации подлежат все виды имущества и запасов, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете предприятия (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким либо причинам.
Основные цели инвентаризации:
1) выявление фактического наличия имущества;
2) сопоставление фактического наличия с учетными данными;
3) проверка полноты отражения в учете обязательств.
В соответствии со ст. 12 ФЗ "О бухгалтерском учете", проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при установлении фактов хищения, злоупотребления, а также порчи ценностей;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации или реорганизации предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
В соответствии с задачами, решаемыми посредством процедуры инвентаризации их принято классифицировать по следующим признакам.
1. По полноте охвата средств:
- полная - инвентаризация всего имущества и финансовых обязательств, например, при ликвидации предприятия или ежегодно перед составлением годового баланса;
- неполная - инвентаризация отдельных видов имущества или финансовых обязательств, например, при смене материально-ответственного лица.
2. По характеру проведения инвентаризация бывает:
- плановая - производится в предусмотренные сроки;
- служебная - при смене материально-ответственного лица, в случае стихийных бедствий;
- внеплановая - проводится по требованию оперативно-следственных органов, суда. Главное условие се проведения - внезапность.
По виду средств, подлежащих инвентаризации:
- основных средств;
- нематериальных активов;
- финансовых вложений;
- товарно-материальных ценностей;
- незавершенного производства и расходов будущих периодов;
- животных и молодняка животных;
- денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности;
- расчетов;
- резервов предстоящих расходов и платежей и др.
Порядок назначения и проведения инвентаризации по каждому виду указанных средств отражен в разделе 3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.95 г.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев обязательного проведения инвентаризации.
Ответственность за правильность проведения инвентаризации несут руководитель предприятия и главный бухгалтер.
Общие правила проведения инвентаризации регламентируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13.06.95 г.
Количество плановых инвентаризаций па предприятии, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем и оговаривается в приказе об учетной политике, кроме случаев обязательной инвентаризации, рассмотренных выше.
При проведении инвентаризации по требованию органа дознания, следователя или ревизора при проведении ревизии руководитель предприятия создает комиссию с участием ревизоров, в состав которой включаются:
1) представители администрации предприятия и органа, назначившего инвентаризацию;
2) работники бухгалтерской службы (для осуществления подсчетов при инвентаризации);
3) другие специалисты (инженеры, экономисты, техники);
4) могут быть включены представители внутренней службы аудита предприятия, независимых аудиторских организаций;
5) материально-ответственные и другие заинтересованные лица. Участие материально-ответственного лица обязательно при проверке фактического наличия имущества. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо должно дать подписку о том, что им сданы в бухгалтерию все документы по операциям с инвентаризуемыми ценностями, для того чтобы исключить составление бестоварных документов задним числом. Во время проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску ценностей прекращаются.
По результатам фактической проверки полученные сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи должны составляться в момент проведения инвентаризации, при этом составление черновиков с последующей перепиской не допускается. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах, принятых в учете. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. По каждой странице инвентаризационной описи должен производиться подсчет количества и сумм по указанным ценностям. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности оформления инвентаризации оформляются актом контрольной проверки и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
Результатами инвентаризации может быть установлено:
1) совпадение книжных (учетных, документальных) и фактических остатков. Это идеальный результат инвентаризации. Однако такое совпадение может быть вызвано заполнением описей не путем фактической проверки, а на основе книжных остатков или со слов материально-ответственного лица;
2) превышение учетных остатков над фактическими, в результате чего образуется недостача;
3) превышение фактических остатков над учетными, то есть наличие излишков товарно-материальных ценностей.
В соответствии со ст. 12 ФЗ "О бухгалтерском учете" "выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
