Надлежаще оформленные оправдательные документы характерны тем, что они составлены своевременно и содержат все предусмотренные реквизиты для данного вида документа.
Реквизиты – это установленная законодательством совокупность элементов, обеспечивающих экономическую, юридическую и другую информацию. Так, согласно п.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: а) название (приходный ордер, накладная, наряд, акт и др.); б) дату составления; в) содержание хозяйственной операции и ее основание; г) измерители операции (в количественном и ценностном выражении); д) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления. В необходимых случаях в документе должны быть приведены его номер, название и адрес предприятия (организации) и указаны стороны участвовавшие в совершении хозяйственной операции, оформленной данным документом (например, в счет-фактуре и т.п.), а также дата записи в накопительный документ хозяйственной операции в тех случаях, когда дата составления и дата записи в него хозяйственной операции не совпадают. Другие реквизиты определяются характером документируемых хозяйственных операций.
В зависимости от назначения бухгалтерские документы в литературе обоснованно принято подразделять на распорядительные, оправдательные, комбинированные; по степени обобщения – на первичные и сводные; по количеству отраженных в них операций – на разовые и накопительные; по месту составления – на внутренние и внешние.
Распорядительные документы – это такие документы, которые содержат распоряжение (указание) о выполнении финансовой или хозяйственной операции. Например, чеки на получение наличных денег из банка, приказ на отпуск материалов со склада.
Оправдательные – это документы, составляемые в момент совершения операции или тотчас же после ее совершения и служащие доказательством того, что данная хозяйственная операция была произведена. К примеру, расходная накладная, выписанная на отпуск материалов со склада во исполнение распорядительного документа – требования и т.п.
Комбинированные – это такие документы, которые включают элементы распорядительного и исполнительного документа. Таким документом является, например, расходный кассовый ордер, в верхней части которого содержится распоряжение о совершении операции, а в нижней – отметка о выплате наличных денег из кассы.
Первичные документы – это такие документы, в которых оформляются финансовые или хозяйственные операции. Первичные распорядительные документы, включая платежные поручения, документальные основания для выдачи наличных денег с расчетного счета - расходные кассовые ордера, чеки - содержат информацию о фактах распоряжения собственностью исследуемой организации (доходами и другими денежными средствами). К первичным документам относятся и платежные документы, на основании которых к исследуемой организации поступают денежные средства на счета в банках и сдаются в кассу организации (платежные поручения, банковские мемориальные ордера, приходные кассовые ордера). В этих документах содержатся сведения о целевом назначении и экономической природе денежных средств организации. Достоверность, своевременное и качественно оформление первичных учетных документов обеспечивают лица, составившего и подписавшего эти документы.
Следователь, эксперт, суд должны обратить внимание на то, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В основные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичные и совдные учетные документы могут составляться на бумажных и машинописных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за сво счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда, и прокуратуры.
ФЗ "О бухгалтерском учете" п. 8 ст. 9 регулирует изъятие первичных учетных документов: "первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полиции на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации".
Разовые документы – документы, в которых фиксируется одна финансовая или хозяйственная операция. Например, платежное требование, кассовые ордера и т.п.
Накопительные документы – документы, в которых оформляются однородные операции, совершенные в разное время (например, за неделю, декаду, месяц и т.д.). К таким документам относят товарные отчеты о движении товара; табель учета рабочего времени и т.п.
Внутренние документы применяются внутри одного предприятия. Внешние документы оформляют финансовые или хозяйственные операции между двумя предприятиями. Например, счет-фактура, платежное требование.
Среди документов бухгалтерского учета особое значение имеют учетные регистры.
Они определяются как документы аналитического (синтетического) учета, в которых в соответствии с законодательством осуществляется группировка данных о наличии товаро-материальных ценностей, денежных средств и операций с ними.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в ивде машиноргамм, полученных при помощи использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Учетные регистры имеют особую значимость для эксперта-бухгалтера в силу того, что позволяют вскрыть (установить) злоупотребления, возможные на основе изменения уже сделанных учетных записей, поскольку все хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологическом порядке и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
В целях упрощения учета иногда практикуется соединение оперативного и бухгалтерского учета. В таких случаях и оперативные и бухгалтерские записи имеют одинаковое доказательственное значение. Поскольку на основании таких материалов могут быть выявлены злоупотребления, размер материального ущерба, ответственные за ущерб лица и степень ответственности каждого из них, эксперт-бухгалтер не должен игнорировать их.
В зависимости от отношения оперативных и неофициальных записей к официальным документам и регистрам бухгалтерского учета их можно разделить на четыре группы:
1)документы, установленные соответствующими инструкциями, но не используемые непосредственно в бухгалтерском учете, например, кассовые чеки и кассовая лента;
2)документы, произвольно установленные должностными или материально ответственными лицами;
3)регистры оперативного учета, дополняющие или расшифровывающие данные бухгалтерского учета или имеющие самостоятельное значение. Например, карточки количественного учета материальных ценностей;
4)неофициальные записи материально ответственных и должностных лиц.
Следует различать неофициальные записи с расписками или без расписок лиц, участвующих в операциях, отраженных в таких записях. Если подобные записки подписаны лицами, то эксперт может считать их достаточными для дачи заключения.
3.3. ДРГИЕ МАТЕРИАЛЫ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
В Инструкции о производстве судебно-бухгалтерская экспертиза указано, что в процессе исследования могут использоваться сведения, содержащиеся в актах документальных ревизии, заключениях экспертов других специальностей, показаниях обвиняемых, свидетелей и других материалах дела, если эти сведения представляются в качестве исходных данных и исследования их связано с исследованиями бухгалтерских документов.
Стало быть, такие документы, как акты документальных ревизий, заключения экспертов других специальностей, протоколы допросов, оформленных следователем, связанных с исследованием бухгалтерских документов, выполняют функцию дополнительных средств дознания и исследования предмета судебно-бухгалтерская экспертиза
Дополнительными средствами судебно-бухгалтерская экспертиза выписанные документы являются потому, что в них содержатся дополнительные данные об объектах исследования. Эти документы служат для характеристики исследуемых хозяйственных операций и для определения времени и листа возникновения документов, обстоятельств составления, первоначального назначения, порядка использования и т.п.
Акт документальной ревизии не может заменить документы, на основании которых он составлен[38]. Если ревизия была проведена до расследования, в акте обычно излагается ряд операций, не являющихся предметом судебно-бухгалтерская экспертиза Иным обычно бывает акт проведенной по требованию следователя ревизии, однако и в нем могут упоминаться операции, не связанные с делом. Поэтому эксперт-бухгалтер должен изучить акт ревизии прежде всего с точки зрения изложенных в нем актов, чтобы ответить на вопросы следователя.
После этого в пределах материалов, связанных с данным ему следователем или судом заданием, он использует акт для работы.
Значительная часть судебно-бухгалтерская экспертиза проводится с целью правильности выводов ревизии и соблюдение правил ее проведения.
Эксперт-бухгалтер не должен повторять работу ревизора. Однако, если в процессе исследования документов эксперт-бухгалтер установит существенные пробелы в акте ревизии, он должен, не производя ревизионных действий, сообщить об этом следователю и в случае возможности дать заключение по поставленным перед ним вопросам составить об этом акт.
В тех случаях, когда из акта ревизии что-то не ясно или содержание его вызывает возражения со стороны эксперта-бухгалтера, рекомендуется допросить ревизора.
Выводы ревизора не обязательны для эксперта-бухгалтера, однако, если при исследовании тех документов и записей в счетных регистрах, которые были положены ревизором в основу акта, эксперт-бухгалтер прийдет к иным выводам, он указывает в заключении причины расхождений.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15
