Поиск зарегистрированных документов
Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.
Система обеспечивает два вида поиска:
1. Расширенный поиск, включающий:
o Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.
o Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.
o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.
2. Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.
Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.
Обеспечение конфиденциальности
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:
· контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа; · протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе с сертифицированными.
С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.
Системные справочники
Необходимы для настройки системы конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел, виды задач, и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.
Справочники предназначены для всех пользователей системы.
3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении
приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для
службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»
Оценка объема документооборота в месяц:
- объем входящих документов - 578;
- объем исходящих документов - 348;
- объем внутреннего документооборота - 2400;
- доля контрольных документов - 116;
- среднее число копий - 7160.
Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:
- время обработки одного поступившего документа - 6;
- время обработки одного отправляемого документа - 8;
- время обработки одного внутреннего документа - 4;
- время снятия копии с одного документа - 2;
- время передачи документа на исполнение - 4;
- ведение контроля исполнения документа - 8;
- время пересылки документа между структурными подразделениями - 4;
- время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения - 4;
- время поиска документов по известным атрибутам - 4;
- время поиска документа с неизвестными атрибутами - 8;
- время подготовки и согласования типовых документов - 7;
- время, затраченное на подготовку типовых отчетов - 8;
- формирование документа в дело – 1
Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:
- стоимость рабочего времени сотрудников - 360 руб./день;
- стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) - 500 руб./месяц
Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами
Выполняемая операция
Среднее время выполнения до внедрения системы, мин.
Среднее время выполнения после внедрения системы, мин
Ежемесячное количество операций
Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни
Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни
Обработка поступившего документа
6
4
578
0,33
0,21
Обработка отправляемого документа
8
3
348
0,26
0,1
Обработка внутреннего документа
4
2
2400
0,9
0,45
Ведение контроля исполнения документа
8
7
174
0,1
0,09
Снятие копии с документа
2
0
7160
1,4
0
Передача документа в структурное подразделение
4
0,5
10138
4
0,5
Подготовка и согласование типовых документов
7
3
1707
1,12
0,45
Подготовка типового отчета
8
2
115
0,08
0,03
Поиск документа по реквизитам
4
1
480
0,18
0,04
Формирование документа в дело
1
0
1156
0,1
0
Подготовка документа для отправки курьером в территориально-отдаленные подразделения
4
0,5
2170
0,8
0,1
ИТОГО
9,27
1.87
Суммарные затраты времени = ( ежемесячное количество операций : 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции : 60 часов (перевод в часы) : 8 (перевод в дни).
Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 9,27-1,87 = 7.4 чел/дней.
Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации для службы ДОУ = 7,48* 360= 2692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21
