1) с помощью магнитных носителей (дисков);
2) по каналам связи при наличии сети, а также посредством электронного обмена данными через шлюзы модемной связи.
Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).
Второй способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам
позволяет получать оперативную информацию о текущем состоянии дел на
предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ,
находящиеся на первом уровне (первичный учет), связаны с АРМ второго уровня
(управленческий учет) электронной почтой через модемы. АРМ второго и
третьего (финансовый учет) уровней взаимодействуют в сети через каналы
связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из
множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы
обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким
образом, каждый уровень предусматривает переработку исходной информации ,
получение результирующих данных и в автоматизированном режиме передачу их
на более высокий уровень.
На первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.
Полученные на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень- управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок.
Эта информация передается на более высокий третий уровень обработки данных - финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.
С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета.
АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает финансовый анализ
и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для
принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию.
К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние
расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности,
различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и
графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках.
Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.
АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.
В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.
В результате функционирования такой БУИС формируются объективные
данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения
влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных
направлений производственной и коммерческой деятельности для получения
стабильной прибыли -и рентабельности в условиях рынка. На крупном
предприятии обработка учетной информации ведется на трех уровнях с помощью
АРМ учетных работников.
Фонд НСИ обеспечивает сопоставимость данных, поступающих от различных
АРМ. Единицей обмена информацией между ними служит группа проводок
При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет, автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.
Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.
При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним чело- . веком - бухгалтером.
При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется
управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека
(бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения
доступа, либо на двух рабочих местах.
Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера.
Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.
В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.
Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и др., осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков). С использованием принципа конструирования создается единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя- бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ превращается в главный инструмент его деятельности.
Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управленческий учет, состоит из двух модулей (рис. 3).
[pic]
Рис. 3. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях.
Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном выражении для участков учета основных средств и нематериальных активов, учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и МБП, учета готовой продукции (товаров - для торговых предприятий), расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.
Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета - журнал учета первичных документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных операций.
Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости).
Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.
Работа с программным комплексом (рис. 4) начинается с заполнения справочников. Это делается для настройки комплекса на ведение учета на конкретном предприятии.
По назначению все справочники разделены на пять групп.
• Справочники общего назначения: наименования документов (SPRDOK); предприятия (SPRPR); услуги по счету—услуги связи, транспортные услуги и др. (SPRUS).
• Справочники, связанные с учетными журналами ТМЦ: товарно-материальные ценности (SPRM); единицы измерения (SPRED); операции движения (SPROP).
• Справочники, связанные с бухгалтерскими проводками: план - счетов бухгалтерского учета (SPRCH); бухгалтерские проводки (SPRPROV); группы проводок (SPRGR); налоги (SPRNAL).
• Справочники, связанные с аналитическим учетом: объекты предприятия (SPROB); подразделения (SPRPOD); коды аналитического учета (SPRAN).
• Справочники, связанные с курсами валют (SPRVAL).
По структуре построения справочники делятся на простые и сложные.
Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (наименование документа, единицы измерения, услуги по счету, операции движения).
Сложные справочники включают в себя два и более уровней вложенности данных. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране.
Так, двухуровневый справочник План счетов бухгалтерского учета состоит из девяти разделов (в соответствии с планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующий счет. Количество записей в разделах - около 20. Их целиком можно вывести на экран.
Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из которых содержит подразделы. Примером трехуровневого справочника является справочник проводок, состоящий из уровней разделов счетов, счетов и проводок по каждому счету.
Исходная информация вводится в базу из первичных документов. Для автоматизации используются следующие стандартные первичные документы по учету:
• движения материальных ценностей (приходный ордер, приемный акт, накладная, акт на списание, требование, лимитная карта);
[pic]
Рис. 4. Схема данных автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса.
• финансово-расчетных операций (платежное поручение (ПП), платежное
требование-поручение (ПТП), приходный и расходный кассовые ордера (ПКО и
РКО) и др.);
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
