Результативной может быть проверка правильности регистрации денежных чеков. После ежемесячного подсчета количества выписанных чеков и их суммы следует сверить эти данные с соответствующими данными за кассовыми отчетами. В случае выявления расхождений выясняются их причины;
· проверяют правильность подсчетов итогов операций за день в кассовой книге и переносов сумм с одной страницы кассовой книги на другую. Такая проверка необходима потому, что в практике случаются случаи ошибочного или намеренного перекручивания в итогах и их переносах, которые не дают правильных результатов инвентаризации кассовой наличности, а иногда за этим скрывается присвоения денег.
На предприятии по согласию кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее письма формируются в виде машинограмы "Вкладное письмо кассовой книги . Одновременно из нее создают машинограму "Отчет кассира". Оба названных регистра должны складываться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В машинограме "Вкладное письмо кассовой книги" последним за каждый месяц должна автоматически печататься общее количество писем книги за каждый месяц, а в последний машинограме за календарный год - общее количество писем книги за год. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги проверяют правильность работы программных средств обработки.
Проверка правильности оформления прибыльных и расходных кассовых документов проводится в несколько этапов:
· проверка прибыльных и расходных документов, добавленных к отчету кассира по форме и сутью отображенных в них операций.
Такую проверку контролер проводит во всех случаях и в особенности тогда, когда документ имеет недоброкачественный внешний вид или контролеру известно, что к отчетам кассира добавленные фальшивые (подделанные) документы. Правильность каждой кассовой сделки, если она вызовет сомнение, можно проверить за другими документами, в которых она должна была найти отображение. Ведь одна и та же операция обязательно отображается не в одном, а в нескольких документах. Например, списания денежной наличности на приобретение запасов должно подтверждаться оприходование последних. Тогда контролеры изучают движение приобретенных запасов, а в случае необходимости проводят их инвентаризацию.
Проверяя кассовые сделки по выплате денег за проведенные строительные, ремонтные и прочие работы, нужно удостовериться, что они были выполнены, установить их объем и качество.
На практике случаются случаи двойного и неоднократного списания отдельных сумм по кассе на основании одного документа, который последовательно прибавится к расходным кассовым ордерам, а потом снова изымается, или изъятого из архива. Такие злоупотребления проявляют разными способами. Один из них - тщательная проверка первичных документов, указанных в расходных ордерах. Особое внимание контролеров должны предрасполагать исправление дат, номеров и заголовков сведений. Второй способ состоит в сверке данных синтетического и аналитического учета; третий - в взаимной проверке документов.
Фиктивный документ необходимо немедленно изъять, оставив его копию или расписку об изъятии.
Основными способами, с помощью которых контролер проверяет правильность и обоснованность денежных операций, есть:
· взаимопроверка однотипных записей в документах банка и предприятия;
· сверка однотипных записей, которые отображают одну и ту же операцию в разных документах и учетных регистрах, которые находятся на предприятии;
· арифметическая проверка кассовых документов. Это хлопотливая работа, но ее нужно выполнять во всех случаях. В особенности тщательно следует проверять итоги в расчетно-платежных ведомостях;
· проверка соблюдения правил оформления кассовых документов. В первичных документах из учета кассовых сделок (доходных и расходных кассовых ордерах, платежных ведомостях) должны быть указанные номера документов, даты, подписи кассира, а также следующие обязательные реквизиты; наименования, дата составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи должностных лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции.
Проверяя правильность оформления документов, за которыми осуществлялись кассовые сделки, также необходимо обратить внимание, не проводились ли подчистки и исправления в этих документах и есть ли на платежных ведомостях подписи на выплату денег, а в самых ведомостях - подписи лиц, которые их получили, есть ли доверенность, или наличие неправильно оформленной доверенности на выплату средств третьему лицу (на расходном кассовом ордере указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, который удостоверяет лицо фактического получателя денег). Достоверность подписей получателей денег в кассе проверяют, путем сравнения их подписей с подписями на других документах.
Необходимо обратить внимание не только на содержание кассовой сделки, которая в особенности важна, но и на цвет бумаги кассовых документов, однообразие письма, понятность подписи, наличие штампов, которые удостоверяют погашение документов. Итоговые данные в документах сравнивают с журналом по счету "Касса" и ведомости 1.1.
Следует также установить: являются ли факты подписания расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером; есть ли случаи подписывания руководителем и главным бухгалтером не заполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении средств в банке; сохраняются ли чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или нарушая действующее законодательство - у кассира (если эти должности не совмещены).
Проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств. Практика проверок имеет немало примеров того, что полученные в банке деньги не все приходуются по кассе или оприходуются несвоевременно. Поэтому следует сверять остатки по кассовой книге с записями по выпискам банковских счетов.
Проверка полноты и своевременности оприходования денежной наличности по кассе осуществляется путем:
· сопоставления приходных кассовых ордеров на получение денежной наличности из банка с записями в кассовой книге и с корешками чеков в чековых книжках за всеми открытыми в банках счетами, в том числе и по валютному средству, учет которых может вестись в отдельности, а также с соответствующими записями в выписках из банка. Проверка проводится за суммами и датами получения денег в корреспонденции со счетами 311, 312, 333, 334;
· сопоставления сумм и дат на оприходование выручки в приходных кассовых ордерах с датами и суммами, проставленными на документах на реализацию продукции за наличный расчет, основных средств и других запасов (за данными склада, магазина, цеха) в корреспонденции со счетами 70, 71 и др.;
· сопоставления сумм и дат в приходных кассовых документах и кассовой книге с первичными документами в уплату коммунальных услуг и документами о поступлении от объектов социальной сферы, предприятий бытового обслуживания и общественного питания, подсобных хозяйств, которые находятся на балансе предприятия, в корреспонденции со счетом 23;
· сопоставления сумм и дат в приходных кассовых ордерах с первичными документами о предоставлении услуг автотранспортом, ремонтными бригадами, инструментальным хозяйством и т.п. в корреспонденции со счетом 703;
· сопоставления сумм и дат в приходных кассовых ордерах с первичными документами о предоставленных услугах или отпущенные запасы посторонним предприятиям.
Проверка законности списания средств в расход по кассе. При этом контролеру необходимо проанализировать движение наличности, обнаружить расхождения между суммами фактически осуществленных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, которые зачислены в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и обнаружить случаи ее расходования на разные цели. Списание денежных средств необходимо проверить по документам, добавленным к отчетам кассира следующим образом:
· сопоставить записи в кассовой книге и отчете кассира с добавленными расходными кассовыми документами (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы, допомог, больничных, отпускных, ведомости на выплату подотчетных сумм, депонированной заработной платы);
· сопоставить суммы и даты в кассовой книге, отчете кассира, расходных кассовых ордерах с данными ведомостей на выплату заработной платы, отпускных, депонированной зарплаты, больничных, а также с лицевыми счетами по начислению зарплаты или расчетно-платежными ведомостями, больничными листками, журналом учета депонированных сумм, заявлениями и другими документами с подписями лиц, которые получили средства для проверки их идентичности.
Как свидетельствует практика, наибольшее количество злоупотреблений (включения в ведомости подставных лиц, завышения итоговых сумм к выдаче и т.п.) выявляют из оплаты труда, в особенности депонированной заработной платы, поэтому следует обратить внимание на своевременность депонирования сумм, которые не были выплачены.
Проверка соответствия сумм в учетных регистрах, проводится следующим образом:
· сверка сумм, отображенных в ведомости № 1.1 и журнале № 1 по дебету счета 30 с данными и соответствующих регистров с текущими счетами в банках, в том числе валютных;
· сверка итоговых сумм корреспондирующих счетов ведомости № 1.1, а также общего оборота по журналу № 1 с данными Главной книги;
· сверка соответствия сальдовых остатков по счету 30 с данными Главной книги и соответствующими строками отчетности.
Практика ревизий, аудиторских проверок и экспертиз финансово-хозяйственной деятельности позволяет сделать вывод о типичных нарушениях в ведении расчетов денежным средством (табл. 3.3).
Таблица 3.3 Основные нарушения в операциях с денежными средствами.
N° з/п
Возможное нарушение
Характеристика нарушения
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24
